「報告寫到手抽筋，檢查表填到眼發花？」這大概是很多品質管理人員的日常寫照。每次出貨前，一堆產品要檢查，一張張表格要填，還要手動彙整成報告，簡直是「人力密集型」作業。更慘的是，一不小心漏填一項，客戶那邊馬上跳腳，退貨、投訴接二連三，信任度瞬間跌到谷底。而一份準確又即時的產品質量檢查報告，不只讓內部流程順暢，更是對外展示專業的門面——它像是一張「健康證明」，告訴客戶：「嘿，我們的東西，經得起考驗！」
但問題來了，手工寫報告不但耗時，還容易出錯。誰能保證連續八小時盯著數據不會眼花？誰能確保每份報告格式統一、無遺漏？與其把寶貴的人力浪費在重複性工作上，不如交給更可靠、更有效率的幫手。這時候，釘釘就不是單純的打卡工具了，它搖身一變，成了你的「品質管理小助手」。透過自動化技術，從數據收集到報告生成，全程無縫接軌，讓你告別熬夜補報告的悲劇。
接下來，就讓我們揭開釘釘自動化功能的神秘面紗，看看它是如何把繁瑣變簡單，把苦差事變成「點一下就好」的輕鬆任務。
認識釘釘的自動化功能
還在為每次檢查完產品後要手動打報告而頭痛嗎？別擔心，釘釘的自動化功能就像你的品質管理小秘書，不喝咖啡、不會請假，而且24小時待命！
其實，釘釘的「智能填表」加上「自動化流程」，就是你生成產品質量檢查報告的秘密武器。只要把檢查項目設計成表單，每次員工填寫後，系統就會自動收集數據，並根據預設規則即時生成報告。不用複製貼上、不用人工彙整，連阿媽都識用！
舉個例：你在生產線做完抽檢，打開釘釘填寫「外觀瑕疵」、「尺寸誤差」、「包裝完整性」等項目，提交後，系統立刻觸發自動化動作——把這筆資料存進指定表格，同時生成一份PDF報告，甚至自動傳送給品管主管和廠長。全程無人為干預，出錯率趨近於零。
更厲害的是，你可以設定「條件觸發」，例如當某項缺陷率超過5%時，自動發送警告通知，並標紅顯示在報表明細中。這樣不但省時，還能即時反應異常，讓問題不再過夜。
總之，善用釘釘的自動化，你就不是在「做報告」，而是在「指揮報告自己跑出來」。接下來，我們就來看看該如何設計那份關鍵的檢查表單吧！
設定產品質量檢查表單
想靠釘釘自動生成產品質量檢查報告？第一步，當然要先設計一份「聰明」的檢查表單！別以為隨便打幾個欄位就叫表單，那樣只會讓數據亂成一鍋粥，最後報告出來比天書還難懂。
在釘釘裡創建表單時，記得挑選合適的字段類型——文字欄填規格、數字欄輸尺寸、單選題判斷合格與否，甚至可以用拍照上傳功能，直接附上瑕疵照片，讓問題一看就懂。你設得越精準，系統日後整理就越省力，簡直像請了個不用吃飯的品管助理。
更厲害的是驗證規則和邏輯條件！比如某項尺寸必須介於5到10毫米之間，若填錯，表單立刻跳警告，逼你乖乖重填；又或者，當選擇「不合格」時，自動跳出「問題描述」欄位，不填完不能提交。這就像給表單裝了大腦，會思考、會攔截、還超龜毛，專治各種馬虎眼。
別小看這些設定——好的表單設計，是自動化報告的地基。地基穩了，後面的自動生成流程才能一路順暢，不然只會是「垃圾進，垃圾出」，連AI都救不了你！
自動生成報告的流程
自動生成報告的流程其實就像叫外賣一樣簡單——你點單（填表），平台接單（觸發流程），然後餐就送到你手上（報告出爐）！在釘釘裡，這一切靠「智能填報」＋「宜搭」自動化流程就能搞定。
當你的團隊完成產品質量檢查表單後，別急著手動整理資料！進入「宜搭」應用，點開剛才設計好的表單，選擇「自動化」功能。點擊「新增規則」，設定觸發條件為「當有新數據提交時」，這樣每次有人交表，系統就會自動啟動。
接著設定「執行動作」：選擇「生成文件」或「導出為 Word/PDF」，並綁定預先設計好的報告模板。你可以把模板想像成你的「報告菜單」，裡面早已排好版，只等數據上桌。標題、合格率、缺陷分類、檢查員姓名……通通自動填入對應位置，連圖表都能即時更新！
最後一步，讓釘釘自動把報告發給相關人員。添加「發送釘郵」或「推送消息」動作，指定接收人，比如品質主管或生產經理。這樣一來，報告不僅自動生成，還會自動「飛」到老闆桌上，再也不用追著問「報告出來了沒？」
整個流程設定一次，永久受用，真正實現「躺平式品質管理」！
優化和維護報告系統
自動生成報告聽起來很酷，但別以為設好一次就能一勞永逸——那就像指望家裡的掃地機器人自己倒垃圾一樣天真！要讓釘釘的報告系統長期穩定運作，得定期「體檢」和「調養」。首先，建議每季審查一次表單欄位，看看有沒有過時的檢查項目，例如老舊的測試標準或已停產的零件編號，及時更新才能避免報告「張冠李戴」。
遇到異常情況，比如某天所有報告都卡住沒生成，別慌！先查看釘釘的流程日誌，找出中斷點。常見問題包括表單權限變更、審批節點錯誤或觸發條件設定不當。你可以設定一個「報警小助手」，一旦流程失敗就自動通知管理員，就像冰箱提醒你牛奶快過期一樣貼心。
報告格式也別忽略。隨著業務發展，客戶可能需要更直觀的圖表或分段摘要。利用釘釘的模板編輯功能，加入動態圖表或顏色標記（例如紅色代表不合格），讓報告一眼就懂。最後，鼓勵團隊成員定期反饋使用體驗，畢竟誰也不想看一份像天書一樣的報告。持續優化，你的品質管理系統才不會變成「古董級」設備！
多姆科技（DomTech）是釘釘在香港的官方指定服務商，專門為廣大客戶提供釘釘服務。如果您還想瞭解更多釘釘平臺應用的內容，可以直接諮詢我們的在線客服，或者通过电话+852 64392620或邮箱cs@dingtalk.com.hk联系我们。我們有優秀的開發和運維團隊，豐富的市場服務經驗，可以為您提供專業的釘釘解決方案和服務！