社服機構告別 Excel 地獄：東九龍 100 人團隊實戰，HR 與 PM 點樣用釘釘慳返 1.2 個全職人力

痛點一：薪酬計算——長服金、MPF對沖、假期折算，錯一個位累街坊

Rick 用 Excel 嘅痛苦，在於佢要開十幾個分頁。「基本薪金、MPF、各種補水——最攞命係離職結算。根據《僱傭條例》，長服金係（最後一個月全月工資 × 2/3）× 服務年資。2025 年 5 月取消 MPF 對沖後，年資要斬開兩截計，Excel 唔係唔得，係好易『跣腳』。」

佢舉咗個真實個案：上個月有個做咗 8 年嘅同事走，同一條數用 Excel 拉三次，得出三個唔同嘅銀碼。最後要摷返三年前嘅糧單逐個月對，搞足兩日。「嗰兩日我連廁所都唔敢去，驚一離開個 Mon 就亂晒大龍。」

見 Rick 苦過弟弟，我冇直接拋功能清單，而係開咗個 睿人事 嘅測試台俾佢親手篤。我指住個「自訂薪酬方案」話：「你唔使再驚『轉制前後』條數撈亂，因為系統可以按機構實況，將 MPF 對沖分段同長服金公式直接寫入後台。」
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• ✅ 定薪檔案化：同事入職嗰刻就建立薪酬檔案，之後任何跳 point、晉升，全部留底。HR 唔使再翻箱倒櫃摷舊 email，一撳就見到晒成個薪酬歷程。
• ✅ 離職結算自動化：針對 Rick 最頭痕嘅長服金，系統自動抓取考勤機嘅請假、加班數據。我哋仲幫佢設定好 業數融合 嘅邏輯——即係薪酬數據直接 Link 去財務部嘅總賬，唔使 Excel Export 嚟 Export 去，一條數錯全盤改嘅日子正式終結。
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• ✅ 電子糧單手機簽：計完之後，同事手機收到糧單，線上簽名確認。呢步唔止慳紙，最重要係減少「你話咁計就咁計？」嘅勞資爭拗。

Rick 撳完個「模擬離職結算」制，見到系統自動生成嘅明細表，佢話：「咁即係我以後唔使再『靠自己肉眼對數』？」——我答佢：「係，以後靠個 平台底層 幫你對。」

痛點二：十個服務點進度參差——管理者變咗「人肉追 call 專員」

Wendy 嘅煩惱同 Rick 完全唔同。佢唔係對住堆數字，係對住班「飛紙仔」嘅前線同事。

「以前點知 10 個點做緊乜？打電話囉！『喂，阿強，今日長者飯堂幾多人？』『喂，阿珍，嗰個青少年活動報名滿咗未？』」Wendy 話，「打完一輪電話，半日嘅時間就咁冇咗。最慘係月尾先發現有個點嘅服務量跌咗三成，但嗰陣已經過咗去，想救都救唔切。」

Wendy 要嘅唔係一個「電子 form」，而係一個識得自動預警嘅 低代碼 戰情室。我哋用釘釘嘅 宜搭（YiDa） 幫佢砌咗個解決方案，過程完全唔使寫 Code [citation:7]。

• ✅ 前端極簡：每個服務點生成一個專屬 QR Code（或者釘釘群組入面嘅 酷應用 圖標）。前線同事做完服務，拎部手機出嚟「嘟」一聲，揀服務類別、入人數、寫幾句備註，30 秒搞掂。比起以前手寫紙本，快咗幾倍。
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• ✅ 後端實時：所有數據實時回傳，Wendy 打開手機就見到一個彩色嘅 即時儀表板。邊個點今日仲未入數？邊個活動報名率突然插水？系統會自動用紅字標注，唔使等前線同事「得閒先報數」。

Wendy 睇完個 Demo，佢嘅反應好接地氣：「即係我而家可以喺問題『啱啱發燒』嘅時候就執藥，唔使等到『入 ICU』先嚟急救？」——Exactly，呢個就係數碼轉型賦予前線管理者嘅「預判能力」[citation:10]。

痛點三：績效考核——唔係為咗交差，而係為咗對得住班同工

講到績效，Rick 冇笑，反而嘆咗口氣。

「舊年有個 case，我記得好清楚。」佢拎起手機篤咗幾下，搵返張相——一個 Excel 表，密密麻麻嘅紅字。「呢個同事，服務對象畀佢 4.8 分（5分滿），但佢嘅『活動出席人數達標率』得 68%。你話佢做得差？服務對象讚到佢上天。你話佢做得好？機構個 KPI 話佢唔達標。最後評核傾咗三個鐘，佢拍枱走人，我哋蝕咗個好員工。」

呢個故事帶出咗社福界績效考核嘅死結——量化指標量化唔到人心。行政規定要睇數字，但前線同工嘅服務質素，好多時係數字反映唔到嘅。結果係乜？主管填表做到手軟，但填完就收埋，對改善服務零幫助。

