釘釘開會不再雞飛狗跳

會議前的準備功夫

你有冇試過一啲釘釘會議，一開咪就「喂喂喂，聽唔聽到呀」、「我睇唔到畫面呀」、「你share緊邊個screen呀」？結果廿分鐘過去，會議先至正式開始，大家仲未講到正題，已經耗盡元氣。呢啲「九唔搭八」嘅場面，其實一早可以避免——關鍵就係會議前嘅準備功夫。 首先，唔好搞「突襲式會議」！召開會議之前，一定要明確會議目的。你係要決策？要匯報？定係要腦力激盪？目的唔清，議程就會變「吹水大會」。訂好目的後，出一份清晰嘅議程表，列明每個環節要講乜、邊個負責、幾耐時間，咁樣先至唔會有人突然「插播」一啲無關議題。 其次，提前通知參與者非常重要。唔好等到臨開會先「叮」一聲call人，要畀人預留時間準備資料、調度手頭工作。最好附上相關文件同背景資料，唔好等開會先派「驚喜作業」。 最後，千祈唔好忽略技術設備檢查。開會前五分鐘，自己試下網絡速度、咪高峰、鏡頭角度，仲要確認釘釘版本係咪最新。唔想自己變「幻燈片人」——有影無聲，或者聲似外星語。準備充足，先至可以從容開會，唔使雞飛狗跳。

選擇合適的會議時間

你有沒有試過興致勃勃地打開釘釘會議，結果發現一半人還在吃飯、另一半人在地鐵站狂奔？別急，這不是你一個人的噩夢！要讓會議不再「九唔搭八」，第一道防線就是——選對時間！ 首先，別再無視時差這個「殺人兇手」！如果你的團隊橫跨北京、上海、甚至新加坡，別傻傻地以為早上九點對大家都剛好。用釘釘的日曆功能查看參與者時區，或直接在群組發個小投票，「大家幾點最清醒？舉手不殺！」，比強行指定更有人性。 其次，避開「生存危機時段」——午餐時間人人想吃飯，下班前人人想衝刺打卡。這些時段開會，等於逼大家邊啃三明治邊辯論KPI，效率自然「飛天遁地」。建議選在上午10點或下午3點，腦袋清醒、咖啡也剛生效，正是鬥智鬥勇的好時機。 最後，定好時間別偷懶！用釘釘的「自動提醒」功能，提前15分鐘叮咚一聲，比老闆吼十句還管用。畢竟，準時不是美德，是對彼此腦細胞的基本尊重。

優化會議流程

你有冇試過開釘釘會議，結果變咗成場「自由發揮大會」？有人講到飛起，有人默默關咪食飯，仲有人突然問：「我哋而家討論緊乜？」——呢啲都係「九唔搭八」會議嘅經典劇情。但其實，只要優化流程，分分鐘可以由「雞飛狗跳」變「行雲流水」！ 首先，一定要有主持人，唔係人人輪流做「臨時導演」。主持人就好似司機，要掌握方向、踩 brake、轉線都要由佢話事。唔好等大家你一言我一語，最後兜到火星去先有人醒。 其次，每個議題都要有時間限制，好似煮餃子咁，唔好煮到變粉。三分鐘講重點，五分鐘討論，時間一到就切下一環節，唔好俾某位「熱心同事」獨佔 mic 十五分鐘分享佢上個月去日本嘅旅遊攻略。 最後，鼓勵互動，但要互動得其所。可以用釘釘嘅舉手功能排隊發言，唔好大家一齊講，結果個個收咪投降。記住，目標係高效，唔係茶聚。做到呢三點，你嘅會議先至真係可以由「九唔搭八」升級為「井井有條」。

利用釘釘的功能提升會議體驗

你有冇試過開釘釘會議，成班人講到九唔搭八，好似無線電收音機跳頻咁，呢句未完嗰句又嚟？唔使驚，其實只要善用釘釘嘅幾大殺手鐧功能，就算再混亂嘅會議都可以變到井井有條。首先，屏幕共享真係救世主級功能——講十次都唔抵睇一次，一開共享，PPT、Excel、流程圖即刻投影到每個同事嘅屏幕上，大家眼神齊返一處，自然唔會各講各話。重點係，主持人可以鎖定畫面，防止有人「手多多」切走視窗，搞到大家眼神迷路。 再嚟就係虛擬白板，唔使再靠口講口噏去描繪抽象概念。邊講邊寫，思維即時可視化，同事靈感湧現都可以即刻記低，仲可以拖曳、標色、分組，簡直係集體腦震蕩嘅最佳拍檔。最正係，白板內容會自動保存，唔怕「講完就算」。最後，千祈唔好忽視會議錄製功能，尤其有同事時差到飛起或者中途失聯，一段錄音就好似時光機，令後知後覺都唔會脫班。呢三招齊出，會議由「雞仔亂咁走」變「兵馬俑列陣」，效率自然飛起。

會議後的跟進與反饋

會議一結束，千萬別像放學衝出教室的小學生一樣，一溜煙就消失無蹤。這時候才是真正展現你「會議管理武林高手」實力的時刻！整理會議紀要，可不是把大家講的話像炒雜鍋一樣胡亂倒出來，而是要像米其林主廚一樣，精準提煉重點：誰要做什麼、什麼時候交、目標是什麼，條列清楚，讓人一眼看懂。發出去時順便附個俏皮話：「以上內容，如有遺漏，歡迎補刀，但別補到我心臟」，輕鬆拉近距離又鼓勵回應。 接下來，收集反饋意見才是深藏不露的神技。別只問「會議順不順利」這種像問「你吃飽了沒」一樣毫無資訊量的問題。改問「哪個環節讓你覺得像在等電梯？」或「有沒有哪段時間你差點用釘釘數綿羊？」這種幽默提問，反而能挖出真實心聲。最後，制定行動計劃，用釘釘的待辦事項功能把任務派下去，設定截止日，還能追蹤進度。這樣一來，會議才不會變成「開完就忘、忘完再開」的無限迴圈，而是真正推動事情前進的引擎。

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