釘釘離職成員資料大掃除：別讓前同事的帳號在你系統裡開派對！

離職不是按個「刪除」就完事，就像分手後不該直接把對方從地球抹除一樣——衝動行事只會留下數位傷痕。很多管理員以為在釘釘後台點個「刪除成員」就能皆大歡喜，結果發現離職員工的檔案還散落在群聊、雲盤甚至審批流程中，彷彿幽靈般陰魂不散。其實，釘釘的「離職狀態」才是正確解法：帳號不會被搜尋到，也不佔用授權席次，更重要的是，系統會完整保留其歷史互動紀錄，避免業務斷鏈。

千萬別小看這個設定差異——若直接刪除，該用戶在群組中的發言將變成「未知使用者」，重要對話瞬間變天書；而轉為離職狀態則能完整封存資料軌跡。此外，外部聯絡人也不會收到突兀通知，維持專業形象。更慘的是，未妥善處理可能導致企業版授權持續被占用，年復一年燒錢卻無人知曉。所以啊，與其事後抓狂，不如當初就走對流程，讓離職成員安靜退場，不驚動一隻釘群裡的蚊子。

權限回收大作戰：誰還能動你的審批與文件？

員工走了，但他的帳號還在系統裡「代班」——你敢信嗎？釘釘審批流程裡掛著前同事當最終核准人？雲盤檔案的共享連結仍由離職者主控？這不是劇情片，是很多企業正在上演的資安驚悚片！別以為後台點個「停用」就高枕無憂，真正的挑戰才剛開始。必須主動進入OA審批設定，逐一檢視每一個流程節點，確認離職者是否仍被設為條件審批人，尤其是那些「部門主管」或「財務專員」等角色導向的自動綁定，最容易遺漏。

通訊錄中的「常用聯絡人」也會自動快取歷史紀錄，建議手動清除以避免誤觸。更關鍵的是釘釘雲盤（DingTalk Drive）內的資料歸屬問題——直接刪除帳號可能導致文件失聯！應優先使用「所有權轉移」功能，將其上傳的共用資料移交給現任負責人。注意：此功能有時間限制與操作順序要求，且僅支援轉移至同部門成員，跨部門需先調整組織架構。建議建立標準檢查清單，包含審批角色、群組管理權、雲盤所有權及外部連結狀態，全面掃雷，杜絕「幽靈權限」復活。

聊天記錄與客戶資產：別讓關係隨人走

聊天記錄與客戶資產：別讓關係隨人走

前腳剛辦完離職手續，後腳客戶就接到「親愛的老闆，我換公司了，帶你飛」的訊息？別傻了，這不是挖角劇情，是你的釘釘客戶管理出了大漏洞！業務走了，客戶不該跟著跑單。釘釘雖有「客戶繼承」功能，但若沒在員工離職前按下那顆關鍵的「轉交」按鈕，那些辛辛苦苦打下的微信好友、標記為「高潛力A級」的客戶標籤、甚至三年來的溝通暗語，全都會隨著帳號停用而石沉大海。

正確操作是：在停權前，先指定繼任者，啟動外部聯繫人繼承——不僅轉移聯絡人，還能保留聊天歷史與備註，讓新負責人無痛接手，不用尷尬問「您上次說要改付款方式，後來怎麼樣了？」至於內部群聊，直接踢人太粗暴，建議設為「只讀成員」，既保留知識脈絡，又防止離職者意外回魂發送「我回來了！」表情包。記住，客戶是公司的，不是業務的私人禮物。

還在用手動方式一個個關閉離職員工的帳號？那就像用算盤報稅——不是不行，只是遲早會炸。靠人記、靠人做，總有漏網之魚躲在系統角落開派對，搞不好哪天就順手把公司機密「帶回家」。與其提心吊膽，不如讓規則替你上班！釘釘的「智能人事」可與HR系統深度串接，一旦人力系統標記「已離職」，立刻自動觸發帳號停權、群組移出、客戶轉交等連鎖反應，像按下離職核電站的緊急冷卻鈕。

但自動化不是亂刪資料的藉口。根據中國《個人資訊保護法》與GDPR，員工離職後，哪些資料能留、留多久、誰能看，都有明文規定。個人聊天記錄該刪，但審批軌跡得存檔三年備查；客戶標籤可繼承，但私密備註得抹除。我們建議企業制定「離職資料分級處置表」，搭配釘釘的欄位級權限管控，做到該留的留得住，該走的走得乾淨。

離職後的數位足跡：歸檔、審計與復職預案

員工走了，帳號卻還在系統裡「幽靈出沒」？別以為停用就萬事大吉！釘釘中的審批記錄、群組聊天、項目文件，都是潛在的稽核證據，必須妥善歸檔。建議將離職者關鍵數據打包加密，存入企業指定的雲端資料夾，並設定僅IT與法務可訪問，避免某天財報出包時，發現無法調閱兩年前的簽核紀錄。

更妙的是，有些員工像港劇主角一樣「回鍋」——這時若要手動重建帳號、重配權限、再逐一加回客戶，簡直是IT地獄。聰明的做法是，在釘釘管理後台預設「冷凍帳號」狀態，保留基礎資料但封閉權限，一旦復職，一鍵解凍，客戶自動歸隊，彷彿他只是去喝杯奶茶。

別忘了啟用操作日誌審計與定期離職帳號掃描，系統會主動提醒「某某帳號已休眠90天」，避免被遺忘的帳號變成資安破口。真正的數位治理，不是處理完就丟，而是讓每道足跡都有跡可循、有備無患。

多姆科技（DomTech）是釘釘在香港的官方指定服務商，專門為廣大客戶提供釘釘服務。如果您還想瞭解更多釘釘平臺應用的內容，可以直接諮詢我們的在線客服，或者通过电话+852 64392620或邮箱cs@dingtalk.com.hk联系我们。我們有優秀的開發和運維團隊，豐富的市場服務經驗，可以為您提供專業的釘釘解決方案和服務！