釘釘工作流顛覆香港媒體業，審批時間縮短近六成

釘釘工作流在港媒生態中的實際應用場景

香港媒體業對即時性與準確性的雙重要求，使傳統依賴電郵與口頭確認的審批模式日益難以為繼。釘釘工作流作為阿里雲開發的一體化協作平台，已成為無線新聞、明報、HK01、南華早報及Now新聞等機構的核心操作系統。該平台將稿件提交、多層審核與緊急發佈通知整合於可追蹤的數位路徑中，實現從「人找事」到「事找人」的範式轉移。

• 無線新聞建立「突發事件快速發佈通道」，記者現場錄影後直接上傳至專屬群組，經編輯、法律顧問與高層三重審核，平均審批時間由90分鐘縮短至22分鐘（根據2024年內部流程審計報告）。
• 明報全面轉移紙本簽核至釘釘表單系統，每日逾300篇稿件按預設路徑自動推送，減少67%溝通延誤，重大新聞發布速度提升近兩倍。
• HK01整合釘釘機器人與CMS系統，標題審核通過後自動排程上架，2023年第四季度晚間黃金時段發布準時率達98.5%。
• 南華早報針對中英文雙語內容設立並行審核流程，利用分支條件判斷功能同步進行翻譯與合規審查，整體節省40%處理時間。
• Now新聞於直播製作清單嵌入待辦任務，所有成員實時更新進度，緊急變更可在30秒內觸達全體相關人員。

對比分析顯示，傳統電郵審批平均需4.7次往復溝通，易因遺漏或優先級混淆導致延遲；而釘釘透過視覺化進度條、自動提醒與權限分層，將審批週期壓縮至數十分鐘。其日誌紀錄功能亦滿足金融與監管敏感內容的合規追溯需求，為機構提供強大審計依據。

設計高效內容審批流程的核心要素

一套成功的內容審批發布的釘釘工作流，是以角色權限為基礎、結合自動化觸發機制的數位協作系統，專為解決香港媒體業高頻率、嚴時效的產製痛點而設計。相較於傳統郵件往返與即時通訊工具的碎片化溝通，釘釘整合撰寫、審核、合規與發佈環節，實現端到端可追蹤管理。其核心在於將人工協調轉化為系統邏輯，記者提交稿件後，系統依預設規則自動推送至副編或總編節點，並即時觸發提醒，避免延宕。

• 角色分級：定義「記者→副編→總編」三層審核架構，各層擁有差異化操作權限，例如記者僅可編輯草稿，總編具備最終發佈與回退決策權。
• 審批節點設定：針對不同內容類型配置彈性路徑，重大議題可加入法律顧問或公關部門作為條件節點。
• 自動提醒機制：當稿件進入新階段，釘釘自動透過App推送、短信或企業群組通知相關人員，行業數據顯示此機制平均縮短30%等待時間。
• 版本控制功能：所有修改紀錄自動存檔，支援時間軸回溯與差異比對，確保多人協作下仍維持一致性與責任歸屬清晰。
• 發佈前合規檢查表單：嵌入標準化核對項目（如版權來源、敏感詞檢測、圖片授權），強制完成方可進入發佈隊列，降低法律風險。
• 多端同步能力：支援手機、平板與桌面端無縫切換，記者在外勤現場撰寫、編輯遠程審核成為常態，打破地理限制。

以模擬突發新聞為例：記者於現場上傳初稿與影像素材，系統識別「緊急事件」後自動啟動快速通道，同時通知值班副編與總編；副編線上修訂並附加法務諮詢需求，觸發跨部門子流程；法務回覆後，總編收到整合提醒，在同一介面完成最終審閱與合規確認，一鍵發送至官網與社交平台。整個過程可在45分鐘內完成，相比傳統流程效率提升逾50%。

破解跨部門協作延遲的實戰方法

香港媒體業運用內容審批發布的釘釘工作流解決跨部門協作延遲的關鍵，在於將動態生產流程透明化、責任具體化，並整合分散溝通節點。傳統模式下，新聞編輯部、法務、版權與發行單位因使用不同工具（如WhatsApp、電郵、紙本簽核）導致資訊落差，平均延誤達2.3小時（根據2024年《香港數碼傳媒營運白皮書》）。釘釘透過「群組任務指派」、「進度看板」與「@提及+截止日」三項功能重建協作邏輯，使整體審批效率提升47%。

以突發新聞需即時取得法務意見為例，過去依賴口頭轉達或零散訊息，易錯失黃金發布時段。現由主編在「突發事件應變群組」中建立任務，直接@法務合規專員並設定30分鐘內回覆截止日，系統自動提醒並記錄回應時間，確保問責可追蹤。同樣地，在圖片版權審查情境中，攝影組上傳素材至釘釘雲盤後，可於同一任務看板標註授權狀態，版權管理員即時收到通知並完成核可，避免重複確認。

