釘釘開會不再九唔搭八：讓會議更有效率的秘訣

開會最怕什麼？不是議題太多，而是大家「九唔搭八」，講東講西，最後連會議主題都忘記了！但別急，釘釘會議其實早已為你準備好「救生圈」。首先，發起會議超簡單，打開釘釘，點擊「會議」按鈕，一鍵就能建立視訊會議，還能自動生成連結，一併發給與會者，免去一對一通知的麻煩。更厲害的是，你可以預約會議，並設定自動提醒，讓大家準時「報到」，不再有人遲到還問「開左未？」

加入會議也一點都不複雜，無論是點連結、輸入會議號，還是掃描QR碼，三秒內搞定。會議中，共享屏幕功能堪稱神技——要講PPT？共享！要示範操作？共享！連手機畫面都能投過去，簡直是「所見即所得」。但別忘了，共享時記得關掉其他視窗，不然不小心跳出八卦新聞就尷尬了。

還有，善用會議記錄功能，系統會自動錄影並生成文字紀錄，事後想查誰說過什麼，一目了然。小技巧：開啟「自動雲端儲存」，不怕檔案遺失。這些基本功能看似簡單，卻是讓會議不跑題、不混亂的基石，用得好，開會也能開出效率與尊嚴！

每次開會都像在演一場即興喜劇？有人遲到、有人插話、有人根本不知道議程是什麼，結果三小時的會開完，重點一條都沒解決。別急，救星就是釘釘！但光會點「開始會議」可不夠，要真正告別「九唔搭八」，你得先學會制定一份讓人想點讚的會議議程。

首先，議程不是寫給老闆看的樣板，而是整場會議的「導航地圖」。在釘釘的日程或群組中提前發佈議程，標明每項議題、預計時間（例如：預算審核—15分鐘），甚至指定發言人。這樣一來，大家不再是「聽眾」，而是「演員」，知道自己何時該上場。

別忘了附上會議規則！比如：「開麥請舉手」、「非發言者請靜音」、「禁止背景播放《孤勇者》」。這些看似小事，卻能大幅減少混亂。你可以在釘釘群內預先公告，或在會議開始時用幽默語氣朗讀一遍，既提醒又不尷尬。

有了議程和規則，會議就像按劇本走的舞台劇——有節奏、有焦點，再也不會從「討論茶水費」一路偏到「誰該買咖啡」。

開會最怕啞口無言，成班人望住鏡頭打呵欠，好似上堂唔記得做功課嘅中學生。但係，點解唔試下用釘釘嘅互動功能搞搞氣氛？聊天室唔再淨係用來問「你哋收唔收到我畫面」，而係可以變成即時意見角，大家偷偷打字唔怕打斷人，仲可以即時澄清疑問，主持人都唔使再問「有冇問題呀～」問到口涸。

想知邊個支持邊個方案？一於開個投票！一分鐘內睇到全體意向，冇咗「我以為大家都同意」呢種悲劇。白板功能更係創意爆棚嘅神器，無論係畫流程圖定即興 brainstorm，所有人一齊拖拖拉拉、寫寫畫畫，會議即刻由「聽報告」變「集體創作」。記得有次市場部開會，用白板砌出新 campaign 架構，連平時沉默嘅設計同事都搶住改 layout，熱烈到要人叫停食飯。

溫馨提示：互動唔係越嘈越好，建議設「提問時段」同「自由發揮三分鐘」，有節奏先至玩得耐。釘釘嘅功能再犀利，都要人用得啱先至唔會變「科技版一頭霧水」。

會議一結束，大家一哄而散，誰記得剛才說了什麼？ 別再讓會議記錄變成「誰記得誰說過什麼」的羅生門了！釘釘的會議記錄管理功能，簡直是健忘族的救星。開會時直接一鍵錄音，會後自動儲存到雲端，再也不怕「我記得我說過」卻找不到證據。搭配語音轉文字功能，連逐字稿都能輕鬆生成，重點一目了然，不用再花半小時回聽三分鐘的爭執。

更厲害的是，你可以把會議中的筆記、共識、甚至白板塗鴉，全部整合在同一個釘釘群組裡，按時間軸排列，像看連續劇一樣重溫會議劇情。重要文件也能直接上傳並標記，不怕遺失或版本錯亂。

但光有記錄還不夠，行動才是王道！這時釘釘的任務管理功能就派上用場了。會議中提到的每一項「待辦事項」，立刻轉成待辦任務，指派給指定同事，設定截止日期，系統自動追蹤進度。到期前提醒、逾期標紅，讓懶人無處可逃。誰完成了、誰在摸魚，一看任務看板就知道，再也不用在群組裡哀求「那個誰，你的報告好了嗎？」

開會開到一半，畫面突然卡成PPT，同事的臉定格在一個尷尬的哈欠上，這戲碼是不是很熟悉？網絡不穩定簡直是釘釘會議的頭號公敵。別急，先檢查Wi-Fi信號，關掉後台偷偷吃帶寬的程式，必要時切換手機熱點，救場如救火！

還有更尷尬的——你激情演講三分鐘，結果全場靜音，原來麥克風根本沒開！聲音問題看似小，卻能瞬間讓會議氣氛降到冰點。建議開會前五分鐘做「音頻儀式」：測試麥克風、喇叭，順便確認耳機有沒有插錯孔（別笑，真的有人插到麥克風孔當喇叭用）。

另外，多人同時發言導致「重疊大合唱」也是常見災難。善用釘釘的「舉手發言」功能，讓會議像茶餐廳點菜一樣有序：叫到號碼才開口，避免雞同鴨講。

最後提醒：關掉通知音！誰也不想正在總結重點時，突然爆出一聲「您有新的釘釘消息」，那感覺，就像在嚴肅會議中有人放了個屁——尷尬得全世界都知道，卻不知是誰幹的。

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