釘釘日程大作戰 香港非營利組織的志願者調度秘笈

你有試過星期六凌晨一點，盯著 WhatsApp 群組裡三十條未讀訊息，只為了確認誰要來參加隔天的街頭募捐嗎？這不是恐怖片，這是香港非營利組織每週的日常。志願者 A 說他報了名，志願者 B 也說他報了名，結果兩人都出現在同一時段——而清潔沙灘的垃圾袋，只準備了一份。

更慘的是，長者探訪當天，三位「已確認」的義工集體消失，主辦單位像偵探一樣在 Telegram、Email 和電話之間穿梭查案，最後發現有人根本沒看到通知。資訊碎片化到一個地步，連志願者自己都搞不清自己排了什麼班。

重複報名、臨時放鴿、訊息淹沒、缺乏追蹤——這些不是小瑕疵，而是每天都在消耗熱情的黑洞。士氣低落還在其次，最怕是服務對象失望離去，NGO 的信譽就這樣一點一滴被釘在「不專業」的十字架上。

別再用貼紙和語音訊息管理人力了，我們不是在玩真人版《風雲大人物》，而是在拯救社會。是時候問一句：難道真的沒有更好的方法嗎？

當你還在用WhatsApp群組「手寫」排班表時，香港不少NGO早已偷偷換裝備，靠釘釘日程把志願者調度從「災難現場」升級成「精準作戰」。別被它名字迷惑——釘釘不是釘子，也不是修電腦的；它是阿里巴巴推出的智能協作平台，更是非營利組織的救生圈。

想像一下：長者中心每週三要探訪20位獨居老人，過去總是一堆語音訊息、錯過回覆、臨時請假。現在呢？主辦人只要在釘釘建立一個共享日曆，設定「重複任務」，志願者就能像訂戲票一樣，自助選擇可服務時段。系統自動標記「已確認／待回覆／缺席」，誰來誰跑一目了然，再也不用私訊追魂10次。

更狠的是，釘釘能把日程與打卡、審批、提醒全串起來。活動前24小時自動推播通知，出發前兩小時再叮一次，連遲到都能預防。所有溝通、變動都留在同一平台，不怕訊息被新貼圖蓋掉。最重要的是——免費、跨平台、中文介面親切，連阿嬸志工都能3分鐘上手。資源有限？沒問題，釘釘就是為你而生。支援電郵 cs@dingtalk.com.hk 或致電 +852 6439 2620，連技術支援都講廣東話，簡直是香港NGO的本土外掛。

手把手打造你的NGO志願者日程中樞，別再拿Excel表「人肉排班」搞得頭昏腦脹！現在就打開釘釘，讓科技替你扛下這份苦差。首先，在主介面點進「日程」功能，按下「新增日曆」，命名為「志願者服務排班表」——恭喜，你已踏出通往文明世界的第一步！

接下來，點選「新建活動」，輸入活動名稱如「深水埗長者探訪」，選擇「重複事件」並設定「每週三下午2點」自動出現，省得你每週手動加一次。然後點「參與者」，把核心幹部和小隊長先拉進來，再勾選「允許參與者邀請他人」——志願者就能像Join Me一樣自助報名！

更神的是「可選時段」功能：把一天分成幾個服務時段，開放讓志願者自行填入可出席的空檔，系統自動彙整，再也不用在群組裡問十次「有冇人得閒？」

別忘了設定「提醒」：活動前1天、2小時自動推送通知到手機，比阿媽催你食飯還準時。最後，活動當天啟用「簽到」功能，設定地理圍欄（例如以服務地點為中心半徑100米），只有真正到場才能打卡成功，從此告別「我有去…只是遲咗5分鐘」的世紀謊言。

遇到問題？香港支援電郵 cs@dingtalk.com.hk 或致電熱線 +852 6439 2620，專人助你打通任督二脈！

以前排班像打仗，現在排班像點外賣——打開釘釘日程，誰上誰補、一目了然。曾幾何時，某社區NGO的志願協調員靠Excel表追蹤50人名單，訊息發三遍還有人「以為沒報上」或「搞錯時間」，尷尬缺席成了常態。自從搬上釘釘日程，志願者自助選時段，系統自動標記滿員、提醒確認，連替補名單都自動排序，再也不用半夜傳訊問「誰能救火？」

更妙的是，歸屬感居然也升級了。志願者不再被動等待指派，反而能像點菜一樣「我週六上午有空」、「下個月想試新活動」，自主選擇帶來參與尊嚴。活動結束後，主管一句「辛苦了」搭配電子感謝卡即時推送，反饋不延遲，動機不冷場。有位長期服務的義工笑說：「以前做完默默走人，現在像被看見，感覺自己真係『團隊一份子』。」

其實，一套流暢的日程系統，本質是對志願者的尊重——不讓他們耗在混亂溝通裡，也不讓熱情被行政黑洞吞噬。當50人的調度從三天縮到三分鐘，省下的不是時間，而是心力。而這些心力，正是NGO最珍貴的資產。

當香港的NGO還在用Excel表追蹤志願者、靠WhatsApp群組喊「誰明天可以救場」時，早有先行者悄悄把釘釘日程玩出了花——排班只是起點，數位協作的新常態正從日曆蔓延到整個組織的毛細血管。

想像一下：志願者每次服務自動累計時數，培訓記錄一鍵可查，再也不用翻十個文件夾找「阿明去年有無受過長者接觸訓練」；內部文件全上雲，新成員進來秒懂運作流程，連會計阿姨都能在手機簽核報銷單。更誇張的是，有些機構已試著把釘釘日程與捐款系統串接——每服務滿10小時，系統自動發感謝信並觸發贊助人小禮物兌換，感動值直接拉滿。

但科技再神，也不能當「電子乩童」亂指揮。曾有組織一股腦把所有任務塞進系統，結果志工抱怨「像被機器監工」。別忘了，工具是為人服務，不是讓人伺候工具。定期問問志願者：這樣好用嗎？哪裡卡關？持續優化才是王道。

未來已來，與其害怕被科技拋下，不如拿回主導權——用釘釘省下的時間，多陪一位獨居長者聊天，那才叫真正的使命實踐。需要支援？香港團隊隨時待命：cs@dingtalk.com.hk 或致電 +852 6439 2620。

多姆科技（DomTech）是釘釘在香港的官方指定服務商，專門為廣大客戶提供釘釘服務。如果您還想瞭解更多釘釘平臺應用的內容，可以直接諮詢我們的在線客服，或者通过电话+852 64392620或邮箱cs@dingtalk.com.hk联系我们。我們有優秀的開發和運維團隊，豐富的市場服務經驗，可以為您提供專業的釘釘解決方案和服務！