釘釘日程大作戰 香港非營利組織的志願者調度秘笈

你有冇試過凌晨三點瞓晒覺，WhatsApp 突然「叮」一聲，打開來係十幾條志願者訊息：「明早我哥結婚，可以調更嗎？」「交通癱瘓，遲到半個鐘……」「我帶咗三個人嚟幫手，得唔得？」食物銀行嘅阿May笑言，以前排班靠Excel加列印，每次活動前都似打仗——紙飛、人唔到、重複記錯，搞到義工覺得自己似被「抽水」，連送飯都送出怨氣。

香港地少人多，義務工作往往見縫插針，但正因如此，時間協調差之毫釐，就可能令長者等餸等到凍親，或物資堆積無人理。有 長者關懷團體 曾因紙本表遺失，同一時段派了五隊人去同一棟舊樓，結果走廊擠滿人，而隔壁大廈卻完全無人探訪，尷尬到義工自己都想遁地。

更慘係士氣問題——當志願者發現自己嘅寶貴工餘時間總被「誤會」、「漏記」、「再確認」，慢慢就會想：「我又唔係欠你哋錢，點解要咁麻煩？」混亂排班唔單止浪費資源，根本係在消耗熱情。而真正尊重義工，係要從精準、透明、零猜啞謎嘅日程安排開始。

還以為釘釘只是中國版Outlook？醒醒啦！在灣仔社福機構的茶水間，志願者阿明曾拿著手機哀號：「Google Calendar約好送飯，結果三個群組同時跳出『我唔去喇』！」——這種災難，在釘釘面前根本不存在。它不是日曆，是會說話的日程管家！

想像一下：你一指派「週六上午九點社區派飯」，系統自動推播到指定志工的手機，附帶任務說明、集合地點地圖，甚至預設颱風天取消的應變流程。更狂的是，志工點下「確認出席」瞬間，聊天室自動成團，誰遲到、誰請假，主管一眼睇清。這就是「日程+聊天+審批」三合一的威力——不用再在五個App之間瘋狂切換，像煮餸時忘了關火。

特別是行動端優先設計，讓送飯阿姐用老舊iPhone也能一秒簽到打卡，系統即時記錄，兼自動提醒未讀通知。比起要開電腦才看得懂的Outlook，釘釘簡直是為街坊戰鬥而生。下次有人說「用Google Calendar就好啦」，請溫柔但堅定地回他：「你試過凌晨五點用手機改排班表嗎？」

你哋組織係咪仲喺度靠WhatsApp broadcast message嚟call volunteer？醒醒啦，下次颱風襲港，你點樣即時取消「深水埗派飯行動」先唔會亂成一團？釘釘日程唔單止識得計時，仲識得「應變」！第一步，快啲建立清晰角色分組——例如「週末送餐隊」同「文宣設計組」分開管理，避免阿明明明專登留家做海報，卻被拉去扛米袋。記住，分組唔係搞小圈子，係要精準調兵！

第二步，設定重複性活動模板，例如每月第一個週六「西貢淨灘行動」，一次設定，全年自動出牌。就算負責人去咗旅行，系統都會按時發起簽到。第三步更神：整合個人「忙／閒」狀態！阿婆話星期日要去睇孫仔？釘釘會自動避開，唔使再問十次「你到時有冇空？」

第四步，24小時前自動推送提醒，附帶地圖連結同緊急聯絡人，就算新丁志願者都唔會迷路。第五步，活動完結即彈出反饋表單，一分鐘填妥，主辦方即刻知邊個環節要改善。試過屯門風球高掛？只要主辦人一鍵取消，全體即收通知，連阿嬸都可以安心瞓覺。

誰說科技是年輕人的專利？在香港某長者義工團，七十多歲的陳阿婆用顫抖的手指點開釘釘日程，嘴裡唸唸有詞：「點呢個『一鍵報名』，真係唔使打電話問到爛？」結果她不但成功報名「街坊故事會」，還拉了茶樓五位姊妹一起加入，團隊瞬間從10人膨脹到50人，跨區串聯北角到深水埗。這一切，靠的不是魔法，而是釘釘日程為銀髮族量身訂做的「數位拐杖」——放大字體、語音輸入、子女代設帳號，連不懂拼音的阿婆都能用廣東話講句「我要參加清潔活動」，系統秒懂。

更妙的是，組織者發現，當志願參與打破年齡高牆，熱情就像煲滾的蓮子百合糖水，滿出來！但別忘了，並非每位長者都住在Wi-Fi溫暖的懷抱中。因此，該團體每週在社區中心設立「釘釘支援站」，由年輕義工協助長者登入、查看日程，確保科技進步不落下任何人。畢竟，在香港做公益，從來不只是效率問題，更是人情味的傳承。

誰說數據冷冰冰？在香港某個不起眼的社區中心，一張釘釘日程報表差點被當成聖誕卡裱起來——因為它「算準」了志願力的潮汐！非營利組織不再靠直覺喊「今次又無人嚟啊」，而是打開釘釘日程的統計頁面，一眼看穿：原來週日下午三點到五點，志願者出席率高達87%，簡直是「黃金雙小時」。從此，原本分散在五個時段的環保清潔活動，全數集結於此，結果服務量暴升30%，連義工都笑說：「好似追劇，定時定候就出現！」

這些數字不只是給資助方交功課的花紙，更是貼地的社區脈搏圖。有機構發現北區長者活動參與度偏低，追查才知交通不便，於是改用釘釘日程標註「設免費接駁車」，報名即刻翻倍。更妙的是，系統自動記錄誰常報名教育類活動、誰鍾意戶外服務，讓招募訊息精準推送，不再「亂槍打鳥」。

下次看到釘釘日程的分析報表，別只當它是Excel孫子——它根本是會讀心的義工諸葛亮。想知邊區缺人、邊種活動受落？問它就對了。香港支援電郵 cs@dingtalk.com.hk 或致電熱線 +852 6439 2620。

多姆科技（DomTech）是釘釘在香港的官方指定服務商，專門為廣大客戶提供釘釘服務。如果您還想瞭解更多釘釘平臺應用的內容，可以直接諮詢我們的在線客服，或者通过电话+852 64392620或邮箱cs@dingtalk.com.hk联系我们。我們有優秀的開發和運維團隊，豐富的市場服務經驗，可以為您提供專業的釘釘解決方案和服務！