你有冇試過開釘釘會議，一啓動鏡頭，個 mic 就鬼叫鬼嚷，有人仲未著衫、有人大聲嗌住「我睇唔到畫面」，仲有人根本唔知今次開會做乜……簡直一場災難！要避免「九唔搭八」，關鍵唔單止喺點解要開會，而係你有冇真正「準備好」。準備唔足，等於拎住支槍上戰場先學扣板機——死剩把口。 首先，搞清楚今次會議係要「決定」定「通風報信」？前者要人腦力激盪，後者只需睇住個耳仔聽就夠。搞錯性質，就會有人癡癡等發言，有人卻搶住話題走火入魔。再來，參與名單唔好亂邀，見人就加群組等於請一堆街坊入你屋企開家庭會議，結果個姑姐話個月電費、表弟講佢新養嘅倉鼠，主題早飛咗去火星。 最重要係——檔案、連結、演示文稿，全部要提前 24 小時send出。唔好等到開會先「等我搵吓個檔……」，呢個「等我」一講，三分鐘就蒸發，士氣即刻歸零。仲有，自己部電腦有冇電？耳機有冇雜音？網絡會唔會一講到重點就「連線中斷」？試下自己做個「開會前 checklist」，好似飛機師起飛前咁認真，咁先至可以由「雞飛狗跳」升級為「有條不紊」。
明確議程，按部就班
每次開釘釘會議，是不是總有人像在玩「接龍遊戲」——你說東他說西，前一秒還在談預算，下一秒就跳到春遊地點？這種「九唔搭八」的混亂場面，根源往往不在人，而在沒有明確議程。試想，一群同事像無頭蒼蠅般在會議裡亂闖，誰負責、談多久、先講什麼後講什麼，全部靠臨場發揮，不亂才怪！ 要治這「會議癲癇症」，就得靠一份清晰的議程。別只是寫「討論項目A、B、C」就了事，要具體到每項議題的時間配額和主講人。比如「客戶反饋分析 — 15分鐘 — 由小李主導」，這樣一來，大家心裡有數，也不會有人霸麥半小時講無關痛癢的細節。 會議一開始，花兩分鐘快速過一遍議程，等於給所有人發一張「會議地圖」。誰該何時出擊，誰該何時閉麥聽講，一目了然。這樣不僅能杜絕「突然插話黨」和「離題王」，還能讓會議像火車一樣，準點出發、準點到站，不再延誤全體同事的午休時間。
有效溝通，減少誤解
在釘釘開會，最怕就是「九唔搭八」——你講東，他講西，個個都熱情滿溢，結果會議變成即興脫口秀大會。明明要討論Q3營銷策略，三分鐘後已飛到公司該不該養辦公室小貓。這時，主持人就得化身「話題捕手」，手持虛擬長竿，把跑偏的思緒一個個釣回來。
有效的溝通不是讓大家自由發揮到天馬行空，而是讓每句話都「落地有聲」。鼓勵發言沒錯，但得有序發言。可以善用釘釘的「舉手功能」，避免多人同時開麥造成混戰。一旦發現有人開始細述他上週去清邁喝到的椰子水有多純，請溫柔但堅定地插話：「這杯椰子水很迷人，但我們先回到KPI達成率，好嗎？」
另外，別讓共識消失在空氣中。每討論完一個點，請即時用一兩句話總結確認：「所以大家同意先試點三城直播帶貨，對嗎？」這樣既能釐清誤解，也讓遠端同事不會因為網路延遲而錯過關鍵決策。
記住：會議不是比誰聲音大，而是比誰聽得懂。溝通到位，雞飛狗跳自然退散。
記錄會議，跟進行動
每次開完釘釘會議，你是不是也常聽到這句：「啊？剛才說要誰做什麼來著？」別再讓會議一結束就變「無頭蒼蠅大會」！
會議開得再熱烈，若沒人記、沒人跟，結果就是大家熱血沸騰半小時，散會後全部歸零。所以，會議記錄不是形式，是救命符！別再讓決策像流星一樣閃過就消失。指定一位「會議捕手」，專職記錄重點：誰提了什麼建議、老闆拍板了什麼決策、哪位同事「被點名」負責什麼任務，通通要寫得清清楚楚。
更關鍵的是——行動項目一定要有「主人」和「死線」！例如「小王負責整理客戶反饋，下週三前交」，白紙黑字（或白底黑字在釘釘群組）公告天下，想賴都賴不掉。會後半小時內就把會議記錄甩進群組，趁大家記憶還熱騰騰，有誤會立刻澄清。
定期追蹤也不能少，每週來個「行動項目快問快答」，看看誰超前部署、誰還在原地踏步。這樣一來，會議不再「九唔搭八」，而是步步為營，穩紮穩打，連老闆都會忍不住點讚：「這次，終於有進展了！」
持續改進，不斷優化
每次開完釘釘會議，你是不是也常聽到同事喃喃自語：「到底剛才講了啥？」「點解又返去原點？」別急，這不是你耳朵有問題，而是會議的「後遺症」發作。要根治這種「九唔搭八」的混亂，光靠會議記錄還不夠，得來點「會後體檢」——也就是收集反饋、持續優化。 試想，一場會議就像一頓飯，有人嫌太鹹、有人說太淡，若廚師從不問Feedback，下回還是照煮不誤，那大家只好繼續吞泡麵。所以，會後不妨發個簡短問卷，問問大家：時間合不合理？議程有沒有跑題？誰講太多？誰根本沒開麥？甚至可以匿名讓大家「放飛自我」吐槽。 曾有團隊發現，每週三下午三點的會總有人遲到，一查才知，原來那是大家午睡剛醒的「靈魂出竅時間」。改到上午十點，出席率瞬間拉滿。也有團隊發現，每次討論都卡在「要不要做」，而非「點樣做」，於是他們在議程一開始就明確標註「此議題已決策，只討論執行細節」，瞬間節省半小時爭論。 優化不是一次到位，而是像升級遊戲，每打完一關就撿裝備、加屬性。今天改時間，明天調流程，後天換主持風格，慢慢把釘釘會議從「雞飛狗跳」變成「行雲流水」。
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