玩轉釘釘：輕鬆管理外部聯繫人秘籍

初識外部聯繫人

在開始添加外部聯繫人之前，讓我們先理清一個問題：為什麼這些「外人」這麼重要？外部聯繫人就像是你企業的「外交大使」，可能是合作夥伴、客戶，甚至是未來的貴人。他們不屬於你的公司內部組織，但卻是推動業務增長的關鍵力量。想象一下，如果沒有好好管理這些「外使」，會發生什麼事？聯絡資訊散亂、對話記錄混亂、重要商機錯過……是不是光想就覺得頭大？這就是為什麼正確使用钉钉的**外部聯繫人功能**如此關鍵。通過這個功能，你可以清楚標記誰是客戶、誰是供應商，甚至可以為每位聯繫人設定備註名與分組，就像在手機裡幫朋友分類一樣方便。更棒的是，你還能快速查看與某位外部聯繫人的歷史溝通紀錄，再也不用擔心叫錯名字或重複問同樣的問題。掌握好這項功能，不僅讓你在釘釘上更有條理，也讓你在合作夥伴眼中變得更加專業可靠。

添加和邀請外部聯繫人

當您在釘釘的世界裡，添加外部聯繫人就像是在派對上邀請新朋友一樣重要！首先，您可以輕鬆地從手機聯繫人中導入您已有的朋友名單。只需幾下點擊，就能讓這些聯繫人成為您的釘釘夥伴。另外，如果您想直接搜索某人，釘釘也提供了快速的搜索功能，讓您能迅速找到想要聯絡的朋友。小竅門來啦：記得使用釘釘的推薦功能，系統會根據您的聯繫歷史和行為推薦可能認識的人，這可是增加聯繫效率的絕佳方式！而且，當您邀請新朋友時，別忘了分享一下釘釘的有趣功能，讓他們也能享受這場數位交流的盛宴。這樣一來，您不僅能擴展自己的社交圈，還能在商業活動中建立更強大的聯繫網絡，輕鬆成為高效的外部聯繫人管理者！

組織你的外部聯繫網絡

在釘釘的世界裡，管理外部聯繫人就像經營一座動物園——你永遠不會希望老虎和雞被關在同一個籠子裡！使用**標籤**功能，你可以為每位外部聯繫人加上如「合作夥伴」、「潛在客戶」或「麻煩製造者」等獨特標記，讓分類變得既有趣又實用。而**分組**則像是為你的聯繫人安排不同的VIP休息室。把同一家公司的夥伴歸在同一組，或是把同一個項目的相關人員集合起來，這樣一來，想找誰就找誰，完全不卡關！更酷的是，這些功能還能互相搭配。試想，當你搜尋「潛在客戶 + 金融業」，釘釘立刻幫你篩選出目標對象，簡直比魔法還快！掌握這招，你就能在茫茫聯繫人海中輕鬆脫穎而出，成為真正的外部關係達人！

高效溝通策略

在釘釘的世界裡，溝通不僅要快，還要聰明！想像一下，當你正忙於處理一個緊急項目時，一位外部合作夥伴發來消息，而你卻因為分身乏術錯過了回應的最佳時機。別擔心，釘釘的自動回復功能就是你的救星！你可以根據不同的聯繫人或情境，設置個性化的自動回復訊息，例如：「謝謝您的來信，我目前正忙於處理一項重要任務，稍後會盡快回覆您。」這樣不僅能讓對方感到被重視，也能為你爭取到寶貴的反應時間。此外，模板消息也是一個不容小覷的小幫手。將常用的回應內容預先設定成模板，無論是報價確認、會議安排還是資料索取，只需點擊幾下就能快速送出專業又貼心的回應。最重要的是，及時響應絕對不能馬虎。釘釘的已讀回執與訊息追蹤功能，讓你清楚知道對方是否已經查看了你的訊息，避免誤會與延誤，真正做到高效溝通無壓力！

保護隱私與安全

在釘釘的外部聯繫人功能中，保護隱私與安全就如同為你的數位名片加上一把保險鎖。首先，記得設定聯繫人的可見範圍，別讓敏感資訊像八卦新聞一樣四處流竄。你可以選擇僅開放必要資料，像是公司名稱或職務，至於私人電話號碼和地址？當然要藏得比臘腸在糯米雞裡還深！ 另外，定期審查你的外部聯繫人列表也相當重要。想想看，如果有一個早已離職的人還能看見你公司的最新動態，那不就像家裡換了鎖卻沒通知親戚嗎？釘釘提供便捷的刪除與權限調整功能，讓你不僅能快速移除不再合作的對象，還能隨時更新他們的訪問等級。 最後，啟用帳戶的雙重驗證功能，這就像是在門口加裝指紋鎖，確保只有你能掌控自己的帳號。掌握這些技巧，你就能在釘釘上安心馴服這些「外部特工」啦！

多姆科技（DomTech）是釘釘在香港的官方指定服務商，專門為廣大客戶提供釘釘服務。如果您還想瞭解更多釘釘平臺應用的內容，可以直接諮詢我們的在線客服，或者通过电话+852 56253886或邮箱cs@dingtalk.com.hk联系我们。我們有優秀的開發和運維團隊，豐富的市場服務經驗，可以為您提供專業的釘釘解決方案和服務！