釘釘數據合規大冒險 香港PDPO與跨境流動全攻略

「合規」聽起來像會計部門的噩夢，但其實它可能是你IT團隊最該約會的對象。當你的公司把員工考勤、聊天記錄、甚至薪資審批通通丟進釘釘時，這些都不是「日常操作」，而是正兒八經的「個人資料處理」——而香港《個人資料（私隱）條例》（PDPO）就在暗處盯著你的一舉一動。

根據PCPD明文指引，只要是能直接或間接識別個人身份的資料（例如員工ID對應的打卡時間），全都受六項保障資料原則（DPPs）管轄。特別是第3原則：你不能嘴上說只用來排班，背地裡卻拿來績效評估；還有第4原則更致命——若釘釘伺服器設於境外，又沒做好加密與同意機制，等於把員工資料打包送給外國，輕則被PCPD點名整改，重則面臨刑事責任。

別以為「我們只是小公司」就能躲子彈。真實案例顯示，連律師行都曾因未審查雲端平台數據流向遭罰。合規不是防火牆，而是生存底線。

釘釘不是法外之地，別以為按個「發送」就沒事！ 你以為只是在DingTalk Drive存個檔案、智能人事拉個薪資表、審批流程點個同意——但這些動作背後全是個人資料的「高風險操作」現場。聊天群組裡一句「小王請病假三天」，已涉及健康資料；視訊會議錄影存到雲端？抱歉，這不只是「記錄」，是PDPO眼中的受保護資訊。

更要命的是，釘釘預設數據可能儲存在阿里雲中國內地節點，直接觸碰PDPO跨境紅線。企業管理員千萬別當「設定小白」，快去啟用端對端加密、設定自動刪除期限、關閉外部連結分享——這些不是功能，是合規救命繩。別再信「我們只用來聊天」這種鬼話，只要內容能識別個人，PDPO就管得到。你的釘釘，必須從「隨便用」轉為「嚴格管」。

跨境數據流動就像一場驚險的國際快遞任務，你的員工資料正準備搭上飛機，但PDPO第3(2)條在邊境設了檢查站：除非接收地有「實質上相若」的保障水平、已獲當事人明確同意，或為履行合約所必需，否則——抱歉，資料不能出境！釘釘雖號稱國際版伺服器設於新加坡甚至美國，但若後端仍由阿里雲中國內地節點支援，這趟旅程可能根本沒出過海關。別被「國際版」三個字騙了，得實際追蹤數據流向。

如何應對？第一步，撰寫清晰易懂的跨境通知，讓員工知道他們的資料將去哪、為何要去；第二步，取得具證據力的同意，例如勾選+簽署電子紀錄；第三步，若轉移至保障不足地區，應考慮採用標準合約條款（SCCs）作為補充機制。記住，合規不是按下「我同意」就萬事大吉，而是要能證明你真的審查過目的地的保護程度——畢竟，把資料送到一個連個人資料法都沒有國家，跟寄明信片到外太空差不多。

合規行動清單 從政策到技術的落地策略

別再讓合規像午夜驚魂片一樣嚇人！想在釘釘上合法玩轉數據？這份「三層防護罩」行動清單請立刻收藏。首先，政策層面不是寫完就丟的聖經——更新私隱聲明要具體到連你媽都看得懂；內部數據政策得明確規定誰能看、誰能刪、誰敢亂轉傳；員工培訓更不能只是放個影片打勾了事，來點模擬釣魚郵件測試，看看誰還會把客戶資料傳到個人聊天室。

技術層面更要硬起來：登入釘釘管理後台第一件事，檢查資料儲存位置與分享權限設定；啟用雙因素認證，別讓密碼一洩全軍覆沒；定期審計數據存取日誌，發現半夜三點有人下載全員薪資表？馬上追蹤！

供應商管理層面常被中小企當空氣——快跟釘釘（阿里巴巴集團）簽署數據處理協議（DPA），把責任劃清楚。特別提醒：手機自動備份聊天截圖到相簿？這可能已是未授權複製！離職員工帳號請立即停用並清除企業資料，否則他前天剛被炒今天就群組發老闆私照，那就真的「釘」不住了。

未來已來，合規不是成本而是競爭力！別再把PDPO當成辦公室裡那個愛盯人打卡的主管——它其實是你企業信譽的「數位健身教練」。想想看，當你的釘釘環境完全符合香港私隱條例，不只是避免罰單這麼簡單，更是向國際客戶遞出一張閃亮亮的「我值得信賴」名片。投資者現在看ESG報告比看財報還認真，而「數據治理」正是其中的隱藏關卡Boss。舉個例：你公司用釘釘實現端到端資料管控、定期做隱私影響評估，這可不是IT部門的小成就，是董事會可以光明正大寫進年報的合規里程碑。

更刺激的是，傳聞中的PDPO修訂版可能即將加入「強制性數據外洩通報」條款——換句話說，日後不是「被抓才要報」，而是「出了事就必須說」。與其到時手忙腳亂，不如現在就讓釘釘成為你的合規戰略夥伴。主動合規，不只是防守，更是進攻。高效協作？當然。安全合法？沒得商量。合規，從來不是阻礙創新，而是讓創新走得更遠的起跑線。

多姆科技（DomTech）是釘釘在香港的官方指定服務商，專門為廣大客戶提供釘釘服務。如果您還想瞭解更多釘釘平臺應用的內容，可以直接諮詢我們的在線客服，或者通过电话+852 64392620或邮箱cs@dingtalk.com.hk联系我们。我們有優秀的開發和運維團隊，豐富的市場服務經驗，可以為您提供專業的釘釘解決方案和服務！