五間公司・一個系統 |香港建築工程公司HR嘅數碼轉型實錄

一個真實嘅痛：五間公司，五套數

呢間集團旗下五間子公司，各自獨立運作：一間紮鐵，一間釘板，一間落石屎，仲有兩間專做裝修同機電。每間公司嘅考勤、薪酬、假期規則都唔同——會計部阿 May 每個月頭三日都喺公司過夜，枱面疊糧單高過部電腦。

紮鐵佬按噸計糧，釘板佬按平方米計，落石屎佬按立方米計——地盤主管每日收工要逐個核對。啟德地盤嘅陳主管試過對到凌晨兩點，第二朝仲要將 Excel 傳俾會計，會計又要重新入一次。「做完紮鐵嗰份，釘板嗰份嘅格式又唔同，次次都要重新 set 過。」

• 🔸 五間公司嘅糧單分開計、分開出，阿 May 試過一個月出錯三次糧，俾勞工處書面警告
• 🔸 地盤工人出勤紀錄散落唔同地盤——有啲用打卡紙，有啲用手機影相，對到眼花
• 🔸 總部發通告，地盤佬邊得閒睇 email？WhatsApp group 訊息幾百條，轉頭就沉底
• 🔸 舊系統 1月26號 到期，新系統要 12月中 開始測試，時間得返八個星期

「我哋想獨立處理五間公司嘅嘢，但又要慳錢，唔想開五個戶口、買五套嘢。」—— 財務總監 Eric，會議開場就畫咗條線

呢個需求聽落好簡單，但做起來要面對地盤環境、多工種、同埋一班唔鍾意掂手機嘅老師傅。張太話：「舊年試過用 WhatsApp 出糧單，結果有師傅 delete 咗訊息，要會計 re-send 三次。有個紮鐵阿叔仲話『我唔識睇英文㗎』——明明個訊息係繁體中文。」

📌 地盤實況：啟德地盤嘅科文陳生每朝六點半開「企棚」會議，點人數、派任務，收工後先有時間對單。佢話：「如果系統可以自動 sync 考勤，我唔使每日對到眼矇。」

建築行業HR嘅三大死穴

根據現場討論同埋我哋呢兩年行過嘅地盤經驗——由啟德發展區到大嶼山填海地——香港建築工程公司嘅HR，十間有九間都中呢三槍：

※ 數據基於該集團 2025 年內部統計及會議紀要整理

現場解法：一個組織，五個BU

Mike將投影幕切到釘釘後台，指住 Organization ID 嗰行：「一個組織，下面開五個 Business Unit。每個BU獨立權限、獨立數據池，但HQ可以一個版面睇晒。」

Eric 即刻追問：「咁安全點計？萬一 A 公司嘅 HR 睇到 B 公司嘅糧單點算？」Mike打開權限設定頁，鼠標逐個 tab 撳：「逐個BU set 角色，邊個管邊間，精確到地盤層級。你甚至可以 set 到某個地盤主管只睇到自己地盤嘅打卡紀錄，睇唔到其他地盤。」講完佢將畫面切到權限測試模式，示範咗一次——張太個 account 登入之後，淨係見到自己負責嘅兩間公司，其他三個BU嘅數據欄位全部灰咗。
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呢個架構嘅三個好處：

• ✅ 數據隔離：每間公司嘅人事、薪酬數據獨立，審計時清清楚楚。去年錯糧嘅事唔會再發生
• ✅ 統一管理：HQ 一鍵查看所有公司概況，唔使逐個系統登入。張太話「終於唔使記五個密碼」
• ✅ 成本可控：一個 PaaS 平台搞掂五間公司，計落條數慳咗四成。Eric 計完數點了點頭

「有冇同事可以管晒五間公司，有啲只可以管兩間？」Mike直接開咗個權限介面，逐個BU撳——「呢度 tick 邊個部門，權限就落到邊度。甚至可以精確到邊個地盤嘅數據。」張太即刻喺筆記簿畫咗個架構圖，寫低「權限矩陣：HQ → BU → 地盤 → 個人」。

🗣️ 張太現場反應：「咁樣我就可以俾紮鐵嗰邊嘅HR admin自己管返紮鐵嘅人，我淨係睇總數就夠。之前要逐間公司問佢哋拎report，問到我都唔好意思。」

薪酬模組：從「人手計」到「自動算」

會議嘅重頭戲，一定係薪酬模組嘅現場演示。Mike打開薪酬設定頁，張太同阿 May 即刻坐直咗身——呢個係佢哋最痛嘅部分。

定薪與調薪：員工檔案直接關聯薪資數據。紮鐵工基本日薪 $1,200，釘板工 $1,000，落石屎工 $1,100——全部可以 set 入系統，仲可以追溯歷史記錄。阿 May 話：「終於唔使再查返三年前個 Excel，上次為咗搵一個師傅嘅舊糧單，摷咗兩日。」

