釘釘開會不再雞飛狗跳

準備充分，贏在起點

每次開釘釘會議，是不是總覺得像在演一出現場直播的荒謬劇？有人遲到三分鐘才冒出頭說「我剛剛網路斷了」，有人家裡突然傳來狗吠、小孩哭鬧，更誇張的是，你正講到重點，某位同事的麥克風卻爆出一段洗腦神曲——這不是開會，這是即興喜劇大賞！但其實，這些「九唔搭八」的混亂，八成可以在會議開始前就扼殺在搖籃裡。 別再讓會議變成「誰的設備最爛」大賽。發出邀請時，與其在群組裡哀求「大家有空嗎」，不如直接預約時間，並附上一句「請於24小時內回覆，否則視為願意擔任下次會議的開場表演嘉賓」。議程更不能寫「討論一下專案進度」這種鬼打牆內容，要明確寫出「Q2營銷預算分配：15分鐘，由阿明簡報，結尾需有數據支持，否則請準備道歉詩一首」。至於設備檢查？別等到畫面卡成PPT才說「我這裡訊號不好」，提前十分鐘進會議室，測試音效、鏡頭、分享螢幕功能，順便確認自家貓沒坐在鍵盤上。準備做得好，會議不翻車，大家才能專心討論，而不是專心救火。

設定規則，保持秩序

你有冇試過開釘釘會議，結果成班人好似大合唱——有人講廣東話、有人打噴嚏、有個小朋友突然大叫「媽媽！」，而你只係靜靜噏：「我哋而家係咪應該討論Q3銷售策略？」😂 九唔搭八嘅會議，唔單止浪費時間，仲會令人對會議產生陰影。所以今次要講：**設定規則，保持秩序**。 試想像，如果每個人一入會議就自動靜音，發言先除mute，世界即刻清靜三分。呢個唔係夢，而係基本禮儀！你可以喺邀請電郵加句：「入會請 mute，發言請舉手（或者打字喺chat）」，簡單直接。再進一步，設立一位「會議司機」——即係主持人，專責帶流程、睇時間、叫人發言。唔好小睇呢個角色，佢可以阻止同事A講完同事B即刻插嘴，亦都可以拎住話語權，確保每個議題都有足夠時間討論，唔會一啲冷門但重要嘅事被「跳過」。 仲可以預設「發言時間上限」，例如每人最多三分鐘，超時鳩鳴提示，搞到大家認真啲準備內容。有規矩先有自由，會議先至唔會變「自由市場」。

活躍氣氛，增加互動

開會開到面無表情、眼神呆滯？別讓釘釘會議變成「聽報告大會」，否則大家就算人到了，靈魂早就出竅去喝咖啡了！既然規則已經立好、秩序也穩了，接下來就是把氣氛炒熱，讓每個人不只是「在場」，而是真正「在線」。試試在會議一開始來個三十秒「今日心情大公開」：每人用一個表情符號形容自己今天的心境，有人發個睡臉，有人甩個咖啡杯，笑聲一出來，緊張感瞬間蒸發。這不是浪費時間，而是讓大腦從「待機模式」切換到「參與模式」的開關。

• 來個「快問快答」小遊戲，例如「如果能瞬移上班，第一站去哪？」答案越離譜越加分，瞬間打破僵局
• 用釘釘的投票功能做即時問答，題目可以半認真半調皮，比如「本季最該優先推動的專案，你押哪一號？」
• 鼓勵大家打字刷彈幕式回應，主持人邊講邊看螢幕笑出聲，互動感直接拉滿

氣氛活了，話題自然流動，九唔搭八的情況反而變成了靈感迸發的契機——只要方向一歪，主持人輕輕拉回就好。熱鬧不等於混亂，有趣才能讓人記住，記住才會行動，這才是高效會議的終極心法。

及時總結，跟進執行

及時總結，跟進執行，別讓會議變「會散」！你有沒有遇過這種情況：開完會走出會議室，腦袋一片空白，只記得同事的髮型今天特別翹？或是明明討論了一小時，結果三天後發現誰也不知道自己要做什麼？這不是開會，是集體冥想！所以啊，會議結束前的最後五分鐘，比開頭三十分鐘還重要——別急著關電腦，先來個「靈魂三問」：我們決定了什麼？誰要做什麼？何時要完成？ 指定一位「會議快譯通」，專職記錄重點與決議，會後十五分鐘內把摘要火速傳出，讓大家從「我好像有聽過」變成「我確實收到了」。任務分配更要像外送訂單一樣清楚：誰是主廚、誰送餐、幾點前要送到，全部寫明。可以用釘釘的待辦事項功能直接派單，自動提醒、追蹤進度，避免「我以為你做了」、「我以為你會做」的世紀誤會。 這樣一來，會議才不會淪為口頭煙火秀，而是真正落地的行動起點。

反饋與改進，持續優化

說到開會，最怕的不是「九唔搭八」，而是明明開完會，大家卻像被洗腦過一樣，只記得誰遲到、誰打斷別人說話，卻不記得會議到底達成了什麼。但比起事後懊悔，與其怨天尤人，不如來點實際的——會後問一問大家：「喂，你覺得今次會開得點呀？」

別小看這句 casually 的提問，它可是提升會議品質的隱藏外掛。試試在釘釘群組發個小問卷，三題就好：「會議節奏OK嗎？」「有冇講完都唔知做乜？」「下次可以點改？」簡單直接，又唔嚇人。或者偷偷約個「會議感受搭檔」，每次換一個人做個五分鐘訪談，聽聽真心話。你會發現，原來有人覺得你講三分鐘等於別人講半小時，也有人根本唔知自己有任務在身。

收集到反饋後，唔好將佢當垃圾訊息左滑刪除。真係睇，真係改。例如發現大家嫌議程太亂，下次就用釘釘的「議程模板」預先分段；如果有人話睇唔明紀錄，就試下用語音總結加文字重點。持續微調，會議才不會年年一樣，淪為「開會形式主義」重災區。畢竟，好會議唔係一嚿過，而係越開越醒神，越開越有feel。

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