釘釘大作戰 香港企業的OA流程革命

還在用Excel傳簽核單？一張「老闆唔睇email」的請假單可以漂流七日如幽靈般徘徊？香港老闆愛問：「流程點解又卡住？」答案往往藏在那些散落在Outlook、WhatsApp和影印機之間的「辦公黑洞」裡。但其實，釘釘不是要你推倒重練，而是讓你像砌樂高一樣，把混亂的紙本與對話，一磚一瓦重建成會跑的數位流程。關鍵在於——誰說搞OA一定要IT部門出動？

透過釘釘的內建工具，前檯阿姐都可以自己設計一個「採購申請流」，設定好主管二級審批、財務預算檢核，甚至自動關聯到報價單附件。更妙的是，每一步都有紀錄，再唔使問「個單去咗邊」。流程一啓動，相關人等即時收到聊天提醒，審批按鈕就嵌在訊息裡，唔使開十個分頁尋找系統登入頁。這不是魔法，是香港中小企負擔得起的日常效率革命——不用買伺服器、唔使養工程師，只要識得點樣「拖一拖、放一放」，就可以打造屬於自己公司的智慧流程骨架。

「釘釘？不就是用來打卡的嗎？」 哈，這句話我們聽過太多次了，簡直像辦公室都市傳說一樣流傳於香港茶水間。但真相是——釘釘根本不是什麼「打卡專用App」，它根本是藏著超級引擎的迷你跑車！特別是內建在工作台的「宜搭」低代碼平台，才是真正的OA流程大腦。

不用寫程式、不用求IT部，行政小妹阿May都能拖拉拽點幾下，做出專業級的請假單、報銷表甚至客戶報價審核流程。更妙的是，這些流程一啟動，立刻與釘釘聊天、日曆和待辦事項無縫串連——主管收到審批請求時，根本不用切換系統，直接在對話框點兩下就能簽核，順便回你一句「下次記得附發票影本啊！」

從採購申請到用印登記，所有 formerly 躺在郵件海或紙堆裡的流程，現在都活生生地跑在團隊眼前，還會自動提醒、留痕可查。這不是升級，這是辦公室的流程起義！

還在用Excel傳來傳去等簽名？別讓紙本思維綁住你的效率！現在就用五個生活化步驟，在釘釘上打造第一個會自己走路的OA流程。第一步，先想清楚「這流程要解決什麼」——是報銷午餐錢還是申請年假？再拉出關鍵角色：誰填、誰批、誰執行？就像點外賣，總得知道誰下單、誰付款、誰收貨吧！

第二步，打開宜搭，像設計問卷一樣加欄位：日期、金額、甚至上傳發票照片都行。小技巧：加上「抄送財務部」，資訊透明不漏接，再也不用被追著問「你那張收據呢？」第三步，設定聰明規則——例如「超過5,000塊的報銷，自動跳給二級主管」，就像遊戲闖關，金額越大，Boss越後面出場。

第四步，別忘了通知！審批一到就推播訊息，還能設定下班前未處理自動提醒，避免老闆滑手機滑太晚忘了點同意。最後一步，先找同事試跑一次，確認流程順暢再正式上線。順手勾選「自動歸檔」，日後查紀錄就像翻聊天記錄一樣簡單。搞定！你的第一個智慧流程，已經開始幫你省時間了。

當你的第一個釘釘OA流程順利跑起來，別急著慶功宴訂位——真正的「流程忍者」才正要出招！

想像一下：員工提交差旅申請後，系統自動同步Google日曆行程、預訂機票資料直送ERP記帳，還能即時產出「各部門出差熱度圖」——這不是科幻片，是釘釘「數據工廠」+「連接器」的日常操作。別再讓主管追著報表跑，讓數據自己跳出來開會！

更狠的是「超時自動升級」：申請卡在某主管手上三天沒反應？系統立刻通報其上司，溫馨提示：「您下屬的咖啡錢快涼了。」還有「子流程」神技，把龐大的專案啟動拆成預算、人力、法務三線並行，像打電動一樣關卡過不停。

從被動蓋章到主動控管，這不是升級，是進化！

上回講到釘釘的「高段位操作」，讓流程自己會思考、會升級、會串聯系統，簡直像辦公室出現了一隊無人機兵團。但再厲害的功能，若遇上「人不買單」，終究只能淪為裝飾品。技術是骨架，文化才是血肉——這句話，聽起來文縐縐，但意思很簡單：與其強迫同事用，不如讓他們「覺得不用反而麻煩」。

聰明的香港企業怎麼做？老細自己先打頭陣，請假、簽報全走釘釘，下屬自然不敢躲在Excel地獄裡苟且。一開始不貪大求全，專挑最痛的流程開刀——比如出糧前夜還在手動核對加班表的悲劇。與其辦三天培訓，不如給一份圖多字少的「懶人包」，連阿嬸都能三秒上手。再封幾個熱心同事當「釘釘大使」，散播正能量，順便解答「點解我按左冇反應」之類靈異事件。

最重要的是，別把流程設計得像監獄規條，移動端卡頓、步驟冗長，只會逼員工偷偷走後門。定期問一句「使唔使得意」，收收feedback，微調幾次，自動化才會真正融入日常，變成習慣，而不是負擔。

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