釘釘排班大作戰 香港非營利組織的志願者調度秘笈

說到香港非營利組織的志願者調度，簡直是一場「人海戰術」的日常災難片。你發WhatsApp，我傳Telegram，他貼Facebook留言區，結果同一個人報了三場活動，卻在真正需要他的那天「人間蒸發」。社區清潔日那天，主辦方望著空蕩蕩的集合點，手上的名單像張廢紙——有人重複簽到、有人根本沒收到變更通知，連阿嬸級資深義工都怒吼：「我又唔係廿四小時盯住手機！」

長者探訪活動更誇張，A組志工遲到半小時，B組卻提早一小時殺到，院舍職員哭笑不得：「你們是來接力還是來突襲？」溝通碎片化之下，熱心被消耗，士氣被磨光。問題不在於志工不夠多，而在於工具太原始——用即時通訊軟體排班，就像用算盤打電競，再勤力都會爆走。

直到有社福機構偷偷換上釘釘日程，才發現原來志工可以「自動對焦」：一人一連結，報名即同步行事曆，改期立刻推播提醒，缺席率瞬間蒸發。這不是魔法，是科技終於追上了公益的步伐。

「阿伯真係用得掂釘釘？」 聽落似天方夜譚，但現實係——屯門區一間專做長者飯盒派送的非營利組織，去年仲要靠紙筆登記義工，今年已經全隊「釘釘化」！關鍵就在於釘釘日程——唔使教三遍，阿嬸自己整定下個週六的送飯班表，連埋地點、人數、接送安排一次過搞掂。

呢個「日程」唔簡單，唔止計時咁basic。你可以揀日期、輸入地點、設定需要幾多「送飯手足」同「駕駛義工」，更重要是直接綁定志工群組，一建立活動，全體即刻收到通知，唔使再喺五個WhatsApp群組跳來跳去問「有冇人去？」更神嘅係，點過「參加」嘅人自動顯示頭像，主辦者一眼睇清邊個到、邊個未覆，簡直係對抗「臨場放鴿」嘅終極武器。

對比Google Calendar要登入、要同步、要按一堆按鈕，釘釘日程就似「智能煲呔」——一啲就著，一開就有。尤其對習慣「一鍵解決」嘅中老年志工，根本無學習曲線。而內置中文語音輸入、大字介面、鬧鐘提醒推送，連70歲陳伯都話：「以前靠孫仔幫我睇訊息，而家自己釘釘一開，時間地點清清楚楚，仲好過睇電視節目表！」

「阿伯都識用，你仲驚？！」上回講到釘釘易上手，今次要教大家點樣由「人治」變「系統治」，三步KO志工排班混亂災難。第一步，唔好再靠記憶力分組！喺釘釘內建立清晰架構，例如按地區分「港島隊」「九龍先鋒」，再加標籤如「可週末支援」「有急救證照」「懂手語」——等於為每位志工貼上「超能力徽章」，一目了然。

第二步，出動「日程」大法！創建活動時，填入時間、地點、需要幾多「勇士」同技能要求。例如辦長者嘉年華，系統自動篩選「有耐性」「會粵曲」嘅志工邀請參與。最犀利係，呢個日程會自動同步到每個受邀者手機，連阿媽都會睇得明。

第三步，啟動「自動提醒」保命機制！活動前一日同兩小時推送通知，缺席率即刻down down降。仲有終極武器——「已讀未讀」功能：邊個睇咗邀請、邊個當透明，一眼看清。主辦方可以即時follow up，唔使等到出發先發現「中伏」，搞到現場人手真空。科技救星，就嚟得咁及時！

說到排班，「綠動香港」的行政小姐阿May簡直一把辛酸淚。過去每月海灘清潔活動，她總像人肉鬧鐘：週一發電郵、週三whatsapp催確認、週五再打電話補人，每週硬生生耗掉5小時——還常遇到「當日才說去唔到」的突襲退賽。自從導入釘釘日程，戲碼徹底翻轉。現在活動一開，志工自行點擊「參加」，系統依標籤自動篩選「可週末支援」且「有戶外經驗」的人選，精準又省力。

最神的是自動提醒功能：活動前1天、2小時，釘釘主動推送通知，缺席率瞬間下降40%。模擬數據顯示，原本平均每次活動臨時缺勤8人，現在只剩5人，現場再也不用急到跳腳抓替代人力。志工領隊阿強笑稱：「終於不用半夜回覆『我明天去唔去到？』簡直重獲新生！」

更妙的是，所有報名狀態一目了然，已讀未讀清清楚楚，再不用猜誰真心參與。香港支援電郵 cs@dingtalk.com.hk 或致電熱線 +852 6439 2620，連技術支援都快過颱風訊號發布速度。

誰說排班表只能冷冰冰？在「綠動香港」成功省下20小時行政工時後，他們發現釘釘日程根本不是電子行事曆，而是個會呼吸的「志工社群心臟」！點開日程，不只是看日期時間，更是看見彼此的承諾與熱情。有人提前三天標註「帶備手套兩雙」，有長者志工留言「請安排輕量任務」，管理員一句回覆「收到，已調至物資組」，瞬間溫度拉滿。

更妙的是，「Ding一下」不再是催命符，而是緊急召集令——颱風過後突發清淤行動，15分鐘內30人響應；「雲盤」裡不再散落各處的PDF，而是整齊排列的培訓影片與安全守則，新志工自學完就能上線；甚至用「直播」辦線上簡介會，阿嬸邊煮飯邊問「點解要戴N95？」，即時解答還能錄影存檔。

這些功能單看普通，但串起來就是一套「尊重感生產線」：少打三通確認電話，多一分信任；少寄五封附件郵件，多一點專業形象。對資源緊絀的香港NGO來說，免費不是便宜，是活下去的本錢。當科技默默撐起後勤，人與人的連結，才真正開始發酵。

多姆科技（DomTech）是釘釘在香港的官方指定服務商，專門為廣大客戶提供釘釘服務。如果您還想瞭解更多釘釘平臺應用的內容，可以直接諮詢我們的在線客服，或者通过电话+852 64392620或邮箱cs@dingtalk.com.hk联系我们。我們有優秀的開發和運維團隊，豐富的市場服務經驗，可以為您提供專業的釘釘解決方案和服務！