計薪規則（低代碼配置）：Mike打開公式編輯器，即場 set 咗條規則：實發工資 = 累計應發工資 - 強積金(5%) - 其他扣款（飯錢$25/日 + 水電$10/日）。紮鐵、釘板、落石屎唔同嘅計糧方式，都可以用低代碼拖拽配置。HR自己都改到，唔使寫 code。阿 May 問：「咁加班補水點計？」Mike拉出另一個規則頁——「平日加班 1.5 倍，紅日 2 倍，可以按工種獨立 set，紮鐵佬同釘板佬嘅加班費率可以唔同。」
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發薪活動：財務部一鍵創建發薪任務，系統自動 sync 考勤數據，計完出報表。阿 May 計過，成個流程由三日壓縮到半日。「每個月慳返兩日半，可以準時收工。」佢笑住講。

「我哋唔需要喺系統裡面做個稅，香港冇呢個問題。」Eric 補充。但強積金、有薪假期、加班費——尤其地盤超時工作，紮鐵佬成日做到夜晚八點——呢啲都要計得準。釘釘嘅規則引擎，啱啱好。Mike再補多句：「MPF 嘅計算可以 set 每年 6月 同 12月 自動調整，唔使次次手動改。」

💬 阿 May 嘅實戰問題：「咁如果個師傅月中由紮鐵轉去釘板，工種轉咗，計糧方式要跟住轉，系統識唔識自動 split？」Mike答：「set 個轉崗日期，前後分段計，系統自己拆。」

通知觸達：DING一下，唔使再逐個打電話

返返去開頭個痛點——總部發通告，地盤工人唔睇。張太嗰日就係因為颱風通知俾人鬧。釘釘嘅 強提醒功能（DING） 係現場掌聲最多嘅部分：

啟德地盤嘅科文陳生就話，舊年黑雨嗰次，總部朝早九點出咗停工通告，但佢哋地盤班師傅仔到十點仲喺天秤下面開緊工。「WhatsApp group 幾百條訊息，邊個得閒爬文？」最後係大判打嚟鬧，佢先逐個打電話叫人收工，打咗四十幾個電話。

釘釘嘅做法係：通告發出後，App 內彈窗強制「已讀」先消失；如果 15 分鐘內未讀，系統自動補 SMS；再唔睇，可以 set 每 30 分鐘追多一次，直到佢㩒「確認收到」為止。「你發咗100封，得80個睇咗，剩低20個你可以再 send 一次，或者設 30 分鐘提醒一次，直到佢睇為止。」Mike講完呢句，張太即刻喺筆記簿寫低「DING + SMS 雙重保障」。

「如果上次黑雨有呢個，我就唔使俾老細照肺。」—— 張太講完，會議室靜咗兩秒，然後有人拍枱

背後係 MCP 協議 嘅支撐——系統可以跨平台觸達，App、短信、電話層層遞進。對於地盤嚟講，呢個唔係功能，係救命符。Mike再補多句：「大陸版仲有 AI 自動打電話，香港版可以駁第三方語音網關，如果你哋有需要。」 Eric 即刻答：「暫住唔使，SMS 加 App 夠做。地盤佬收工先得閒睇電話，強提醒先係佢哋會睇到嘅嘢。」
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新舊系統效率差異（估算）

根據現場演示同客戶實際數據推算，轉換前後嘅效率對比：

※ 以上數字基於該集團 2025 年 12 月內部測算，實際提升視乎實施細節

部署時間線：10個工作天

會議上確認咗關鍵時間表。客戶目前進度：舊系統 1月26號 完約，新系統一定要喺 1月1號 用得。Mike打開 project plan，指住 milestones：

• 📅 12月4日：確認報價，簽約（Eric 話「聽日就出 PO」）
• 📅 12月10-15日：系統部署（Setup + 基礎數據匯入，五間公司嘅員工檔案一次過入）
• 📅 12月16日起：員工測試適應（先做紮鐵同釘板兩間公司試行，搵地盤主管做種子用戶）
• 📅 1月1日：五間公司正式上線（舊系統同步停用，數據 migration 完成）

「我哋個舊系統 1月26號 完約，所以 1月1號 一定要用得。」Eric 強調咗三次。Mike望住時間線：「10個工作天 deploy 晒，釘釘嘅酷應用生態可以快速配置公告、日誌、審批等模組，唔使從零開發。12月16號試行嗰日，我會喺地盤陪你哋睇第一日打卡。」
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幾個值得留意嘅細節

1. 多語言支援

「文字可唔可以繁體或者英文？」張太問。系統可以設定為繁體中文或英文，員工手機 App 會跟住轉。地盤老師傅慣睇繁體，PM 級可能用英文——Mike即場將界面由簡體切到繁體，再切到英文，前後唔使三秒。「得咗。」張太寫低。阿 May 補問：「咁出糧單嗰陣，可唔可以揀語言？」Mike點頭：「可以，甚至逐個員工 set，紮鐵阿叔要繁體，機電嗰邊要英文，各自睇到各自嘅語言。」

