釘釘聊天記錄變身ERP單據：輕鬆管理，效率翻倍

你有沒有試過在釘釘群組裡一連串「叮咚」聲響個不停，同事們瘋狂刷屏討論訂單、庫存、出貨時間？結果呢？有人手忙腳亂翻聊天記錄，有人重複確認資訊，最後還搞錯了型號。別擔心，這不是你的問題，是時代的問題——直到你遇見釘釘與ERP攜手共舞的那一刻。

想像一下：業務小李在群組打了一句「客戶A要300件藍色款，下週三前出貨」，話音未落，系統自動抓取關鍵字「客戶A」「300件」「藍色款」「下週三」，瞬間生成一張銷售訂單，直接推進ERP系統待審核。沒錯，就這麼神奇，聊天不再只是閒聊，而是「數位指令流」。

這背後可不是魔法，而是智慧語義分析加上預設規則引擎在默默運作。你可以設定哪些群組、哪些關鍵字觸發單據生成，甚至指定格式模板。比如「採購」開頭自動轉為採購申請，「急單」標籤優先處理。從口語化對話中提取結構化數據，就像讓機器學會「聽懂人話」，而且還記得做筆記。

更妙的是，這些單據生成後還能反向通知回群組，「已建立銷售單#SO20240514，請確認」，全員可見，責任分明。溝通與執行無縫接軌，再也不用問「剛才說的算不算數？」

你有沒有試過在釘釘群組裡一邊聊天，一邊手忙腳亂地把對話內容抄進ERP系統？現在不用了！釘釘就像一位會讀心的秘書，能把你們的對話「聽」進去，自動變出一張張標準的ERP單據。這不是魔法，而是聰明的技術三步曲：數據提取、格式轉換、自動填充。

首先，系統會像偵探一樣掃描聊天記錄，找出關鍵資訊——比如「採購500個螺絲」、「客戶A要發貨到台北倉庫」。透過自然語言處理（NLP），它能分辨哪些是閒聊，哪些是正經指令。接著，這些雜亂的文字被翻譯成ERP看得懂的結構化數據，就像把台語翻成英文，讓系統秒懂。

最後一步最帥：資料自動填入對應的單據欄位，生成採購單、出貨單或請款單，連部門、日期、金額都精準到位。舉個例子，業務在群組說「訂單確認，發200台機器給客戶B」，系統立刻生成銷售訂單並推給主管審核。

這不只省下重複輸入的時間，更減少人為錯誤。從口頭約定直接跳到系統執行，流程無縫接軌，效率當然翻倍！

想讓聊天記錄自動變單據，又怕設定太複雜？別擔心，釘釘這功能就像「懶人包界的鋼鐵人」，只要穿對戰甲（設定權限）、按對按鈕（配置流程），就能一鍵發射智慧工作流！

首先，你得是企業管理員或擁有ERP系統的「高級玩家權限」，否則系統會像防禦機制啟動一樣，默默拒絕你的熱情。進入釘釘管理後台，點選「應用集成」→「ERP連接器」，綁定你的ERP系統帳號——別急著跳過驗證步驟，不然就像拿假鑰匙開保險箱，怎麼轉都打不開。

接著，在聊天群組中啟用「單據捕捉模式」，你可以指定哪些關鍵字觸發轉換，例如「採購」、「報銷」、「發貨」等。當同事在群裡說：「請幫我下單300個馬克杯」，系統就會像獵犬嗅到氣味般自動標記，並彈出智能填單視窗。

記得提醒團隊使用標準化語句，避免出現「那個東西要三個」這種模糊指令，否則系統可能會把「三個」解讀成「三隻貓」。最後，定期檢查同步日誌，確認資料有無卡關，畢竟再聰明的AI也怕網路塞車。

設定完成後，你就坐等聊天記錄自動孵化成正式單據吧——效率翻倍不是口號，是每天早上少喝一杯咖啡也能準時下班的真實人生。

「叮咚！一則聊天訊息，變出一張採購單？」聽起來像魔法，但在杭州某中型電子製造廠，這已成日常。老闆娘李姐原本每天要追著業務對帳、手動輸入ERP，自從啟用釘釘聊天記錄生成單據功能，業務在群組一句「客戶A下單500台電源供應器」，系統自動抓取關鍵資訊，瞬間生成銷售訂單，連財務都驚呼：「這比我的咖啡沖得還快！」

另一個案例是成都的連鎖茶飲品牌「茶言觀色」。門市經理每日透過語音回報庫存，過往需行政轉錄。現在只要說「紅茶剩3箱，急補！」，AI自動轉文字並觸發採購申請，倉儲團隊立刻收到ERP提醒。三個月下來，補貨效率提升60%，更離譜的是——店員終於不用再打錯字被主管唸了。

這些案例告訴我們：與其逼員工適應系統，不如讓系統聽懂人話。當溝通即流程，錯誤少了，笑聲多了，老闆的頭髮……嗯，至少心情好點。

未來展望與挑戰

你以為聊天記錄只是用來回憶「昨天誰說要請客」的？在釘釘的世界裡，一句「老闆，A物料到貨了」瞬間就能變身成ERP系統中的入庫單，簡直是魔法！但這場魔法秀還沒結束——未來，我們可能看到AI自動識別語氣，連「好像差不多可以出貨了？」這種模糊指令都能轉成正式出貨單，就差沒幫你蓋個電子章。更誇張的是，語音訊息也能即時轉文字並提取關鍵數據，讓倉管阿伯邊吃便當邊講的「三號倉快滿啦」，立刻觸發調撥流程。

• 智能語義分析將更精準，減少「把玩笑話當工單」的尷尬
• 跨平台整合能力升級，讓釘釘不只對接自家ERP，還能通吃各種老舊系統
• 甚至可能加入區塊鏈技術，確保每一筆由聊天生成的單據都不可竄改

但夢想很豐滿，現實有時卻胖過頭。資料安全怎麼辦？萬一有人在群組亂傳敏感資訊被自動抓取，豈不是災難？解決方法很簡單：設定權限分級與敏感詞過濾，就像給聊天室裝個智慧閘門。另外，老員工不會用？那就來點「釘釘小遊戲培訓」，答對問題送咖啡券，保證比開會打瞌睡有效多了！

多姆科技（DomTech）是釘釘在香港的官方指定服務商，專門為廣大客戶提供釘釘服務。如果您還想瞭解更多釘釘平臺應用的內容，可以直接諮詢我們的在線客服，或者通过电话+852 56253886或邮箱cs@dingtalk.com.hk联系我们。我們有優秀的開發和運維團隊，豐富的市場服務經驗，可以為您提供專業的釘釘解決方案和服務！