香港企業換辦公系統，切換前已提交的申請去哪裏批？

香港企業換辦公系統，切換前已提交的申請去哪裏批？

星期一，寫字樓同事打開新工作台，準備申請下星期放假。上星期也交過一張，主管口頭說可以，但舊系統仍顯示待批。新入口查不到那張單，同事想了想，決定再填一次。到月底，HR看見兩張日期相同的申請，要逐一問清楚哪張才算數。

換辦公系統時，大家往往先看新表格齊不齊、主管收不收到通知。這些都可以在試用時逐項驗證。真正容易漏掉的，是星期五已交出去的單，到了星期一應該去哪裏找。請假尚且可以問當事人，換成跨部門報銷或合約審批，接手的同事可能連上一位批了甚麼都看不到。

再想深一層，即使主管在舊系統把假批完，HR用新系統出考勤月報時，又能否見到這筆記錄？同一張單要經過兩次交接：一次交給負責審批的人，一次交給要用結果做事的人。前一次很容易在試用時看出來，後一次有時要到月底才發現。

切換日要交代在途單據的去向

盤點審批時，可以抽幾張未完成的真實類型作演練，例如待補收據的報銷、已過第一關的合約，以及跨切換日的請假。逐張看它停在哪一步、下一位由誰處理，以及哪個部門要用到結果。兩張同名的表格，停在不同環節，處理方法未必一樣。

例如，已批了一半的合約可按既有流程在舊系統完成，待新系統正式接收同類新申請，再把發起入口切過去。需要在新系統重提的單據，則要有指定同事處理舊單，並在新單記下原編號及重提原因。員工只要知道下一步去哪裏做，日後查數的人也找得回前因後果。

補件和退回特別值得試。假設財務要求補交收據，員工在舊單補件，主管卻在新單等通知，兩邊都以為下一步輪到對方。切換指引可以直接寫明，補件跟原單走，只有指定情況才由負責人安排重提。舊入口何時關閉、在途單據何時清完，也應分開訂日期。

請假批完，還要看考勤怎樣接

請假、加班和調休的切換，要把審批後的結果拿出來對數。以跨月請假為例，主管看的是整段假期，HR核對的是每個月份應扣幾多。切換前可先定好假期餘額的截數時間，再用樣本對照員工看到的餘額、主管看到的審批結果，以及月底報表上的出勤記錄。

加班轉調休亦值得單獨走一遍。假設同事在舊平台交了加班單，切換後才獲批，HR便要知道這筆時數何時補進新平台、由誰核對。驗收時再試一次撤回或更正，看餘額和考勤記錄能否一併修正。操作畫面可以順利走完，報表有沒有跟着變，才是另一位同事真正用得着的結果。

如果兩邊短期內都要出報表，可以先挑一個部門做平行核對。讓兩邊採用同一截數時間，逐人比對已批請假、仍待審批的申請和調休變動，並記下差異由哪張單引起。首月正式出表時，負責人便有一份可追溯的清單，知道哪些差異源於截數時間，哪些需要補記或修正。涉及薪酬的項目，應由薪酬負責人按既定口徑確認後才採用。

新工作台先把常用入口安排好

到了配置階段，釘釘工作台可以作為員工的辦公入口。首批先安排請假、加班和待辦等常用入口，並把舊單查詢及補件指引放在同事容易找到的位置。切換當日若有人問「我上星期交嗰張單呢」，支援同事也可以按同一份清單回答，毋須逐次猜測。

需要按公司規則重建的表單，可用釘釘宜搭的低代码方式配置，例如設定報銷由誰批、誰要收到通知，以及欠附件時在哪一步退回。對這次遷移而言，业数融合可以從一個具體要求做起：HR沿着報表上的一筆異常，找得到相應的申請和處理結果。日後若要把查單做成酷应用，或透過 PaaS 接其他系統、試行以 MCP协议 串接查詢工具的 AI助理，可留待流程穩定後按權限和接駁條件評估。

對外客戶交接可以另作安排。銷售若仍沿用原有渠道聯絡客戶，交接清單要寫清楚誰接手、有哪些報價或承諾待回覆，以及怎樣向客戶介紹新聯絡人。公司換了辦公入口，客戶未必知道該找誰。一張跟進清單，比要求新人自行翻查零散對話更容易用來安排交接。

準備正式切換前，不妨找一張卡在中途的舊單，請員工、主管和月底出表的同事各自走一次。員工找得到單，主管知道在哪裏批，出表的人查得到結果。這三個動作接得上，星期一打開新工作台時，大家便有一條清楚的路把上星期的工作做完。

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