釘釘權限管理指南：香港 CIO 如何建立入職、轉職、離職流程

先按角色授權，不要按個別同事逐一累加

逐人加權限看似快捷，時間一長就難以解釋「為甚麼他有、她沒有」。較穩妥的做法，是先建立角色，再把員工加入相應角色。每個角色至少要列出：

• 業務目的：為何需要這項權限。
• 可見範圍：自己、所屬部門、指定專案或全公司。
• 可執行動作：查看、建立、修改、批准、匯出或管理。
• 擁有人：哪位部門主管負責確認。
• 覆核週期：何時重新檢查。

角色名稱要貼近組織，例如「香港零售店長」「薪酬專員」「澳門專案外判」，避免只用「一般用戶」「進階用戶」這類難以判斷責任的名稱。

入職、轉職、離職是同一條權限生命週期

入職：以職位範本開通基本權限

HR 確認入職資料後，系統管理員按部門、職位和地區套用基礎角色。額外權限應由資源擁有人批准，不應因「趕住開工」而直接複製上一位同事的全部設定。

轉職：先移除舊角色，再加入新角色

同事升職或跨部門轉職時，最常見風險是舊權限一路累積。流程中要同時出現「移除甚麼」和「新增甚麼」，並設定生效日期。

離職：帳號、資料交接與裝置分開處理

離職不只是停用帳號。還要確認工作交接、群組擁有人、未完成審批、共享資料和已登入裝置。HR、直屬主管和 IT 應有清楚分工及完成紀錄。

外判與跨部門專案要有到期日

外判人員、臨時顧問和節日支援團隊，通常只需要指定專案或限定時間的存取。建立角色時應同時設定到期日和負責人；專案完結後，先關閉存取，再由資料擁有人確認是否需要保留交接內容。

農曆新年推廣、十一黃金周零售支援或年度審計等短期場景，都適合使用「有期限的角色」，不要把臨時權限變成永久權限。

季度覆核：不要只問「還要不要」，要問「是否仍然合理」

季度覆核可先集中高風險動作，例如管理員設定、批量匯出、薪資資料、客戶名單和對外分享。覆核人應能看到角色用途、成員、上次變更和批准人。

• 已離職或停用帳號是否仍在角色內？
• 同一人是否同時擁有互相衝突的建立與批准權限？
• 臨時角色是否已過到期日？
• 部門重組後，可見範圍是否仍然正確？
• 管理員權限是否有替補及緊急處理安排？

香港企業落地時要一併檢查資料治理

權限設定應配合企業的私隱、資訊安全、資料保留及供應商管理政策。涉及個人資料或跨境協作時，應由相關負責人確認資料用途、可見範圍、保留期和事故處理安排；不要把技術設定當作法律或合規結論。

薪資資料的角色分工，可延伸閱讀香港 HR 薪資自助查詢指南；如需把額外權限申請變成有記錄的流程，可參考低代碼審批試點。

四步建立第一版角色矩陣

1. 選一個部門，列出常用系統、群組和資料。
2. 由主管確認每個職位真正需要的查看及操作範圍。
3. 用測試帳號驗證「應該看得到」與「不應該看得到」。
4. 安排入職、轉職、離職各做一次桌面演練，再正式套用。

多姆科技（DomTech）可協助香港企業盤點釘釘角色、審批與帳號生命週期。建議先提供一個部門的組織架構、現有權限清單和三個常見人事變動個案，建立可覆核的第一版角色矩陣。