釘釘RAG知識庫搭建：香港公司步驟詳解

你有聽過「知識就是力量」，但如果你的知識散落在各個群組、郵件和同事腦海中，那這股力量大概只能拿來打電話叫外賣。這時候，釘釘RAG知識庫就是你的超級英雄內褲外穿登場——專治資訊混亂、團隊失聯、文件失踪等現代辦公室疑難雜症！

那麼，什麼是RAG？別誤會，這不是在玩撲克牌時喊的「Rage」，而是Robust（穩健）、Agile（敏捷）、Governed（可控）三大核心精神的結合：

• Robust: 穩定且可靠的信息存儲系統，不怕伺服器當機、資料遺失，連茶水間阿姐存的月餅食譜都安全無虞。
• Agile: 靈活快速的知識更新和訪問，新人第一天上工就能秒查公司 SOP，不用再追著主管問「上次那份文件放哪？」
• Governed: 完善的權限管理和數據安全保護，財務報表不會被实习生誤發到客戶群，老闆的薪資結構也不會被AI隨便吐出來。

對香港公司來說，RAG知識庫不只是效率工具，更是跨語言、跨部門、跨時區協作的救星。無論你在中環開會、西九龍趕項目，還是派員進駐深圳總部，知識始終在釘釘上「齊齊整整，唔好走晒」。

在你幻想著知識庫自動運作、同事秒速找到文件之前，先冷靜下來做點「體力活」吧！搭建釘釘RAG知識庫就像蓋樓，地基打得穩，高樓才不會歪。準備工作看似枯燥，但跳過這步，後面可能天天上演「誰動了我的文件？」的辦公室懸疑劇。

1. 確定知識庫的目標和範圍：先問自己：我們是要存放合約？還是整理客戶FAQ？抑或讓新員工三天內變老鳥？目標明確，才能避免知識庫變成「什麼都有、什麼都找不到」的數位倉庫。建議從一個部門或項目切入，別一開始就想統一全公司。
2. 組建項目團隊：找幾個「既懂業務又不怕科技」的人組成小分隊。至少包含一名IT支援、一位部門代表，再加一位熱愛整理的「知識管家」。記得給他們命名，例如「知識特攻隊」，提升使命感（還有群組聊天的樂趣）。
3. 收集和整理現有知識資源：翻出那些散落在郵件、U盤、甚至筆記本上的資料。按類型分類——合約、流程、會議記錄、產品手冊等。刪除重複檔，統一命名規則，例如「日期_文件名_版本號」。這步像大掃除，辛苦但超有成就感！

準備做得好，後面步步順。別急著點下一步，先把這些「地基磚塊」搬到位！

第一步： 註冊釘釘企業賬號——別急，先別像點外賣一樣手忙腳亂！打開釘釘官網，點擊「註冊」，選擇「企業註冊」。輸入公司常用的電子郵箱（最好是管理員專用的），設定密碼，然後靜靜等待驗證信。這一步看似簡單，但千萬別用個人小號湊合，否則日後權限混亂，你會想把自己釘在牆上。

第二步： 驗證企業信息——這不是交友軟體，不能隨便填資料！你需要上傳香港公司的商業登記證（BR）和公司註冊證明（CI），並填寫正確的公司名稱、地址和聯絡人。審核通常1-3個工作日，期間別頻繁催客服，他們也不是你的下屬。若被駁回，別慌，常見問題是文件模糊或名稱不一致，重新上傳清晰文件即可。

第三步： 配置基本設置——帳號活了，現在要「裝修」！進入管理後台，設定企業域名（例如 yourcompany.dingtalk.com），添加部門架構，並指定超級管理員。建議預先規劃好組織架構，避免日後搬來搬去像搬家。順便啟用SSO單點登入（如果已有系統），讓員工一鍵登入，不用再記一堆密碼。完成這些，你的企業賬號就像穿好西裝的上班族， ready to go！

搭建知識庫步驟二：創建和管理知識庫

恭喜你成功設立釘釘企業賬號，現在是時候讓你的知識庫「開工」了！別急著把所有文件丟進去，那會變成數位倉庫，不是知識庫。我們要的是井然有序、人人愛用的智慧大腦！

1. 創建知識庫：進入釘釘管理後台，點選「知識中心」→「新建知識庫」，命名時別再用「公司文件夾123」這種神秘代碼，試試「客戶服務手冊」或「財務報銷指南」，讓人一看就懂。
2. 添加知識條目：支援上傳Word、PDF、Excel，甚至可以直接在線編輯！建議搭配標籤（Tag）使用，例如#報銷流程、#新人必讀，搜尋時一秒命中。
3. 設置權限和分類：不是所有人都要看老闆的戰略會議紀錄吧？按部門、職級設定查看與編輯權限。再建立清晰分類，如「人力資源」、「產品資料」、「合規文件」，讓知識不再流浪。

小提示：初期可先複製常用SOP模板，再逐步擴充。記住，知識庫不是一次建設、永久停擺，而是要像盆栽一樣定期修剪灌溉——下一站，我們來聊聊如何養好這棵智慧樹！

知識庫建好了，難道就可以高枕無憂、每天喝著奶茶看它自動變強？別傻了，那跟買了健身器材放家裡當晾衣架沒兩樣！維護和優化知識庫才是讓你的香港公司在釘釘上真正飛躍的關鍵。想像一下，知識庫就像一盆珍貴的蘭花，不澆水、不曬太陽，遲早枯死。

• 定期更新知識內容：市場變幻莫測，今天有效的SOP明天可能已過時。建議每季度進行一次「知識大掃除」，刪除冗餘資訊，補充最新政策與案例，尤其是會計、稅務等受香港法規影響大的領域。
• 培訓團隊成員：再厲害的系統，員工不會用也是白搭。新員工入職時安排「知識庫導覽小旅行」，老員工則每半年舉辦「尋寶挑戰賽」，誰最快找到指定文件就請飲下午茶，趣味中提升使用率。
• 監控和改進知識庫性能：善用釘釘的搜尋紀錄與點擊數據，發現「常搜不到」或「點閱率低」的條目，立刻優化標題與標籤，讓知識庫越用越聰明。

記住，一流的知識庫不是一天建成的，而是靠持續進化的「數位生態系統」。現在，就去給你的知識蘭花澆點水吧！

多姆科技（DomTech）是釘釘在香港的官方指定服務商，專門為廣大客戶提供釘釘服務。如果您還想瞭解更多釘釘平臺應用的內容，可以直接諮詢我們的在線客服，或者通过电话+852 56253886或邮箱cs@dingtalk.com.hk联系我们。我們有優秀的開發和運維團隊，豐富的市場服務經驗，可以為您提供專業的釘釘解決方案和服務！