釘釘甘特圖大作戰 香港團隊的項目管理秘技

話說甘特圖唔係新式珍珠奶茶口味，雖然聽落有啲似「波霸甘特」或者「凍檸茶＋甘特」咁吸引。其實呢個「甘特」源自百年前美國工程師亨利·甘特，佢發明咗條條橫線圖去追蹤工人幾時開工、幾時收工，結果一不小心變咗百年不衰嘅項目管理神器。簡單講，甘特圖就好似茶餐廳入單系統——A單要先炒粉，B單要等湯好先上，C單同D單可以同時搞掂；時間軸一拉，邊樣做緊、邊樣未開始、邊樣拖到地鐵延誤都趕唔切，一目了然。

對香港成日「今晚交稿、明早見客、後日上架」嘅團隊嚟講，甘特圖唔止係排程表，簡直係保命符。特別係跨部門合作，市場部話設計部遲交圖，設計部話IT部冇提供素材，IT部話老細未批預算……一條甘特圖落去，邊個卡關、邊個超時、邊個成日甩漏，清清楚楚，再唔使互相推波。視覺化一出，溝通成本即刻跌穿地底。

你有見過香港人「搏命」趕死線的畫面嗎？一邊食早餐一邊改PPT，地鐵上開Zoom會議，午夜回郵確認老細最後一次「微調」——唔誇張，我哋成日喺多語言、跨時區、兼遠程辦公嘅環境度掙扎求存。以前用Excel排甘特圖？呵，版本多到好似茶餐廳落錯單，A改咗B唔知，C份係上星期存檔，D根本冇權睇……責任歸屬？等於問「邊個搞到西九文化區延期」咁難答。

而家唔同了，釘釘一鳴驚人，將通訊、文件、審批同甘特圖夾埋做一碟「港式全套早餐」。市場部搞倒數活動？工程部準備產品上線？全部任務實時同步，拖曳更新即刻生效，仲有自動提醒「大佬你條task遲咗！」最重要係，就算Team成員流動率高，新同事一登入就睇到完整進度與責任分配，唔使再問「究竟依家去到邊？」簡直係混亂都市中嘅秩序之光。

手把手打造你的第一張釘釘甘特圖，別怕，這不是什麼高階魔法，而是香港打工仔的生存技能。打開釘釘，點進「項目」功能，選擇「新建甘特圖」——恭喜，你已經比昨天的自己更接近Deadline掌控者。接下來，把那些散落在WhatsApp、電郵和腦內的任務，一條條拉進去：設計稿、文案審核、後台測試，通通列成任務項。重點來了：設定起止日期與負責人，這一步能讓「我唔記得要交」這種鬼話瞬間消失。

再進階一點，用拖曳功能設定任務依賴關係，例如「文案定稿」沒完成，「頁面開發」就自動鎖住。這樣老闆再急，也無法逼IT同事「先做先好」，系統會幫你擋刀。每日登入，看看哪條橫軸變紅，誰的進度落後，一目了然。更爽的是，手機推播會自動提醒「你有任務即將逾期」，再也不用當討債的PM。就連會議都能縮短——大家盯著同一張圖，爭議從「你欠我東西」變成「我們卡在哪裡」。這不是工具，是團隊溝通的翻譯器。

鰂魚涌某電商新創辦公室，曾上演每日一戲：「點解設計仲未出？」「IT話等文案先定！」「我哋文案梗係等UI呀！」三方人馬如打麻將，每人扣住一張牌，死唔攤牌。原定三個月的促銷活動，兩個月過去連主視覺都仲「在設計中」。老闆開始唸緊「KPI唔見晒」，氣氛比維港霧還厚。

直到有人提議用釘釘甘特圖——不是畫來拜的，是用來「行刑」的。第一日，大家邊標任務邊冷笑：「睇下個圖點死。」誰知第二日，自動同步進度跳出紅燈：「文案阻塞中」，系統即時@負責人。第三日，設計見IT卡關，竟主動問：「要唔要借你前端資源？」會議時間由每週8小時縮到4.8小時，重複溝通暴跌65%。最後，團隊不只追回進度，更提前兩日上線。

最神奇的是，大家不再盯對手，改盯甘特圖——圖紅了比老闆發火更嚇人。原來，當混亂被看見，責任就無處可躲；而當進度透明，合作才真正開始。

進階技巧 讓甘特圖不只是好看

進階技巧 讓甘特圖不只是好看

當鰂魚涌那家新創團隊不再把甘特圖當成「死線追悼牆」，他們才真正打開釘釘的隱藏關卡。高手不只拖拉任務——他們把日曆變成了「時間預言術」，關鍵節點一設定，全員手機叮咚響，連老闆在機場都能滑手機盯進度。

善用「里程碑」標記交付物，就像在地圖插旗：「伺服器上線」「KOL合約簽妥」——一眼看懂哪根柱子不能倒。更聰明的是預留緩衝時間，颱風假、系統當機、同事突發腸胃炎？通通提前寫進去，專案不再像港股一樣劇烈震盪。

別癡迷細分到「寫標題草稿第3版」這種等級，任務越多，管理成本越像租金一樣吃掉產能。更要小心資源過載——別讓設計師同時扛五張圖，結果週五集體修煉「閉關大法」。

每月回顧實際進度與預估差距，調整下一次工時評估，讓甘特圖從「事後諸葛亮」升級成「預言水晶球」。導出PDF簡報那一刻，老闆眼神都亮了：原來我們真的會飛。

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