釘釘合規大冒險：在香港法網中安全起舞

「合規」聽起來像會計師的噩夢，但在香港，它可是釘釘用戶的保命符。根據《個人資料（私隱）條例》（Cap. 486），任何組織處理個人資料時，都得遵守六大保障原則——從收集目的到保留期限，一步踏錯，就可能被私隱專員公署（PCPD）請去「喝咖啡」。2023年上路的強制性數據外洩通報機制更是一記重拳：一旦資料外洩，72小時內不報告？罰單可能比你的月租還高。

特別注意！未經當事人同意就把資料傳到中國內地伺服器，等於在紅線上跳踢踏舞。而若釘釘缺乏端對端加密或存取控管機制，企業就可能被視為「技術保障不足」，直接違反第4條保障原則。PCPD近年已對多宗跨境傳輸與內部監控案件開罰，顯示監管不留情。

所以別以為用釘釘只是打個卡、開個會——背後的數據流若踩雷，老闆和IT主管都得一起下水。

當你在釘釘上傳一份合約、發送一則語音訊息，或把同事拖進群組時，這些資料究竟「落腳」何處？這不是哲學問題，而是香港合規的關鍵命題。釘釘國際版（DingTalk International）與中國內地版在數據架構上宛如「雙胞胎分居兩地」：前者主要將數據儲存於阿里雲的新加坡與馬來西亞節點，而後者則毫無疑問地落在中國內地伺服器。根據阿里巴巴集團公開的隱私權政策，釘釘作為SaaS平台，企業用戶是數據控制者，釘釘本身是處理者——聽起來很負責任，但若你的員工在香港回覆客戶訊息，系統卻自動把聊天記錄同步至杭州備份，那就可能踩中《個人資料（私隱）條例》的跨境紅線。

更微妙的是，文件共享與通訊錄同步往往觸發無形的數據流動。即使你用國際版，若帳戶體系綁定中國內地手機號或支付寶生態，部分元數據仍可能「繞道北上」。這就像在香港點外賣卻由深圳廚房出餐——方便，但監管跟得上嗎？

合規不是口號，是釘釘後台裡的每一個勾選框。 別以為點幾下滑鼠就萬事大吉——真正的隱私保護，是在你還沒被PCPD「請去喝咖啡」之前，就把端到端加密（若功能開放）、資料保留策略設好。想像一下：員工離職三年後，他的聊天紀錄還躺在伺服器上？這不是懷舊，是違規！

快進管理後台，設定自動清除文件與訊息的期限，別讓資料像倉鼠囤糧一樣越堆越多。同時，關閉不必要的第三方應用權限——那些你從沒聽過的外掛，可能正偷偷窺探你的商業對話。別忘了啟用雙因素認證，否則管理員帳號一被盜，整棟數位大樓的鑰匙就拱手讓人。

更要定期審查誰是「超級管理者」，避免前員工仍握有生殺大權。實踐「預設隱私保護」，例如利用釘釘的「數據主體請求」功能，快速回應查閱、更正或刪除個人資料的要求，讓合規不再是被動救火，而是主動防禦。

當你的釘釘訊息跨過邊境，就像員工放完深圳午飯假順手帶回一盒腸粉——看似無害，但若沒申報，海關照辦你。資料跨境傳輸也是同一道理：《個人資料（私隱）條例》第33條雖尚未全面生效，但PCPD可不會睜隻眼閉隻眼。企業若要把員工資料從香港傳到釘釘位於內地的伺服器，就得走「合規密道」。

這條密道有三把鑰匙：與阿里巴巴簽署符合PCPD標準的數據處理附錄（DPA），讓合約條款成為你的法律防彈衣；採用具約束力的企業規則（BCRs），適合集團化作戰的大型企業；或取得用戶「清晰、自願、具知情基礎」的同意書——別在員工簽聘約時混進一堆小字，那叫「偷渡同意」，不合規！

建議HR在入職流程中單獨設計一份跨境數據傳輸同意文件，搭配簡明動畫說明，確保員工真的看懂而非只按「OK」。畢竟，合規不是技術部門的獨角戲，而是全公司一起跳的安全華爾茲。

恭喜你！終於來到「釘釘合規大冒險」的終極關卡——打造你的合規防護罩，不再讓法規當Boss追著打。別以為通過跨境傳輸密道就萬事大吉，合規不是通關後的獎盃，而是每天都要穿戴的盔甲。建議企業定期審計數據流，搞清楚員工的聊天紀錄、文件上傳到底流向何方，就像追劇一樣不能跳集。同時，培訓員工隱私意識不能只靠海報喊口號，要讓他們知道亂傳機密檔案的後果，可能比遲到扣勤工獎金嚴重十倍。

制定內部數據處理政策更是重中之重，明確誰能看、誰能刪、誰能把老闆的語音訊息轉發到群組（絕對不行！）。別忘了與IT供應商簽署合規協議，確保他們也遵守香港遊戲規則。合規不是絆腳石，而是讓客戶敢把資料交給你的信任支票。中小企不用嚇到縮起來，可考慮聘請本地合規顧問，或善用PCPD提供的免費資源，省錢又安心。

多姆科技（DomTech）是釘釘在香港的官方指定服務商，專門為廣大客戶提供釘釘服務。如果您還想瞭解更多釘釘平臺應用的內容，可以直接諮詢我們的在線客服，或者通过电话+852 64392620或邮箱cs@dingtalk.com.hk联系我们。我們有優秀的開發和運維團隊，豐富的市場服務經驗，可以為您提供專業的釘釘解決方案和服務！