釘釘個績效模組，入面有個功能叫「持續反饋」。主管同員工可以每個月喺釘釘傾一次——唔係打分，而係寫低：「今個月邊件事你做得好？邊度需要支援？」紀錄全部留底。到季度考核嘅時候，AI 助理 會自動將呢啲傾偈紀錄、服務數據、同事請假紀錄拉埋一齊做初步分析。
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更重要嘅係，考核完之後——透過 業數融合 嘅底層邏輯——評分同薪酬調整、獎金掛鉤嘅過程係 自動化關聯，唔再需要 HR 人手將 Excel 嘅評分「搬字過紙」去 Finance 嗰份糧單表。

Rick 聽完，佢話：「即係啲分數唔再係『考完就算』，而係真係影響到同事嘅人工同前途？」——我話，係。而且最重要嘅係，傾考核嗰三個鐘，唔再係用嚟吵架，而係用嚟規劃下個季度點樣幫個同事做得更好。

關於數據安全與成本——香港機構最關心嘅兩條問題

傾到一半，Rick 突然煞停：「等等，你講到咁美好⋯⋯但數據擺邊度？同埋，我哋社福機構， budget 唔係話有就有。」好，直接答。

1. 數據擺邊度？合唔合規？

釘釘專業版支援數據儲存於阿里雲香港節點。更重要係，根據 個人資料私隱條例（PDPO），只要資料使用者採取合約規範方法防止資料被未獲准查閱，雲端服務係容許嘅。釘釘支援 AES-256 加密同 RBAC 權限控制，確保只有獲授權嘅 HR 或主管可以存取敏感糧單 [citation:2][citation:10]。

2. 成本點計？Rick 聽完個價嘅反應

我畀咗個透明報價：

• 📌 釘釘專業版（國際版）：約 US$1,800/100人/年（約 HKD 14,000/年）
• 📌 宜搭（低代碼應用）：50人約 HKD 6,800+/年
• 📌 睿人事薪酬模組：約 HKD 11,000+/年

Rick 皺咗皺眉：「加埋成三萬幾蚊一年喎⋯⋯」我同佢計返條數：導入後每年釋放 1.2 個全職人力嘅工時，以時薪 65 港元計，每年幫機構慳逾 19 萬港元成本 [citation:5]。佢計完，眉頭鬆返：「即係唔使一年就回本？」——係，而且未計「唔使再畀人問候阿媽」嗰種無形回報。

AI 助理 + MCP 協議：社福管理嘅「超級大腦」

傾到尾聲，我同 Rick 同 Wendy 提到釘釘最新嘅 AI 助理 同 MCP 協議（Model Context Protocol）。Wendy 問：「即係唔使我㩒入個 App 撳嚟撳去，直接問就得？」

冇錯。MCP 協議 係一種俾 AI 大模型直接「呼叫」企業系統後台嘅標準。釘釘已將超過 6000+ 企業級能力 封裝成 MCP 服務 [citation:4]。即係話，第時 Wendy 返到 office，只需要喺釘釘打句：「AI 助理，幫我睇吓今日邊個服務點嘅登記量最低，順便 push 個提醒俾嗰邊嘅主管。」AI 就會自動查數據庫、分析趨勢、甚至草擬埋改善建議。
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Rick 聽到呢度忍唔住笑：「即係連我追數嗰啲『口水』都慳返？」——唔止慳口水，呢啲就係建基於釘釘 PaaS 底層架構嘅威力。透過 業數融合 嘅終極形態，業務數據（服務量）同財務數據（人力成本）會透過 AI 助理即時互動。管理者唔再需要「等人出報表」，而係「問就有答案」[citation:10]。

數碼轉型唔係為咗追潮流——係為咗收工嗰陣仲見到太陽

臨走前，Rick 講咗句心底話：「我哋都好想同步去做呢件事。」佢望住個 mon 上面嗰版自動化薪酬報表，補多句：「如果早三年有呢啲嘢，我唔使畀人問候咁多次阿媽。」

香港社福界同工工作量大、壓力高，呢個唔係新聞。但數碼轉型嘅真正價值——從來唔係迫人學新系統。係將 HR 由「人肉計算機」變返做「人」。係將項目主管由「人肉追 call 專員」變返做「策略規劃者」。

無論係用 低代碼（宜搭） 快速砌表單、用 酷應用 將工具嵌入日常工作流、靠 PaaS 底層守住數據安全、抑或用 MCP 協議 打通 AI 助理 同後台數據——最終目的都係一樣：將啲時間，放返喺人身上。

Rick 同 Wendy 嘅故事仲未完。但至少，佢哋而家知道個終點喺邊——而個終點，唔係「追潮流」，而係 準時收工 嗰陣，仲見到太陽。

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本文改編自香港社福機構真實需求盤點過程，機構及人名已化名，對話及數據來自現場真實記錄。

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