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會議前的準備工作

在開始會議之前,準備工作可不能像臨時抱佛腳那樣亂來。你總不希望開會開到一半,有人突然說「我看不到畫面」,或「剛才那段我根本沒聽到」,結果整場會議變成「救火大作戰」吧?所以啊,別讓釘釘會議變成「九唔搭八」的茶聚,事前功夫要做足! 首先,別讓會議像無頭蒼蠅亂飛。一定要訂出明確的議程,什麼時間談什麼事、誰負責哪一塊,全都列得清清楚楚。這樣一來,大家心裡有譜,不會一開會就「我以為要談A,結果在談Z」。更妙的是,你可以把議程提前丟進釘釘群組,順便附上相關文件,讓大家預習一下,避免會議現場出現「等等,這是什麼?」的尷尬場面。 其次,別假設人人都會用釘釘。老闆可能還在摸索鏡頭在哪,新同事搞不好連共享螢幕都按不出來。不如趁會議前五分鐘搞個「迷你訓練班」,教大家怎麼開麥克風、怎麼舉手、怎麼看共用文件。這招不但能避免技術卡關,還能讓大家感覺被照顧到,心情一好,會議氣氛自然不會僵。 最後,別忘了檢查網絡和設備。誰也不想聽見「你…你…你…斷…訊了」的鬼打牆對話。提前測好Wi-Fi,充好電,戴好耳機——這些小細節,才是讓會議不變災難的真正關鍵。

會議中的互動與溝通

開會最怕什麼?不是網絡斷線,而是「九唔搭八」——有人講東,有人講西,講到最後大家眼神呆滯,像被點了穴道。但其實,只要掌握釘釘的互動絕招,會議也能變「劇場」,人人搶著上台演出!

首先,別讓會議變成「一人講、九人睡」的單人相聲。善用釘釘的點名發言功能,輪流請人分享,誰也別想躲。怕冷場?那就來點「即興小劇場」——突然提問:「如果你是客戶,你會買這個方案嗎?」瞬間激活腦細胞!

更厲害的是,打開釘釘的聊天欄,讓大家邊聽邊敲字吐槽或補充,像看直播彈幕一樣過癮。有人害羞不敢開麥?文字發言一樣算分!再搭配即時投票,三秒內就知道多數人站哪隊,決策快狠準。

想更嗨?來個「會議版真心話大冒險」:答對問題的人可以指定下一位發言者,錯了就唸一段會議議程當懲罰。笑聲中,專注度反而破表!

記住,互動不是插花,而是讓每個人的大腦都「在線」。這樣一來,開會不再「雞飛狗跳」,而是「有問有答、有笑有料」的高效派對。



會議記錄與跟進

會議一結束,大家一哄而散,結果三天後才發現:誰要做什麼?決策是什麼?剛才不是說了要改方案嗎?怎麼又回到原點?這種「九唔搭八」的尷尬,簡直比網速卡還讓人崩潰。但別急,釘釘早就準備好救場神器——會議記錄與跟進大作戰,讓你從「會後失憶症」中徹底解脫。 首先,別再靠人腦硬記!指定一位「會議史官」,專職記錄重點、決策與待辦事項。更聰明的是,直接打開釘釘的DingTalk Doc,創建一個共享文檔,實時同步會議筆記。誰說了什麼、誰點頭同意、誰拍胸脯接任務,通通白紙黑字,再也沒有人可以「我記得不是這樣」。 更厲害的是,這份文檔不只靜態存放,還能動態追蹤。你可以標註任務負責人、設定截止日期,並啟用釘釘提醒功能,讓系統代替你當「討命催辦小精靈」。甚至下次開會前,打開文檔一看,上週誰拖稿、誰超前進度,一目了然,連老闆都不用發脾氣。會議不再是一場即興表演,而是有紀錄、有行動、有結果的高效循環。

解決常見問題的小技巧

開會開到像菜市場?講到重點時網路卡成PPT?在釘釘開會,最怕的不是意見不合,而是「九唔搭八」——你講我聽不到,我講你看到嘴型對不上聲音,簡直一場科技版的「雞同鴨講」。別急,這不是你的問題,是網路在演舞台劇!要解決這些尷尬瞬間,其實不用唸咒語,只要幾個小技巧就能讓會議重回正軌。

首先,別再依賴Wi-Fi的「心情」,有條件就插網線,穩定度瞬間從「隨緣」升級到「穩如泰山」。其次,耳機加麥克風組合拳不能少,一體式耳機比內建麥克風乾淨十倍,不然同事聽到的可能是你家狗叫、樓上拖椅子,還有冰箱自動除霜的神祕聲響。

提前五分鐘測試網路、音效,就像開車前繫安全帶,看似麻煩卻能避免翻車。萬一主機突然當機,備用設備就是你的「救火隊」。另外,百人會議別硬扛,善用釘釘的分組討論功能,拆成小組就像把火鍋分成小火鍋,每人吃得飽,還不會搶同一塊肉。



打造高效團隊文化

開會開到像菜市場?以前大家在釘釘開會,你一言我一語,根本是「九唔搭八」大會,有人遲到、有人靜音不開、有人背景還在放《孤勇者》。技術問題解決了,但文化問題不處理,再好的設備也救不了尷尬的會議氛圍!

要讓會議真正高效,得從「人」下手。與其每次會議像在破案,不如建立一種「大家願意講、敢講、講了有人聽」的文化。鼓勵成員在會議中主動發言,不是點名拷問,而是讓每個人覺得自己的聲音有價值。你可以試試設立「今日最佳提問獎」,或是讓最安靜的同事當一次主持人,打破沉默螺旋。

當團隊不再怕開口,會議自然從「應付」變「對話」。釘釘只是工具,真正讓會議活起來的,是你們一起建立的那種「就算遠在天邊,也能彼此聽見」的默契。



多姆科技(DomTech)是釘釘在香港的官方指定服務商,專門為廣大客戶提供釘釘服務。如果您還想瞭解更多釘釘平臺應用的內容,可以直接諮詢我們的在線客服,或者通过电话+852 56253886或邮箱cs@dingtalk.com.hk联系我们。我們有優秀的開發和運維團隊,豐富的市場服務經驗,可以為您提供專業的釘釘解決方案和服務!