2. 工資條發放

香港習慣出紙質糧單，但釘釘可以加密發送到員工個人賬戶，員工用密碼或手機號後幾位先可以打開。「大陸啲公司已經唔用紙質糧單，全部線上發。」Mike解釋。如果客戶堅持要紙質，可以導出 Excel 再打印，但就要人手裁切、蓋章——阿 May 話：「先試線上，有師傅唔慣再打印。不過紮鐵嗰邊有幾個阿叔連智能手機都冇……田总你哋有冇解決方案？」Mike答：「可以用 SMS 發短連結，點開都係加密頁面，功能機都得。」

3. 打卡方式

客戶目前用手機打卡，唔需要人臉識別硬件。釘釘支援藍牙 Beacon、Wi-Fi、GPS 混合打卡，地盤範圍夠大都可以精準定位。Mike話：「啟德地盤試過，GPS 誤差 5 米內，夠用。」如果要用 Face ID 打卡機，硬件成本大約 $767 一部，但客戶表示手機打卡已經夠用——「地盤佬個個都有手機，就算唔係 smart 嘅都有 feature phone，SMS 打卡都得。」

4. AI 助理應用

會議本身就用咗釘釘嘅 AI 功能做紀要。對於建築公司嚟講，可以應用喺：自動生成巡店日誌摘要、智能翻譯多語言通告、會議紀要自動整理。不過現場大家都更關心「出糧準唔準」多過 AI 有幾型——Mike笑住話：「出糧準係基本盤，AI 係 bonus。你哋搞掂咗計糧先，AI 慢慢玩。」
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畀同行HR嘅三個建議

如果你都係建築工程行業嘅 HR，面對類似問題——五間公司、地盤散落、計糧複雜——以下三步可以參考（純粹經驗之談，唔係廣告）：

• 1. 先理清架構：你係咪都有多間公司？需唔需要數據隔離？呢個決定咗系統點樣設計。張太話：「我哋花咗三日，將五間公司嘅員工 list 重新整理，先發現有啲人掛喺 A 公司但做緊 B 公司嘅嘢。」呢步最悶，但最值得做。建議用 Excel 開一個 master sheet，列晒所有員工嘅歸屬公司、地盤、工種，再同會計對一次，確保冇遺漏。💡 實戰貼士：啟德地盤試過有紮鐵師傅嘅合約掛喺釘板公司，搞到糧單出錯，重新整理後先發現有 7 個 case 係咁。
• 2. 計糧規則要標準化：紮鐵按噸、釘板按平方米、落石屎按立方米——每種工種嘅計糧方式要寫清楚，先可以用低代碼配置出嚟。阿 May 用咗五日整理晒所有規則，話「之後十年都唔使再煩」。建議由財務部主導，HR 配合，逐條規則寫成 documentation，包括加班補水、MPF、飯錢扣減等所有變數。📊 阿 May 嘅清單：紮鐵 6 條規則、釘板 5 條、落石屎 4 條、裝修 7 條、機電 6 條——總共 28 條。
• 3. 搵兩個地盤主管做種子用戶：地盤有地盤嘅節奏，唔好一嚟就 all in。搵兩個肯試新嘢嘅地盤主管，俾佢哋先用兩星期，再聽 feedback 改。張太話：「我哋揀咗啟德同東涌兩個地盤試行，反應好先推全線。啟德嗰邊嘅陳主管仲主動幫手教其他師傅用，好過我哋 Admin 落去講十次。」👷 啟德科文陳生嘅 feedback：「個 App 最好有大字版，老師傅睇唔到細字。」Mike團隊第二日就加咗「長者模式」。

結語：一個平台、五個BU、一套規則

呢場會議由下晝三點開到七點，中間叫咗一次外賣——大家都冇胃口，淨係飲咗幾杯咖啡，阿 May 嗰杯凍咗都冇飲完。釘釘團隊打開後台，一個畫面睇晒五間公司嘅數據；張太即場試發通告，五秒鐘設定強提醒；阿 May 問咗十條計糧問題，全部有答案。

「我哋想獨立，但又想慳錢。」—— Eric 呢句說話，可能係好多香港中小企 HR 嘅心聲。

會議散場時，張太收埋本寫滿三頁紙嘅筆記簿，同阿 May 講：「聽日開始執員工 list，星期五前俾到田总。」 Eric 行過嚟補多句：「PO 聽日出，你哋嗰邊有咩技術問題直接搵釘釘 support。」Mike喺門口叫住佢哋：「12月16號試行嗰日，我會喺啟德地盤等大家。」

解決方案唔係買最貴嘅，而係買最啱嘅。對於呢間集團嚟講，一個平台、五個BU、一套規則——再加埋張太、阿 May 同啟德科文陳生嘅參與，就係佢哋要嘅答案。成個方案嘅核心，係釘釘PaaS底層嘅數據貫通、MCP協議嘅安全對接、低代碼嘅靈活定制、酷應用嘅輕量場景，最終實現真正嘅業數融合。
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本文改編自香港建築工程集團真實需求盤點過程，企業名稱已化名，對話及數據來自現場真實記錄。

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