主管離職了，未完成的審批由誰接手？

離職手續辦好了，通訊錄也更新了，行政以為交接已經完成。過幾日，同事卻追問：「我張申請仲等緊邊個批？」打開一看，處理人仍是已離開的主管。

這不一定是有人忘記交表。當企業把請假、報銷、物品領用搬到手機，原本靠口頭追問的工作都有了記錄；可是，一個人離開之後，之前送到他手上的事情會怎樣，反而未必有人試過。

以一家香港機構的典型情境來看，新主管已接管部門，新提交的申請正常到達，舊申請卻仍停在原處。大家都說組織架構已改，員工也沒有選錯人，問題到底出在哪裏？

新申請去對地方，舊申請未必跟着走

組織架構回答的是「現在誰負責這個部門」。一張已經開始處理的申請，卻可能保留發起時的部門、處理人及流程安排。兩者有關係，但不是同一件事。

如果只拿新帳戶提交一張單，看到新主管收到通知，就認為交接完成，很容易漏掉仍在途中的工作。那些單可能已批過一部分，可能正在退回修改，也可能還未輪到離職主管的節點。

再看下去，麻煩不只在「誰收到」。新主管即使獲通知，能否看到原來的附件？他需要知道前一位主管已確認了甚麼嗎？若只是把未處理清單換個名字，接手的人仍可能無從判斷。

人已經換了，工作未必已經交好。

離職清單，不應只列帳戶與文件

處理主管離任時，可以先列出仍待跟進的申請，再由業務負責人決定哪些交予接任者、哪些需要其他授權人處理。不要先假設所有事情都交給新主管，因為他未必承接相同職責或批准範圍。

這張清單也不用一開始做得很複雜。申請編號、目前停在哪一步、下一個負責人及待補資料，已經足以讓交接雙方逐項對清楚。重點是有人確認接收，不是只在群組說一句「之後搵佢」。

對仍在處理的單據，則要保留原來的審批意見與已完成步驟。接手不等於重新批准全部內容，也不應為了方便而借用離職者帳戶完成操作；日後查回時，要分得清原處理人與接任者做過的事。

若系統不能按預期轉交，就把異常交給指定管理員處理，並記下原因與處理結果。不要因為趕着清單，便直接跳過需要的批准，將技術上的放行當成業務上的同意。

正在退回修改的單，最值得試一次

比起只測試一張全新的申請，不妨準備幾種仍在處理的情況：已完成第一層審批、等待第二層；被退回給員工補附件；離職主管在後續才會參與。這些情況可以用模擬資料演練，不必動用正式單據。

試的時候，也讓接手主管親自登入，看看能否找到應處理的申請、看到必要內容，以及完成後是否回到正確路徑。管理員看得到，不等於接任者也看得到；通知送到了，也不代表事情有人接。

香港機構若同時保留本地人事或薪酬系統，還要分清楚哪邊負責甚麼。辦公平台更新部門，不代表另一套系統的主管、成本歸屬或權限已同步改妥。這是要逐項核對的交接，不宜靠一次姓名更新代替。

讓人事異動，帶出一次工作檢查

評估釘釘（DingTalk）的人事與審批安排時，可以把離職及調崗的在途申請列入驗收，而不只看入職是否方便。以宜搭流程為例，依賴組織關係尋找審批人的節點，可能因人員離職而找不到處理人；遇到這類情況，需要管理員介入處理，不能預設全部自動轉到新主管。

若標準交接清單未能涵蓋自身工作，可用宜搭低代码另設檢查流程，讓人事、業務主管及管理員各自確認負責部分。PaaS，也就是平台即服務，提供的是應用搭建空間；业数融合在這裏，是讓人事變動與待處理工作對得上，而非只改通訊錄。日後若研究以酷应用縮短入口，或透過 MCP协议讓 AI助理協助查詢交接事項，仍須另外驗證版本、授權與接駁範圍，不代表已能自動接管任何審批。

交接完成，要由接手的人證明

一份較有用的交接結果，應能回答幾個很實際的問題：仍有多少申請未完成，分別由誰跟進，哪些等待補資料，以及異常交給誰處理。這些是交接進度，不宜一概當成主管處理得快慢的評價。

帳戶停用與資料存取，也要按機構安排協調處理。不能為了追一張單便長期保留離職者的登入方式；需要接續的工作，應使用獲授權的帳戶及適當交接方法完成。

而對申請中的同事來說，最好知道現時由誰跟進，是否需要補資料，以及原本申請是否仍有效。唔使每個人再重新提交一次，才發現同一件事多了兩張單。

把人事流程搬上系統，最容易看見的是檔案更新，真正考驗協作的卻是人員變動後，事情能否繼續。下一次主管調任或離職前，不妨先找一張仍在途中的申請，讓接手的人實際走下去；能走通，交接才不只停在名單上。

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