以前香港會計師行的同事搵份文件，簡直同捉迷藏無異——「份審計報告去咗邊？」、「客戶上年度稅表放喺邊個資料夾？」成日見到同事黐住電腦，雙眼發直咁Scroll上萬個檔案夾，仲要問到「有冇人見過...」。自從用咗釘釘AI知識庫，呢種地獄模式終於解鎖！
想像一下：你只需要打「張太2023年利得稅申報表」，AI即刻由成千上萬份文件中拎出正主，連埋附屬文件都一拼彈出，快過茶餐廳阿姐落單。背後秘密在於AI唔單止識睇檔名，仲會睇內容、分析上下文，甚至識得你成日講「客戶A」其實就係「星海有限公司」，自然一搵就中。
- 就算文件命名亂到似天書，AI都能靠內容理解準確搜出
- 支援PDF、Excel、Word、甚至圖像掃描檔，老舊存檔都救得起
- 搜尋結果按相關度排序，唔使逐頁翻
- 仲可以語音搜尋，趕report時一手揸滑鼠一手飲咖啡都得
最誇張係，有次一位會計師諗極都唔記得客戶公司註冊號碼，試下輸入「去年三月簽約、做進出口、老闆叫阿強」，AI竟然真係搵到嗰份合約——同事即刻封之為「通靈搜索」。可見呢個唔係普通搜尋，而係真·人工智能幫你記低晒所有細節。
設置與配置
設置與配置：接下來，我們來看看如何在會計師行中設置和配置釘釘AI知識庫。想像一下，你不再需要像偵探一樣翻箱倒櫃找去年的審計報告，只要幾秒鐘，AI就幫你把文件送到眼前——但前提是，你要先把它「養大」！
第一步，登錄釘釘企業後台，就像打開公司大門的電子鑰匙。進去後，直奔應用中心，搜尋「知識庫」，點一下安裝，系統就會自動部署。別擔心，它不會像新來的實習生那樣手忙腳亂，反而比老員工還懂規矩。
安裝完成後，按照提示添加成員，並細心設定權限。記住，合夥人可以看全盤，但見習會計就唔好畀佢睇到老闆嘅薪金單啦！權限分級做得好，資料安全有保障，同事之間也不會誤刪誤改。
最後一步，上傳現有文件。無論是PDF、Excel定係Word檔，知識庫都照收不誤。一上傳，AI即刻自動分類、標籤，彷彿有個無形助手默默幫你整理檔案櫃。確保每位同事都知道點入去用，否則再強嘅工具都變「冷宮收藏品」！
文件上傳與管理
上一回講完點樣「安裝落貨」，而家輪到文件大遷移——梗係要識得點將成山嘅審計報告、稅單同財務報表搬入釘釘AI知識庫啦！唔通仲要逐個開EmailAttachment慢慢down？笑死，咁樣做到退休都搞唔掂。最爽嘅係，你只需要打開知識庫界面，拖啲PDF、Excel、Word入去就搞掂，簡直易過飲水。更鬼馬嘅係批量上傳功能，一次過拋入幾百個client嘅上年度報稅文件，系統自動幫你消化分類，唔使再做「文件搬運工」。
高級玩家仲可以打通API接口，令會計軟件或雲存儲自動同步最新文件，真係做到「人未返工，文件自己行入去」。上傳之後，AI即刻出手：睇下文件內容，自動貼標籤，例如「利得稅申報 – 2023 – 客戶A」、「審計工作底稿 – 零售業」，精準過你司秘書。唔滿意？手動微調分類都得，彈性十足。最重要係版本控制功能，改左十次嘅試算表都唔怕，第3版同第7版邊個先係最終final_final_reallyfinal，一睇就知，唔會再出現「你份先係錯㗎！」嘅辦公室羅生門。
高效搜索技巧
文件上傳完畢，分類標籤也整理得整整齊齊，接下來最令人頭痛的問題來了——點樣在成千上萬份財務報表、審計底稿同稅務文件之中，一擊即中搵到你想要嘅那份？唔使驚，釘釘AI知識庫唔單止識「記」，更加識「諗」！只要掌握幾招搜索秘技，就算係三年前某個客戶的利潤預測表，都可以喺十秒內浮出水面，快過你冲杯咖啡。
關鍵詞搜索就好似用Google咁簡單，輸入「2023年度審計報告」或「HKAS 12 應用指引」，AI即刻為你匹配最相關文件。但高手玩法係結合標籤同分類篩選，例如先揀「客戶：零售業」再加「文件類型：試算表」，範圍即刻收窄一半。更厲害的是使用高級搜索語句，譬如搜「客戶A AND 稅務申報 NOT 草稿」，連「廢片」都自動過濾，結果乾淨利落。仲有貼心功能是保存常用搜索，以後每月做帳，一按就出齊所有未核數的應付帳款記錄，慳番重複勞動力。
記住，搵文件唔再係「大海撈針」，而係「AI帶路」。善用呢啲技巧，你先至真正發揮知識庫嘅威力。
案例分享與最佳實踐
你以為搜到文件就大功告成了？錯！真正的會計師行高手，玩的是「秒找 + 秒懂 + 秒分享」三連擊。有間位於中環的會計師行，以前一遇到審計季，辦公室就像上演《逃離德黑蘭》，人人抱著手提電腦四處追人要文件。自從導入釘釘AI知識庫後，他們直接把「尋人啟事」改成「已自動同步」。怎麼做到的？原來他們設了智能分類規則，所有客戶文件一上傳，系統自動按「客戶名稱+年度+文件類型」歸檔，連新來的見習會計都能一秒找到三年前的稅務申報表，老闆感動得差點落淚。
另一家專做跨境業務的會計行更誇張，他們打通了審計、稅務、商標三個部門的知識庫權限，用協作空間實現「一文多人編輯、即時留言註解」。以前要開三場會議解決的問題，現在一條評論搞定。有次深圳團隊凌晨兩點上傳了新資料，香港同事早上沖咖啡時已經收到推送，直呼「呢個AI唔使訓覺㗎？」
- 定期清理無用文件，保持知識庫的整潔。
- 培訓員工使用知識庫，確保大家都能熟練操作。
- 定期檢查和更新文件分類和標籤，確保信息的準確性。
- 結合其他釘釘功能，如日程管理、任務分配等，提升整體工作效率。
多姆科技（DomTech）是釘釘在香港的官方指定服務商，專門為廣大客戶提供釘釘服務。如果您還想瞭解更多釘釘平臺應用的內容，可以直接諮詢我們的在線客服，或者通过电话+852 64392620或邮箱cs@dingtalk.com.hk联系我们。我們有優秀的開發和運維團隊，豐富的市場服務經驗，可以為您提供專業的釘釘解決方案和服務！