開會最怕什麼？不是老闆遲到，而是大家「九唔搭八」——你講A他答B，明明要討論預算，結果聊到誰家貓生了三隻小貓。這種混亂場面，在釘釘會議上尤其容易發生，畢竟看不見臉、聽不清聲，一不留神就變成「耳仔借左比阿媽聽電話」。所以啊，想避免雞同鴨講，事前準備絕對不能懶。
首先，別假設人人都懂釘釘！有些同事可能連「入會按鈕在哪」都要問三次。務必確認每位參與者不僅安裝了釘釘，還知道如何開麥、關鏡頭、舉手發言。可以私下偷偷幫那位總在背景穿著睡衣的同事上堂五分鐘。
其次，會議邀請不是發個連結就算數。要像點外賣一樣清楚：幾點開會？做乜？有冇功課？附上議程草案，讓大家心裡有數，不會一進會議室就問「我哋依家做緊乜？」
- 確認所有參與者的釘釘賬號已激活
- 提前發送會議邀請，並附上會議議程
- 檢查網絡連接和音視頻設備
- 準備好會議所需的資料和文件
最後，自己先演練一次——打開鏡頭、測試咪高峰、看看背景有沒有晾滿內衣。技術問題是混亂之母，而你是阻止災難的最後一道防線。
設定清晰的會議議程
設定清晰的會議議程，是把釘釘開會從「雞同鴨講」變為「對口相声」的關鍵一步。你有沒有試過一場原定半小時的會議，最後拖成兩小時？只因為阿明突然提起上個月的團建預算，而阿強堅持要討論茶水間的咖啡機品牌？這種「九唔搭八」的混亂，其實只要一份清楚的議程就能避免。
在點擊「開始會議」之前，請先化身導演，為這場戲寫好劇本。列出所有議題，別讓任何人臨時加戲——畢竟，這不是即興喜劇表演。每個議題分配時間，例如：預算審核10分鐘、專案進度8分鐘，超時就按鬧鐘提醒，像教小學生下課一樣嚴格。更要指定負責人，誰提議誰主講，避免出現「這件事誰負責？」全體靜默三秒的尷尬。
會議一開始，花一分鐘宣讀議程，就像飛機起飛前的安全示範——看似多此一舉，但能確保每個人在同一頻道上。有人想跑題？溫柔但堅定地說：「這個很棒，我們排進下次議程。」久而久之，團隊自然學會「對題發言」，不再東拉西扯。當議程成為習慣，你的釘釘會議將不再是時間黑洞，而是高效輸出的能量站。
利用釘釘的會議工具
「喂，你講完未啊？我截圖截到手抽筋啦！」相信不少人都在釘釘會議中經歷過這種「九唔搭八」的混亂場面：有人遲到、有人靜音不開麥、資料亂傳一通，最後連自己剛才說了啥都不記得。但其實，只要善用釘釘內建的各種神兵利器，會議完全可以從「菜市場模式」切換到「特種部隊作戰模式」。
試想想，你已經精心設計好議程，每個環節時間精準如原子鐘——接下來當然要用工具把它們穩穩落地！釘釘日曆不只是提醒你開會，更能自動發出邀請、同步時間、甚至提前15分鐘彈窗警告那些還在刷短影片的同事。開會時，開啟會議記錄功能，系統會自動幫你存下音頻與文字重點，再也不怕事後有人說「我沒聽到」。
更厲害的是，用投票功能快速決策，避免陷入「你覺得呢？」「我聽你的」的無限迴圈；要報告時，共享屏幕一鍵上傳簡報，大家看著同一份文件討論，不再出現「你翻去第幾頁啊？」的尷尬對話。這些工具不是花瓶，而是讓會議不偏航的導航系統——畢竟，我們追求的不是開得久，而是開得準！
保持會議的互動性
「喂，你講咗啲咩？我影頭跌咗呀！」 相信好多人都經歷過呢種開會災難：有人咪嘴唔出聲、有人突發奇想講到離題萬丈、仲有人乾脆匿咗鏡頭瞓覺。結果個會由頭嘈到尾，散會之後仲要問：「我哋究竟有冇決定到啲咩？」別慌，其實只要掌握互動技巧，釘釘開會都可以由「九唔搭八」變「天衣無縫」！
要避免會議變清談節目，關鍵係主動製造互動機會。唔好等大家自動發聲——通常等來等去都係同一班「熱心社員」發言。你可以預早設計一兩個開放式問題，用釘釘聊天區「放餌」：「大家覺得呢個方案最大風險係咩？」即刻有人忍不住回應。有人一開口，其他人就會跟住加入，氣氛自然活絡起來。
更聰明嘅做法係設立問答環節時限，例如每十五分鐘留三分鐘「自由發問」，鼓勵即時提問。你亦都可以用聊天功能做「沉默投票」：「同意嘅打1，唔同意打2」，連唔鍾意開咪嘅同事都會參與。記住，回應要快——有人發問，就即刻答，唔好等散會先處理。咁樣先至可以令每個人都覺得自己「被聽到」，唔會覺得自己係背景板。
當每個人都有渠道表達意見，會議自然由「一言堂」變「百家爭鳴」，仲怕邊個九唔搭八？
會議後的跟進工作
會議一結束，千萬別像放學鐘響一樣拔腿就跑，彷彿剛逃離一場「九唔搭八」的災難現場。真正的戲，其實才剛開始！這時候，整理會議記錄就是你的「救世主筆記」。別讓大家散會後腦袋一片空白，只記得誰的貓突然入鏡、誰忘了關麥克風在那邊啃蘋果。把決議事項、責任分工、截止日期一一寫清楚，然後火速透過釘釘發送給所有參與者，確保每個人回家前都心裡有數，不會隔天早上醒來還在問：「我們到底決定了什麼？」
更聰明的是，別再用紙筆或腦袋記憶去追任務，直接打開釘釘的任務管理功能，把會議中冒出的每一個「待辦」變成可追蹤的任務小卡片。指派給對的人，設定截止日，系統自動提醒，簡直比媽媽的碎念還有效。你還可以定期檢查進度，看到誰的任務卡在「進行中」超過三天，就溫柔地@一下：「寶貝，還活著嗎？進度如何？」
最後，別忘了及時反饋完成狀況，讓團隊知道誰是默默耕耘的英雄，誰還在原地打轉。這樣一來，下次開會，大家不再「九唔搭八」，而是「齊齊整整，步步到位」。
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