在釘釘開會，最怕就是「你講你的、我睇我的」，結果開完會還不知道自己點解要開呢個會。所以啊，會前準備真係唔可以當玩嘢——唔係你遲到三分鐘咁簡單，而係成個團隊嘅效率問題！首先，會議目的一定要清清楚楚，唔好搞到好似「大家見下面、吹下水」咁模糊。你當自己係開茶聚咩？提前發出議程，最好仲要標明每個議題要討論幾耐、邊個負責發言，咁先至唔會有人突然「爆冷」講一堆無關事。其次，技術準備千其要搞掂！咪成日見到啲人開咪唔出聲、影唔出面，仲要話「我諗係網絡問題」——你諗下，全體等你一人搞網絡，浪費嘅時間夠開兩次會啦！網絡、咪、鏡頭，全部都要提前五分鐘測試好。仲有，時間表唔係用來睇嘅，係用來跟嘅！設定明確開始同結束時間，再加個自動提醒，確保每個人都準時入會。準備做得好，會議先至唔會變「九唔搭八」大會，而係真正有產出、有共識、有進度嘅高效聚會。
設置規則，保持秩序
在釘釘會議中，最怕就是「你講你的、我打我的」，結果會議開成茶話會，意見像亂麻一樣剪不斷理還亂。別急，解藥來了——設置規則，才能保持秩序！想像一下，如果每個人想講就講，麥克風此起彼落，那畫面簡直比菜市場還熱鬧。所以，從今天起，讓我們把「舉手發言」變成會議的暗號！在釘釘裡，大家可以點擊「發言」按鈕排隊，主持人一一點名，就像小學課堂一樣文明又有秩序。 更妙的是，指定一位「會議DJ」——也就是主持人，他不只控場，還要控節奏。誰跑題了，溫柔拉回來；誰安靜如雞，適時邀請發言。這樣一來，會議不再是一人獨白、全體靜音的尷尬劇，而是人人有參與感的協作劇。記得設定「發言時間上限」，避免某位同事開啟「獨家專欄」模式，講到海枯石爛還不肯收尾。規則不是綁架，而是讓每個人的聲音都被聽見的保障。當秩序成了習慣，效率自然跟著起飛，連會議氣氛都變得輕鬆有趣起來。
利用釘釘功能提高互動性
開會最怕什麼？不是講到一半斷網，而是大家面面相覷、眼神放空，像在參加一場無聲的默劇。但自從用對了釘釘的互動功能，會議室瞬間變身「意見擂台」，再也不是一個人的獨角戲！
想聽真話又怕尷尬？直接發起「投票」功能，匿名也能暢所欲言。贊成加班？反對提案？三秒內數據出爐，比舉手更真實，比沉默更有力。討論卡關怎麼辦？打開「白板」，大家一齊塗鴉、畫流程、圈重點，思維火花四濺，連最安靜的同事都忍不住動筆改圖。
別忘了「屏幕共享」才是王道——報告不再靠唸，直接帶大家逛你的PPT小世界。想強調哪一格數據？圈起來放大，再配上語音解說，資訊傳遞精準度瞬間拉滿。更妙的是，共享時還能切換「協同編輯」，同事邊看邊補充，文件越改越完整，簡直是開會界的「即時馬拉松」。
這些功能不是花招，而是打破沉默的破冰錘。當每個人的手都不閒著，腦子自然也跟著轉起來。接下來，我們再來談談——怎麼用時間管理，把這股熱度維持到底！
有效管理會議時間
你有沒有試過開會開到像跑馬拉松，從下午兩點跑到五點，結果結論只有「再討論」三個字？別讓你的釘釘會議變成「時間黑洞」！想要告別九唔搭八，第一要訣就是：把時間當寶，別當免費贈品。 很多人以為「開久一點」等於「認真一點」，但真相是：人腦專注力最多撐45分鐘，再下去不是打呵欠就是偷偷回訊息。聰明的做法是把會議切成「三明治模式」——每25分鐘一個段落，中間休息5分鐘。你可以用釘釘的「倒數計時」功能當鬧鐘，時間一到自動提醒：「喂，別貪戀會議室，起來動一動啦！」 更要緊的是，說好一小時，就絕不拖到七十六分鐘。主持者要像DJ切歌一樣果斷，該結束就結束。畢竟，後面還有同事等著用釘釘開會，難道要人家排隊等你「加時賽」嗎？ 記住，高效會議不是比誰坐得久，而是比誰收穫多。把時間管好，大家才不會一聽到「開會」就面如死灰。
會議後的跟進與總結
會議一結束，就以為大功告成？千萬別急著關電腦、拔耳機、衝去茶水間拿餅乾！真正的「釘釘高手」都知道：會議的價值，不在於開得多熱烈，而在於會後跟得有多徹底。不然，再精彩的討論，最後也可能變成「說過當做過」的都市傳說。
第一招，馬上行動——五分鐘內發出會議紀錄。別等記憶褪色，趁大家腦子還熱，把決策、分工、截止日全部列清楚，用釘釘文檔一鍵分享。誰要做什麼、何時交，一目了然，再也不用群組裡輪流問「剛才說誰負責來著？」
更聰明的做法，是把會議結論直接轉成待辦事項，指派給相關同事，系統自動追蹤進度。這樣不僅減少推託空間，還能讓老闆看到你團隊的執行力爆表。
別忘了，還可以悄悄發個匿名問卷，問問大家：「這次會議有沒有跑題？時間分配OK嗎？下次要改進什麼？」把每次會議當成產品迭代，越開越精準，越開越有趣。久而久之，同事們一看到「釘釘會議邀請」，不再是哀號，而是期待——畢竟，這可能是今天最有效率的三十分鐘。
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