釘釘OA系統讓香港企業審批時間縮短68%，每月節省150人力工時

什麼是釘釘及其OA系統的核心功能

釘釘（DingTalk）是由阿里雲開發的一體化智能辦公平台，專為企業協作與流程自動化設計。其OA系統整合通訊、管理與AI能力，實現即時審批、無紙化考勤與跨部門協作，大幅提升香港企業的運營響應速度與數碼轉型效率。

• 智能考勤：透過GPS定位與Wi-Fi打卡，結合AI識別異常出勤模式，HR可於後台即時查看全公司出勤熱點圖，取代傳統紙本簽到或固定打卡機。
• 審批流自動化：員工提交請假或報銷申請後，系統根據預設規則自動路由至主管，並以機器人推送提醒，平均處理時間由傳統2天縮短至2小時內完成（數據對照來自2023年本地企業實測報告）。
• 日程管理整合：會議安排可同步至個人與團隊日曆，並自動生成釘釘群組待辦，避免資訊分散在多個工具中，提升跨部門協調準確率。
• 雲盤共享：文件上傳至釘釘雲盤後支援權限分級與版本追蹤，配合關鍵字搜尋與OCR識別，查找合約或財務檔速度較傳統伺服器快3倍以上。
• 機器人自動化：企業可自定義機器人執行每日銷售匯報、工單派發等重複任務，減少人工疏失，某零售連鎖品牌導入後節省每月逾150人力工時。

相較於傳統OA系統依賴郵件往返與手動歸檔，釘釘以「即時觸發、全程可視」的架構重塑流程邏輯。這種高響應模式正成為港企數碼轉型的基礎設施，驅動下一階段的組織敏捷性升級，也為接軌跨境協作奠定技術底層。

香港企業導入釘釘的主要驅動因素

香港企業採用釘釘的主要驅動因素在於其能有效降低營運成本、提升跨部門協作效率，並支援彈性遠距工作架構。在高租金與高人力成本的雙重壓力下，企業傾向選擇具成本效益的SaaS協作平台，而釘釘憑藉整合通訊、流程自動化與數據可視化功能，成為數碼轉型首選工具。

• 68% 的受訪中小企在部署協作工具後實現每月行政成本減少 15%以上，此數據來自 2023年香港生產力促進局報告，反映數位工具對成本控制的直接影響。
• 釘釘的「OA系統」整合即時通訊、審批流、考勤與項目管理，使部門間資訊傳遞時間縮短逾40%，解決傳統電郵與紙本流程的延遲問題。

香港獨特的商業環境進一步放大釘釘的優勢。辦公室租金長期位居全球前列，促使企業縮減實體空間，轉向混合辦公模式。釘釘支援多端同步與遠端審批，使團隊無需依賴固定工位即可完成核心業務流程，降低對實體資源的依賴。

同時，本地人力成本高昂，企業更重視員工產出效率。釘釘提供的自動化機器人與低代碼應用建構功能，讓非技術部門也能快速開發內部工具，減少IT支援需求，進一步優化人力配置。

展望未來，隨著港府推動「智慧政府」與企業ESG披露要求上升，釘釘有望整合碳排追蹤與合規報告模組，成為支撐永續營運的底層協作架構。

釘釘如何實現跨部門流程自動化

釘釘透過可視化流程引擎與宜搭低代碼平台，實現跨部門流程自動化，無需依賴IT人員即可串接人事、財務與項目管理系統，大幅提升香港企業的協作效率與數據一致性。

以「請假申請」為例，當員工在釘釘提交請假單，觸發條件為「表單提交且類型為年假」，系統即自動啟動預設工作流。該流程包含直屬主管審批、HR複核節點，並根據考勤規則計算剩餘假期，全程無需人工轉 intensified 本或郵件跟進。

1. 主管於移動端審批後，狀態同步至人事檔案模組，更新個人出勤記錄；
2. 月末由薪資計算模組自動讀取異動資料，結合工時數據生成報表；
3. 任何異常（如超限休假）觸發紅色警示並推送提醒至管理員儀表板。

此閉環機制根據2024年香港數碼轉型企業問卷顯示，使人力行政處理時間平均縮短68%。關鍵在於釘釘內建的宜搭工具，讓HR或部門經理等非技術使用者，能透過拖拉組件自行設計複雜審批路徑，並即時測試上線。

相較傳統OA需等待開發排程，釘釘的自動化能力正推動香港企業從「被動響應」轉向「主動設計」運營流程。這不僅降低技術門檻，更為下一階段與ERP或CRM系統整合奠定彈性基礎，預示未來將出現更多由業務單位主導的微應用生態。

釘釘與其他OA系統在香港市場的競爭優勢比較

相較於Microsoft Teams或Google Workspace，釘釘在本地化支持、內建審批系統與中國生態整合方面具備明顯優勢，尤其適合需融合粵語操作與繁體中文介面的香港企業。

• 消息讀取率達92%（根據2024年亞太區企業通訊報告），高於Slack的76%與Teams的81%，反映釘釘即時通知機制更有效觸達用戶。
• 審批完成率超過85%，遠超飛書的73%及Teams內建Flow僅58%的流程閉環效率，得益於其直觀的可視化表單與自動路由邏輯。
• 支援逾400項第三方集成，涵蓋阿里雲、金蝶、Shopify等中港常用系統，集成數量為Slack（350+）與Teams（300+）之間的領先者。

釘釘獨有的粵語語音輸入功能準確率達91%（測試基於HKUST語音數據集），並優先顯示繁體中文介面，無需手動切換，大幅降低本地員工學習門檻。此類細節設計使新用戶上線速度提升40%，特別利於零售與物流等前線人力密集行業。

過往跨部門流程依賴電郵轉發與紙本簽核，現透過釘釘宜搭低代碼平台實現自動化銜接。下一階段，中小企業可利用其模板庫快速部署人事請假、採購申請等場景，以零程式基礎啟動數碼轉型。

中小企業如何低成本啟動釘釘自動化轉型

香港中小企業可透過釘釘免費版零成本啟動自動化轉型，結合內建模板庫與官方培訓資源，在72小時內部署基礎流程。此策略已獲逾60%本地初創驗證，成為數碼轉型入門首選。

相較於需預付授權費用的傳統OA系統，釘釘免費版提供即時可用的自動化框架，尤其適合人力少於50人的企業。其核心優勢在於模組化設計，無需編程即可串接日常任務，並支援與常用工具如Google Workspace及Microsoft 365同步資料。

以下為三個經驗證的高頻應用模板及其設置要點：

• 外出登記：啟用「外出申請」模板 → 設定主管審批路徑 → 綁定個人行事曆自動更新狀態
• 費用報銷：上傳發票至「報銷申請」表單 → 自動觸發多級審核 → 整合銀行帳號作後續付款追蹤
• 會議預約：連結釘釘日程與視訊會議功能 → 成員一鍵加入 → 會後自動分發記錄至相關群組

更具前瞻性的資訊整合正在浮現：根據近期會計科技沙盒測試結果，釘釘可透過授權第三方會計平台（如Zoho Books或Dear Systems），間接實現與香港稅務局eTAX系統的資料交換。此模式雖非直接介接，但能將報稅所需之支出與收入記錄結構化，提升合規效率達40%以上。

未來半年，預期將有更多本地ISV推出針對釘釘API的輕量級財務橋接方案，使中小企得以在不更換主系統的前提下，提前佈局智慧合規生態。