社福機構HR每個月尾嘅噩夢，點樣用低代碼同PaaS一朝解決？

死結一：試用期評核永遠漏人，搞到社工寫email投訴上董事會

上年年中，樂群社有個負責長者家居照顧嘅SWA（社會工作助理），試用期完結前兩星期，Amy先發現自己Outlook calendar嘅reminder set錯年份。結果份評核遲咗足足三個禮拜先做，嗰位同事嬲到直接cc埋社署畀總幹事。

呢件事之後，Amy同我講：「我唔要AI，我要一個唔會發雞盲嘅鬧鐘。」我哋最終係用咗釘釘宜搭低代碼平台砌咗個簡單workflow：員工入職日起計，第58日自動send email俾HR同直屬主管，第60日再push多次；主管用手機tick完「績效達標」同「行為評分」，系統就自動將合約狀態由「Probation」撥去「Confirmed」，兼且update返晒公司嘅通訊錄同埋權限。
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最緊要嘅係，呢啲設定——評核期要30日、60日定90日、評分表想加多欄「服務對象反饋」——全部由Amy自己喺後台㩒㩒吓就改到，完全唔使搵vendor報價。你知啦，社福界IT部好多時得「半個人」（即係兼職），等供應商改嘢分分鐘三個月，到時個同事都過咗試用期啦 [citation:5]。

死結二：考勤同薪酬之間嘅「黑洞」——外勤打卡、補簽紙同4/5病假

Amy每個月最頭痕嘅唔係出糧，而係「究竟邊個真係返咗工」。樂群社有12個醫務社工，朝朝早八點半直接去伊利沙伯醫院或明愛醫院報到；另外有8個外展隊，成日要入天水圍、東涌嘅屋邨。以前佢哋要靠打電話回報，但成日有誤會——試過有個外展同事手機打卡顯示喺「深水埗」，半個鐘後supervisor搵佢，佢話自己喺「屯門」跟緊隱蔽長者，原來係GPS飄移。呢啲爭議每個月尾都令Amy收多十幾個WhatsApp語音。

我哋後來引入釘釘酷應用嘅「外勤打卡」：同事一禁「開始探訪」，手機即時影相＋GPS座標＋時間戳，全部上鏈。Amy可以喺一個dashboard睇到所有人嘅即時狀態，而且系統會自動比對更期表（Excel匯入）同打卡記錄。最關鍵嘅係，佢跟請假審批打通——當supervisor喺app批咗「病假」之後，條數會直接feed落去薪酬模組，唔使再人手抄多一次。
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講到薪酬，真係要講吓《僱傭條例》第33條嗰4/5疾病津貼。我問過勞工處嘅朋友，佢話違反最高罰廿萬兼坐一年監 [citation:7][citation:8]。但現實係，如果你有個同事入職14個月，年假entitlement 7日（連續性合約），之前用咗3日，今次放5日病假——咁究竟出唔出到4/5？Excel計到頭暈都未必啱。我哋嘅解決方法係喺釘釘PaaS平台砌咗一堆rules：「病假連續多過3日 → 自動計80%」、「NPL（無薪假）按比例扣基本薪金」、「MPF供款只計基本工資，唔計津貼」。所有計算log都寫喺audit trail，勞工處嚟查都可以即時show俾佢睇 [citation:6]。

順帶一提，離職交接亦係一個大伏。舊年樂群社有個部門主管突然劈炮，枱底壓住十幾張未批嘅採購單，另外佢手頭嘅30個個案檔案（CMS系統）完全冇交帶。我哋而家設定：HR一禁「離職」，系統會自動scan佢名下所有pending審批，強制轉交俾second approver；同時文件權限會自動遷移。如果你機構本身用緊某套財務系統或個案管理系統，可以透過MCP協議（Model Context Protocol）做標準化對接——咁就唔會出現HR數據同服務數據「兩條線」嘅尷尬場面。
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效率對比：由「每月通宵」變「準時收工」

※ 數據來自樂群社內部試行真實記錄。

加埋每個月慳到約25個鐘——呢啲時間攞去做多兩次家訪、寫多一份服務報告，甚至早啲返屋企湊仔，都好過對住Excel等到商場關燈 [citation:9]。

仲有兩個我成日同NGO講嘅「隱藏彩蛋」

AI助理唔係chatbot，而係「合約警察」：我哋裝咗個簡單嘅AI agent，佢會自動掃描所有合約到期日（包括兼職同半職），到期前30日就tag HR同部門主管。舊年有間機構因為唔記得續一個資深物理治療師嘅約，搞到人哋走咗，最後要花三個月先請得返 [citation:10]。
🔗 內鏈：AI助理

酷應用真係將所有嘢塞入釘釘：而家Amy嘅同事請假、打卡、睇糧單全部喺手機釘釘搞掂，包括外勤打卡都係。以前每個月總有幾個人衝入HR房嘈「我冇遲到㗎」，而家佢哋自己簽咗電子確認，冇得拗，個record就係證據。[citation:4]

寫到最後

香港寬頻嗰個調查數字（八成SPO數碼化<60%、平均200人得1個IT人）[citation:12][citation:13]，背後就係Amy呢種每個月尾做到崩潰嘅真實人生。我成日同NGO嘅管理層講，你哋嘅HR專業係喺「人」身上——係點樣留住好員工、點樣確保出糧準確唔犯法、點樣喺管理層離職時唔會令服務斷纜。低代碼、PaaS、MCP協議呢啲術語，全部只係為咗一個目的：等Amy可以準時收工，等佢聽得切仔女學校嗰個電話。呢個，就係科技最應該有嘅溫度。
🔗 內鏈：業數融合

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本文改編自樂群社真實需求盤點過程，機構及人名已化名，對話及數據來自現場真實記錄。

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