香港企業開通釘釘郵箱的秘籍

什麼是釘釘郵箱？

你哋公司仲喺用Gmail或者Outlook搞到成個收件箱好似地鐵早高峰咁擠？不如試下將企業溝通升級到「智慧模式」——釘釘郵箱！呢個唔單止係個收發電郵嘅工具，而係一個埋咗入釘釘生態系統嘅「溝通核武器」。想像一下：封電郵一到，自動分類、標籤、拎出重要資訊，連日程都自動同步落你團隊嘅釘釘行事曆，老細都未開口，AI已經幫你排好會議時間，咪似科幻片？

企業郵箱嘅重要性，唔好再當佢只係「company@xxx.com」咁簡單。一個正統企業郵箱，等於公司嘅電子門面——對外專業，對內安全。自己Domain嘅郵箱地址，唔會畀人當垃圾郵件，管理員亦都可以全面管控帳號權限，邊個離職就即刻凍結，資料唔會外洩。

點解要揀釘釘郵箱？除咗同群聊、考勤、審批等功能無縫打通之外，佢仲有智能過濾、郵件追蹤、撤回功能，甚至可以喺郵件入面直接起個釘釘群組傾計。真正做到「一封郵件，全線啟動」，唔使再成日問「個附件去咗邊？」、「段對話喺邊度？」——全部一鍵搞掂！

準備開通釘釘郵箱？千萬別以為點個按鈕就搞掂，就好似煮飯前要洗米一樣，唔做足準備工夫，後面就會「火滾」收場！

首先，確認你間公司的基本資料齊全無誤，唔好等到申請時先發現公司名寫錯、電話號碼是五年前的舊號碼，咁樣不但會被系統「Ding」彈出嚟，仲可能被懷疑係「影子公司」！企業名稱、註冊地址、聯絡人資料全部都要核對清楚，最好連商業登記證都掃描好，以備不時之需。

第二步就係揀郵箱套餐，呢度唔係叫你揀「魚蛋粗細」咁簡單。如果你公司得三幾個人，用免費版都夠用；但若果你成team有十蚊八個人，又要分部門、設權限、管日程，就要考慮專業版甚至旗艦版啦！每個套餐功能差異頗大，例如專業版支援自定義域名、高級反垃圾郵件過濾，仲可以同Calendar、Chat、Drive全面打通，真係做到「一釘在手，天下我有」。

最後，記住預備好域名管理權限、管理員身份證明同埋員工名單，唔好到時邊操作邊搵資料，成個過程就會好似斷線風箏咁飛唔起！

經過前面的準備功夫，相信你已經選好適合自己公司的郵箱套餐，企業資料也齊齊整整，就差一步——正式開通釘釘郵箱！別緊張，這步驟比煮即食麵還簡單，只要跟住我哋嘅「三步曲」，分分鐘搞掂！

步驟一：登錄釘釘管理後台
打開釘釘官網，用你嘅企業管理員帳號登入。記住，一定要係「老闆級」帳號先得，普通員工連門都入唔到！進入管理後台後，喺功能列表搵「郵箱」兩個字，好似尋寶咁click入去，你就已經踏上成功之路啦！

步驟二：設置郵箱域名
呢度就係展現公司身份嘅關鍵時刻！點擊「設置郵箱域名」，輸入你嘅企業域名，例如 info@yourcompany.com 裡面嗰個 yourcompany.com。系統會要求驗證你真係擁有呢個域名，通常會透過DNS記錄或者上傳驗證文件，跟足提示做，分分鐘搞掂。

步驟三：添加用戶
域名搞掂，輪到為同事開信箱！去到「用戶管理」頁面，逐個加入員工，系統會自動根據域名生成專屬郵箱地址。你可以一次過分配權限，例如邊個可以睇群組郵件、邊個要被監管，靈活又貼心。搞完呢三步，你嘅團隊已經 ready to go，溝通效率即刻飛昇！

恭喜你成功開通釘釘郵箱啦！但別急著收工，現在才是真正「裝修」的時候——就像買了新屋要設計佈局，你的郵箱也需要好好打理一番，才能發揮最大戰力。想讓團隊溝通像快閃族一樣迅速又整齊？那就來看看怎麼把釘釘郵箱「調教」得既聰明又專業吧！

自動回覆絕對是打工人的救星，特別是當你去澳門度週末、老闆卻以為你在摸魚的時候。只要進入郵箱設定，開啟自動回覆功能，設定好啟用時間與訊息內容（例如：「您好，我已下班，靈魂正在返鄉路上，明天才會回來收件！」），就能讓客戶知道你不是已讀不回，而是真的不在線。

接下來是垃圾郵件過濾，這就像給郵箱戴上口罩，阻擋那些推銷保險、聲稱你中了百萬獎金的可疑郵件。你可以自訂規則，封鎖特定發件人或含有「免費送iPhone」這種一看就不誠實的關鍵字。

最後別忘了設置統一的郵箱簽名，加入公司Logo、職稱、電話與社交連結，讓每封郵件都像穿著筆挺西裝出場，專業感瞬間拉滿。畢竟，第一印象有時候就藏在那一行小小的簽名裡。

問題一：無法登錄郵箱
哎呀，輸了十次密碼還是登不進去？先別急著摔滑鼠！有時候，問題可能只是出在你家的Wi-Fi正在跟鄰居「談戀愛」，導致網絡斷斷續續。第一招：檢查網絡連接，試試用手機熱點切換一下，秒變順暢。第二招：確認賬號密碼是否正確——特別提醒：Caps Lock鍵是不是又偷偷開了？釘釘可不吃這套。第三招：清除瀏覽器緩存，畢竟誰不想讓瀏覽器卸下多年的歷史包袱呢？如果還是不行，試試換個瀏覽器，或者直接下載釘釘桌面版，一勞永逸。

問題二：收不到郵件
同事說早就發了報價單，你卻像等情人簡訊一樣望穿秋水？別慌，先去垃圾郵件箱挖寶，有時系統太「貼心」，把重要郵件當廣告掃地出門。接著，檢查過濾規則是否誤設，例如不小心把「免費」二字設為攔截關鍵詞，結果連正常的促銷合作都被封殺。最後，禮貌地問發件人：「你真的寄了嗎？」有時候，對方的「已發送」只是自我安慰。

問題三：郵箱空間不足
系統提示「空間已滿」？就像衣櫃塞爆的冬天，該斷捨離了！定期刪除舊郵件，尤其是那些「溫馨提示」和「恭喜中獎」的陳年往事。若公司郵件量龐大，不妨升級企業版套餐，買更大空間，省得天天刪信。另外，重要資料記得備份到雲端或本地，避免一朝系統出錯，心血全泡湯。

多姆科技（DomTech）是釘釘在香港的官方指定服務商，專門為廣大客戶提供釘釘服務。如果您還想瞭解更多釘釘平臺應用的內容，可以直接諮詢我們的在線客服，或者通过电话+852 56253886或邮箱cs@dingtalk.com.hk联系我们。我們有優秀的開發和運維團隊，豐富的市場服務經驗，可以為您提供專業的釘釘解決方案和服務！