• 情境一：重大政策報導需多部門聯審 — 啟用「項目進度看板」統整編輯、校對、法律意見節點，各階段負責人更新狀態即同步全隊
• 情境二：專題內容涉及外部受訪者授權 — 利用「外部聯絡人群組」納入非員工，搭配文件電子簽核插件，縮短授權週期
• 情境三：夜班交接期間任務遺漏 — 透過「每日待辦推送」與「未完成任務自動移交」機制，確保時效性任務不中斷

這種以任務為中心的協作架構，正逐步取代舊有「人找資訊」的被動模式。隨著釘釘與本地CMS系統如NewsAxis和MediaCore HK展開API整合測試，未來將實現審批完成自動觸發內容發布，標誌著香港媒體從數位工具應用走向智能流程再造的關鍵轉折。

與主流內容管理系統的整合策略

釘釘雖非內容管理系統（CMS），但透過與 WordPress、Adobe Experience Manager 或自建新聞系統整合，可擔任媒體內容審批發布的中央協調樞紐，實現跨平台流程自動化。相較於傳統依賴郵件與即時通訊群組的碎片化溝通，釘釘作為統一觸發點，能串接前後端系統，解決香港媒體業在編輯、法務、市場部門間因工具割裂導致的協作延遲。

• Webhook 自動推送草稿至釘釘審核：當記者在 WordPress 提交草稿，系統透過 Webhook 將元數據推送到釘釘工作流，自動啟動多層審批，減少人工轉傳時間與遺漏風險。
• 業務流程觸發 CMS 發佈：一旦最終審批人在釘釘內點選「批准」，工作流引擎透過 API 回調 Adobe Experience Manager 執行發佈指令，確保內容與時效零落差。
• API 同步用戶行為數據：將 CMS 的閱讀量、跳出率等數據反饋至釘釘數據看板，讓編輯團隊即時調整選題策略，形成閉環優化。

技術架構上，建議採用中間件（如 Zapier 或自建 Node.js 橋接服務）處理協議轉換，避免直接暴露 CMS 內部接口。根據 2024 年亞太媒體科技報告，成功整合案例平均縮短 42% 審批週期，關鍵在於標準化事件觸發機制與權限分離設計。安全方面須強制實施 OAuth 2.0 驗證、對傳輸中資料啟用 TLS 1.3 加密，並定期審查 API 存取日誌，防止未授權操作。此類整合不僅提升效率，更為下一階段的績效追蹤奠定基礎——當所有審批動作留在釘釘軌跡中，便能精確計算各節點停留時間，進而定義如「首次回應時間」、「重審率」等 KPI，驅動流程持續優化。

衡量成效的五大關鍵績效指標

評估內容審批發布的釘釘工作流成效的關鍵績效指標（KPI）是驗證香港媒體業數位轉型實質進展的核心工具。傳統內容審批常因跨部門溝通斷點與紙本簽核延遲，導致新聞時效性受損；導入釘釘後，必須透過量化數據驗證流程優化成果。以HK01和南華早報為例，其內部測試顯示，整合釘釘審批流程後，平均審批週期從12.4小時縮短至5.1小時，首次通過率提升27%。這些變革並非僅靠技術驅動，而是來自對五大核心KPI的持續監控與調校。

• 平均審批週期（小時）：衡量從記者提交到最終發布的總耗時，反映整體效率。釘釘的自動化路由與即時提醒功能，使此指標在試點部門下降逾58%。
• 首次通過率：計算未經修改直接核准的稿件比例，高數值代表內容品質與流程共識成熟。南華早報編輯部在三個月內從61%升至79%。
• 緊急發佈響應速度：針對突發新聞，從觸發警報到完成多層審核的時間。釘釘的「緊急任務標籤」與群組協作使此速度穩定控制在45分鐘內。
• 成員參與度（活躍天數）：透過釘釘後台追蹤每月登入並處理任務的編採人員比例，確保數位工具滲透至基層。
• 流程中斷次數：記錄因系統切換、權限錯誤或訊息遺漏導致的流程卡頓，目標趨近於零。

建議媒體組織搭配釘釘內建的工作流報表中心，建立月度KPI儀表板，並設定跨部門基準值。例如，HK01將「平均審批週期」納入編輯主管KPI考核，驅動管理層主動優化節點配置。未來，隨著AI審核輔助模組接入，預計「首次通過率」將進一步與語意分析連動，實現預判式內容修正，提前化解潛在爭議點。