釘釘開會：從混亂到高效，讓會議不再九唔搭八

你有沒有試過開會到一半，才發現阿明還在廁所、Maggie 根本不知道會議主題、而老闆正拿著上週的錯誤報表大發雷霆？別讓你的釘釘會議變成一場「九唔搭八」的鬧劇！真正的高效，其實藏在會議開始前的每一秒準備裡。

打開釘釘日曆，就像給你的團隊裝上導航系統。點幾下就能創建會議事件，自動同步所有參與者的行程，還能設定多重提醒——提前 15 分鐘、30 分鐘，甚至前一天晚上用「溫馨提示」轟炸大家的腦袋，確保沒人睡過頭或誤會成茶聚。

更神的是，你可以直接在會議邀請中附上議程大綱與相關文件。不用再靠「麻煩大家看一下這個」的口頭禪，而是讓每個人都收到「子彈已上膛」的預備包。誰看了、誰下載了，一目了然；誰遲遲未讀，就該私下溫柔關心：「你是不是忘了……我們明天要打仗？」

準備越扎實，會議就越像快車道上的特斯拉，直奔目標，不繞路、不塞車。

「喂？聽得到嗎？王經理你剛才說什麼？」——這句話是不是耳熟得像每天早會的BGM？在釘釘開會，最怕不是技術出問題，而是大家七嘴八舌、各講各話，最後會議變成「九唔搭八」的清談節目。但別急，只要掌握溝通技巧，你的釘釘會議也能從「混戰現場」升級成「高效作戰室」！

首先，善用音頻與視頻功能是基本功。開啟鏡頭不只為了「露臉打卡」，更是讓大家專心的隱形鞭子——誰敢邊開會邊煮泡麵？若環境嘈雜，記得點擊「靜音」再發言，避免家裡狗叫貓跳全線直播。另外，釘釘的聊天窗口不只是傳文件的垃圾桶，它是即時溝通的秘密武器！有人打斷話題？悄悄私訊提醒；有疑問不敢打斷？打字丟進聊天室，主持人一瞄就懂。

表達觀點時，切記「三秒法則」：深呼吸三秒，想清楚再開口。遇到意見不合？別急著反駁，先說「我明白你的角度，補充一點…」，火藥味瞬間降溫。最後，主持人要像DJ打碟一樣掌控節奏——適時總結、引導發言、砍掉拖戲，才能讓會議不偏航、不冷場、不變長篇連續劇！

開完會最怕什麼？不是大家吵得面紅耳赤，而是散會後一片茫然——「剛才說要誰做什麼來著？」、「那個報告到底誰負責？」別急，這不是記憶力退化，而是你還沒善用釘釘的會議記錄神器！

釘釘的會議錄製功能簡直是健忘族的救星。一鍵開啟錄影，所有發言、共用畫面通通存下來，日後想重溫「誰說過大話」還是釐清決議內容，直接回放就搞定，再也不用靠人肉備忘錄。

但光有錄影不夠，還得整理出重點。利用釘釤內建的會議筆記功能，把決議事項、待辦清單一次列出，順手標註負責人。更厲害的是，這些行動項能直接轉成任務卡片，自動推送到個人待辦清單，搭配定時提醒，不怕有人裝忙、裝忘了。

下次散會前，別急著拔電源，花三分鐘把紀錄產出並分派任務，讓每句話都有下文，每個承諾都追得到蹤。這樣，會議才不會變成「開完就忘」的口頭煙火秀。

「會後跟進」做齊了，下一步當然係要防患未然，由源頭杜絕「九唔搭八」！」 諗下上次開會，有冇人一邊講項目進度，一邊問「我份文件放咗邊？」定係有人突發奇想：「不如我哋用Google Drive共享啦～」喂！而家係2024年，你仲喺度「散彈式溝通」？釘釘一早已經將群聊、文件共享同項目管理三招合一，變咗團隊協作嘅「三昧真火」！

開會前，直接喺群組內@全體成員+上載議程文件，等 everyone get on the same page。會議途中提到嘅Excel、PPT，即刻拖入聊天窗口，一秒變共享文件，唔使再問「邊個有份？」更厲害係釘釘雲盤，所有版本自動保存，修改痕跡清清楚楚，再唔怕「你份係舊版」之類嘅世紀爭議。

重頭戲係項目看板（Tasks）功能，可以將會議中提出嘅action items直接轉化為任務，指派比特定同事、設deadline、追蹤進度。試過有市場團隊用睇板管理Campaign，由構思到執行全程透明，老細終於唔使每朝追問「做到邊？」簡直係功德無量！

「喂？聽得到嗎？我剛才說什麼？」——這句話是不是在你的釘釘會議中重複上演，像港劇裡的經典對白一樣熟悉？別擔心，你不是一個人在戰鬥。網絡卡頓、麥克風突然失聲、鏡頭變成馬賽克大師……這些「會議災難」幾乎每個團隊都經歷過。但問題不在於災難本身，而在於我們是否準備好應對。

首先，解決技術問題要從源頭下手。確保所有參與者使用穩定的Wi-Fi，建議關閉不必要的背景程式，特別是那些偷偷吃頻寬的雲同步工具。若遇音頻異常，立刻切換至「靜音後再解鎖」大法，往往比重開會議更有效。視頻品質不佳？提醒大家關掉美顏濾鏡——再美的瘦臉功能也敵不過畫面延遲的尷尬。

但真正的關鍵，是建立會議文化。試試設立「準時開始、準時結束」的鐵律，並鼓勵會前五分鐘測試設備。定期進行「會議滿意度小調查」，用釘釘問卷功能匿名收集反饋，讓大家敢講真話。最後，指定一位「會議守護者」，專責控場、提醒發言時間、阻止跑題——畢竟，再好的工具，也怕遇到「由香港講到羅馬」的同事。

多姆科技（DomTech）是釘釘在香港的官方指定服務商，專門為廣大客戶提供釘釘服務。如果您還想瞭解更多釘釘平臺應用的內容，可以直接諮詢我們的在線客服，或者通过电话+852 56253886或邮箱cs@dingtalk.com.hk联系我们。我們有優秀的開發和運維團隊，豐富的市場服務經驗，可以為您提供專業的釘釘解決方案和服務！