香港公司註冊必備文件清單，一次過搞掂所有申請資料

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發佈: 2025年12月03日

企業註冊基本文件清單

根據香港《公司條例》第622章，所有私人有限公司註冊時必須向公司註冊處提交五類法定文件，構成公司法律存在的基礎。這些「企業註冊需要提交哪些資料」的核心項目包括：公司法團成立表格（NNC1）、公司章程細則、董事、秘書及股東身分資料、註冊辦事處地址證明，以及 法定申報表（如NC1）。任何資料不實或格式錯誤均可能導致申請被拒。

公司法團成立表格（NNC1）：取代舊有INC1表格，須填寫公司名稱、股本結構、首任董事與秘書等資訊。常見錯誤包括漏簽、職位標示不清（如誤填「行政助理」）、未以港元標註股本金額。官方會核對簽署人身份是否與後附證明一致。
公司章程細則：可採用《公司條例》附表的Table A默認條款，或自訂條款。若未上傳完整版本，系統將自動拒絕。近年審查趨嚴，尤其關注決議門檻、股份轉讓限制等條文是否清晰。
董事、秘書及股東資料：須提供全名、身分證／護照號碼、通訊地址及出生日期。非香港居民須附有效護照副本，且每位董事需單獨提交經核證的身份文件。

自2023年全面推行電子化註冊後，紙本提交已極少獲受理，所有文件須經數碼簽章並符合PDF/A格式標準。建議使用公司註冊處「註冊易」平台（[www.icris.cr.gov.hk](https://www.icris.cr.gov.hk)）提供的模板，確保格式正確，避免因技術問題延誤。

公司章程細則撰寫要點

公司章程細則是公司內部治理的法律依據，具法定約束力，直接影響股東權益與董事權限。該文件須向公司註冊處登記，並作為公司運作的正式依據。

標準章程通常包含以下三大結構性條款：

股本與股份制度：明確授權股本、股份類別（如普通股、優先股）及每股面值。
董事職權與責任：界定董事任命程序、會議召開門檻與決策權限。
股東大會程序：規定特別決議（75%通過）與普通決議（50%通過）的門檻、通知期與投票機制。

多數新公司沿用Table A模板，但其通用性不足，難以應對複雜股權安排。

若股東利益差異大，建議設計定制條款：

分紅權差異化：設定不同股份類別享有不等比例盈利分配，例如投資者優先獲派息。
董事控制機制：允許特定股東提名或罷免董事，強化治理話語權。
股份轉讓限制：加入優先購買權或董事會批准要求，防止外部人持股。

根據2023年私人公司糾紛統計，逾40%股東爭議源於章程條文模糊，顯示定制條款的重要性。修改章程須通過特別決議，並於15日內提交NNC2表格至公司註冊處，否則變更無效。

董事與股東身份證明文件

董事與股東身份證明是「企業註冊需要提交哪些資料」中的關鍵合規環節，屬於KYC（了解你的客戶）要求。根據《打擊洗錢條例》，所有登記人士須提交「經核證副本」（certified copy），以確保真實性與可追溯性。

針對個人董事或股東，可接受文件包括：

有效香港身份證：最常用，無需公證。
有效護照：適用於非本地居民，需提交個人資料頁清晰影印本。
外地駕駛執照：僅限部分司法管轄區發出，且必須由律師或會計師核證。

針對法人實體股東或董事，須提供：

公司註冊證書（Certificate of Incorporation）
商業登記證（如屬香港公司）
最新董事名冊及實益擁有權資料（如ROO表格）

上述文件須為過去六個月內發出，並由持牌專業人士核證。核證語句須包含「此為真實副本」、簽署人資格、聯絡方式及日期。

常見被拒原因包括：影印模糊、缺漏簽署、使用非專業頭銜核證，或提交未翻譯的非中英文文件。業界統計顯示，逾三成首次提交個案因文件不符被退回。自2024年起，多家機構引入數碼核證平台（如CertifyDoc與NotarizeHK），支持遠程驗證，但對跨境文件的交叉驗證要求更嚴，建議選擇具國際經驗的註冊代理。

註冊地址證明合格標準

根據《公司條例》第622章，企業註冊必須提供位於香港的「註冊辦事處地址」作為法定通訊用途，不可僅為郵政信箱。此地址用於接收稅務局、公司註冊處及法院通知，須能即時查閱與回應法律文件。

可接受的地址證明僅限三類：

近三個月內的公共事業賬單：如中華電力、港燈或煤氣公司的商業用戶賬單；住宅戶主需確認大廈公契未禁止商業登記。
銀行月結單：由香港持牌銀行（如滙豐、恒生）發出，顯示公司名稱及地址，且非個人賬戶。
政府機構通知書：如差餉繳款通知、商業登記署信函或稅務局報稅表遞交確認信。

使用虛擬辦公室服務（如Regus、IWG）合法，前提是供應商提供實體空間與郵件代收功能，並簽訂正式協議。自2024年起，公司註冊處加強抽查地址真實性，企業須保留至少12個月服務記錄以備稽核。

地址不合規可能導致罰款港幣$300至$10,000。住宅地址雖可登記，但若受公契限制（如太古城、新鴻基旗下物業），則存在合規風險。建議優先使用專業註冊地址服務，確保長期穩定。

秘書職責與後續申報義務

根據《公司條例》第474條，所有香港有限公司必須委任一名合格的公司秘書，此為法定強制要求。未設秘書可被罰款最高10萬港元及每日2,000港元持續罰款。秘書不僅是形式職位，更是企業合規的守門人。

秘書資格嚴格：個人秘書須年滿18歲且為香港居民，不可由唯一董事兼任；法人秘書則須為持牌信托或公司服務提供者（TCSP），受信託及公司服務持牌局監管。多數企業傾向委任專業秘書公司以降低風險。

秘書五大持續職責如下：

維護重要控制人登記冊（SCR）：自2018年起，所有非上市公司須備存SCR，記錄實益擁有人資料，並於15日內更新。
提交周年申報表（ND2B）：每年於公司成立週年後42日內遞交，逾期將產生遞增罰款，嚴重者可能導致公司被剔除。
申報人事變動：任何董事或股東變更須於15日內透過NR1表格申報，否則變更無效。
保存會計記錄：協助確保公司妥善保存至少7年帳目與交易憑證，以應對稅務審查。
協助審計準備：召集股東會、準備會議紀錄及財務報表，符合《公司條例》第430條披露要求。

2023年公司註冊處共提出逾1.2萬宗檢控，主因為未按時提交ND2B及SCR缺失。隨著「註冊地址」與「實際營業地址」分離監管趨嚴，秘書角色已轉型為合規核心。預期未來將引入電子化SCR通報系統，企業應提前整合數位合規流程，避免技術落差觸發剔除風險。

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