香港大陸同事如何用釘釘協作

「喂，你啲文件傳咗未呀？」呢句對白，成日喺香港同大陸同事之間上演，有時仲要等半日先收到回覆。但自從用咗釘釘，呢種「石頭郵件」式溝通終於可以退休啦！釘釘唔單止係個聊天工具，簡直就係跨地域協作嘅「救世主」。

即時通訊功能快到飛起，支援文字、語音、圖片甚至「已讀未讀」狀態，再唔使估啲人睇咗訊息未。最貼心係可以分組對話，市場部同研發部唔使互相干擾。文件共享更係神技——直接拖拉上載，無論係PDF定Excel，大陸同事改咗數字，香港同事即刻見到最新版本，唔怕再用錯舊檔。

日曆管理幫你一目了然睇到兩地團隊嘅會議安排，自動調校時區，再唔使計北京時間定香港時間。至於視頻會議？高清畫質加低延遲，就算深圳同事用4G上線都穩陣。咪以為只係得basic功能，釘釘仲支援會議錄影同實時字幕，開會後重溫都方便到爆。

總之，由溝通至協作，釘釘一條龍搞掂，真係令「隔岸合作」變咗「並肩作戰」。

打完上一章介紹完釘釘點犀利，即時通訊快過傳Whatsapp語音、視頻會議穩過Zoom卡頓，文件共享仲可以自動同步——但喂，工欲善其事，必先利其器，再強嘅功能都要由註冊開始！

首先，去App Store或Google Play搜「釘釘」，下載個橙色LOGO、好似粒釘嘅應用。打開後選擇用手機號碼註冊（大陸號最順，香港號都得，不過記得選對地區），輸入驗證碼就搞掂！頭先有同事話驚資料外洩？放心啦，釘釘有企業級加密，私隱設定仲細過你媽問你有冇拍拖。

註冊完第一件事：加同事！你可以逐個輸入電話號碼，或者直接從通訊錄「一鍵導入」，系統會自動識別啱啱返工嘅阿明同成日食飯唔到齊嘅阿芬。加咗人之後，立即創建群組，例如「港深項目小組」或者「茶水間八卦同盟」（最後呢個可能要偷偷整）。

群組設好後，記得調教通知！按住群組名進入「群設定」，關掉非辦公時間嘅提示，否則凌晨三點收到「請簽收文件」彈窗，你會想將部手機扔出窗外。小貼士：為重要群組設置獨特鈴聲，譬如用《義勇軍進行曲》提醒老細出沒，保證你秒醒。

溝通無阻：即時通訊與視頻會議

搞掂帳戶、加完同事，下一步當然係「講嘢」！香港同內地同事時差唔多、口音各異，靠釘釘即時通訊，一句「收到未？」瞬間飛越珠江三角洲。發消息記得用「已讀/未讀」功能，睇到綠色勾勾先安心瞓覺——唔好成日狂Send「在嗎？」，直接講重點，效率高仲顯專業。

開視頻會議？千祈唔好著睡衣出鏡！提前測試鏡頭同麥克風，背景可以設個虛擬辦公室，避免阿媽喺後面跳廣場舞直播。用「預約會議」功能定時定候，系統自動通知所有人，連深圳同事爬山都可以準時接入。會議中善用「舉手」和「字幕」功能，廣東話夾普通話都清清楚楚，唔怕聽漏重點。

想氣氛輕鬆啲？盡情用表情符號同動態貼圖！講完「辛苦晒」立刻Send個鞠躬貓，批核文件成功就放煙花動畫。但切記：老細發嚴肅通告時，千其萬其唔好回個「熊仔打滾」，否則下個釘釘群踢人名單可能有你份！

上一回講完視頻會議中如何用貼圖「暗送秋波」，今次要來點務實的——當港陸同事從聊天轉入正題，釘釘的文件共享與任務管理就是效率的生死線！別再傳來傳去「請查閱最新版_Final_V2_真的最後版.docx」了，釘盤才是你的救星。

上傳文件超簡單：打開對話或群組，點擊「釘盤」圖示，拖拉檔案即完成。重點是，所有版本自動保存，再也不用問「邊個先係最新？」更妙的是，內地同事可以直接在文件上標註，香港同事用繁體批註，系統自動兼容，簡繁戀愛零障礙。

任務分配？比派功課還清楚！在群聊中選「任務」功能，指派人手、設定截止日期，到期前自動提醒，遲交者無處可逃。更狠的是進度追蹤——誰卡關、誰超前，一眼看穿。曾有同事試過把Excel任務拆成10項子任務，結果全組嚇到集體改用甘特圖視角，效率瞬間升級。

善用「我的知識庫」分類專案文件，配合權限設定，財務資料不會誤闖設計部眼簾。記住：釘盤不是倉庫，是智慧大腦，讓每份文件都活起來！

搞掂文件共享同任務分配後，下一步就要玩「高階魔法」喇！講到釘釘嘅進階技巧，就好似由騎單車升級到揸Tesla——一啲得科技先至可以飛天遁地。首先，智能表單唔止用嚟問午飯食咩，你可以設計動態表單自動計分、跳題甚至驗證輸入格式，例如大陸同事填報銷時，金額超過HK$5,000就自動彈出主管審批欄，香港同事提交活動申請時，系統自動檢查日期有無撞期。

第二招，自動化工作流程—— aka 「懶人救星」。設定一個規則：一旦表單提交，就自動通知相關人、開會議程、更新任務狀態兼send電郵確認，全程唔使打字。好似你放工前submit請假申請，老細手機即刻叮一聲，批咗之後HR系統自動record，連打卡紀錄都update埋，醒鬼到好似有人替你返工。

最後，數據分析工具唔係財務部專利。用釘釘報表功能，一鍵睇到團隊每月任務完成率、加班趨勢、甚至邊個成日遲交報告。仲可以將數據圖表嵌入群組，每週一早上自動推送「部門健康報告」，透明到連水魚都瞓極都瞓唔落。掌握呢三招，你哋跨地域協作唔再係「靠估、靠喊、靠運氣」，而係真真正正智能化作戰。

多姆科技（DomTech）是釘釘在香港的官方指定服務商，專門為廣大客戶提供釘釘服務。如果您還想瞭解更多釘釘平臺應用的內容，可以直接諮詢我們的在線客服，或者通过电话+852 56253886或邮箱cs@dingtalk.com.hk联系我们。我們有優秀的開發和運維團隊，豐富的市場服務經驗，可以為您提供專業的釘釘解決方案和服務！