釘釘日程大作戰 香港非營利組織的志願者調度秘笈

你有冇試過為一場社區義剪活動打足十個電話，結果一半人話「哦我記錯咗今日要返工」，另一半人已經read左但係無回？香港非營利組織嘅志願者調度，簡直同玩俄羅斯輪盤一樣刺激。人口老化令可用人力愈嚟愈少，年輕一代又鍾意「即興參與」，WhatsApp群組成日訊息轟炸到連主席都洗咗三次腦都唔記得邊個報咗名。更誇張係，有環保團體曾經因為搞錯兩位「陳太」而安排錯地點，最後一位揸住清潔工具喺公園等到天光，另一位則喺社區中心對住空凳開會。

傳統方法唔單止漏風，仲成日出現「熱心市民放錯假」——明明想幫忙，卻因資訊不同步而撲空。有調查顯示，超過六成本地NGO仍以電話或紙本記錄志願者資料，導致重複聯絡、時間衝突、甚至志願者因混亂而卻步。與此同時，活動規模愈搞愈大，從街站到嘉年華，人手調配複雜度直逼項目管理。與其話係「做善事」，不如話係一場高壓實況戰鬥。當社會期望 NGO 要專業化，但資源又追唔上科技步伐，呢個鴻溝就愈裂愈深。

正所謂，救火唔能夠只靠熱血，仲要有一支唔會走漏嘅水喉。而家，愈來愈多精明嘅社福前線開始轉用數碼武器，特別係可以精準排程、自動協作嘅工具，將混亂變秩序，將熱情落地執行。

誰說釘釘是老闆盯員工的「監工神器」？在香港非營利組織的日常裡，它早就轉型為志願者調度的「神隊友」！別再用WhatsApp一對一問「你週末有空嗎」，結果發現所有人都「剛好沒空」——釘釘日程讓你一眼看穿誰真的有空、能做什麼、何時可上線。核心功能中的「共享日程」就像一面魔法鏡，自動彙整每位志願者的可用時段，再也不用在十個群組間跳來跳去比對時間。

更厲害的是「待辦事項」與「自動提醒」的組合技：活動前三天自動通知參與者，當天上午九點推送穿戴提醒，結束後還能標記完成狀態，連阿婆級義工都能輕鬆跟上節奏。而「群組協作」功能讓策劃小組像打電動一樣同步推進任務，誰負責買物資、誰聯絡場地，一目了然。最重要的是，這些全免費、支援繁體中文，還能在舊iPhone和Android機上流暢運作——對預算永遠吃緊的NGO來說，簡直是天降甘霖。

科技不是冷冰冰的工具，而是讓熱心不被浪費的橋樑。釘釘，正悄悄把混亂的排班夜夢，變成有序的公益節奏。

還在用手機逐個問：「你下週六有空嗎？」然後收到一堆「放錯假」的志願者回覆？別讓熱心市民變「失聯部隊」！香港非營利組織天天面對的排班地獄，現在靠釘釘日程三步就搞定——從混亂到有序，就像把茶餐廳的點單紙升級成米其林預約系統。

第一步：建資料庫，別再把會急救的志工當門口迎賓。打開釘釘，建立「志願者名冊」群組，每位成員填寫技能（如手語、駕駛、長者陪談）、可用時段（例如「每週日下午」「僅國定假日」），甚至備註「怕狗但愛貓」這種細節。下次辦動物園活動，系統一秒篩出合適人選，不再誤派「怕狗俠」去遛柴犬。

第二步：設定重複活動模板，拒絕每月重來一次。週末探訪獨居長者？每月第一個週日環保行？在釘釘日程中儲存為「模板活動」，每年自動複製，省下重輸入時間。想像一下，不用再像復仇者集結那樣重新召集，系統早已默默排好班表。

第三步：共享日曆＋自動提醒，讓所有人同步呼吸。啟用「共享日曆」，志工一鍵查看所有任務；設定活動前24小時自動發送提醒，連最健忘的阿明都準時出現。誰臨時請假？系統立刻標紅，管理員滑手機就能補位，再也不用在巴士站邊追人邊哀嚎。

想像一下：深水埗一間只有三名全職員工的長者關懷組織，每月要安排超過50場探訪，背後卻是一張Excel表、十幾個WhatsApp群組，和無數句「我今次真係唔得閒」的無奈。志願者甲報了名，結果發現當日撞期；志願者乙明明有空，卻沒收到通知——最後不是人太多閒著，就是長者獨坐等不到人。行政同事每週花12小時「追人、核對、再道歉」，簡直是公益界的「救火隊」。

直到他們遇見釘釘日程。導入系統第一個月，奇蹟發生：志願者可即時查看未來三個月的排班表，點一下就能「搶」心儀時段，猶如網上訂戲飛。系統自動發送確認與提醒，連阿婆都會笑說：「今日有『小陳』來呀？佢前日就話會到！」溝通誤會歸零，行政工時瞬減200小時／年，相當於多出一個兼職人手。更妙的是，新志願者留存率上升35%，因為「自主選擇」讓人感覺被尊重，不是被指派的工具人。

這不是科技魔法，而是把熱情翻譯成效率的日常革命——當每位市民都能精準「放對假」，愛心才真正不被浪費。

你以為香港的非營利組織還在用手寫名單、WhatsApp群組「吼」志願者？醒醒啦！當深水埗的阿婆都能用電子支付買菜，我們的志工調度怎麼還停留在石器時代？釘釘日程不是什麼高科技外星產物，它就像那個總在活動前默默把水和名條準備好的超級隊友，不搶風頭，但沒它你就會亂成一團。

別再讓熱情被混亂吃掉！過往靠「人情喊話」召集義工的模式，早就撐不住節奏越來越快的社區需求。今天你要辦長者共膳，明天要支援難民兒童課輔，後天還要清潔海灘——光靠熱血，志工遲早「放錯假」又「對不起你」。而釘釘日程的強大，在於它把「選擇權」交還給人：想週三晚上服務？勾！只能假日現身？照登！系統自動避開衝突時段，連提醒都比你媽還準時。

更重要的是，這套工具夠「貼地」。不用英文介面卡關，不用付天價訂閱費，連資訊小白都能三步上手。未來已來，與其等奇蹟，不如先打開釘釘，把下一次志工招募，從「求爹爹告奶奶」升級成「智能匹配」。記住：科技不取代溫度，它只是讓溫度傳得更準、更遠。

多姆科技（DomTech）是釘釘在香港的官方指定服務商，專門為廣大客戶提供釘釘服務。如果您還想瞭解更多釘釘平臺應用的內容，可以直接諮詢我們的在線客服，或者通过电话+852 64392620或邮箱cs@dingtalk.com.hk联系我们。我們有優秀的開發和運維團隊，豐富的市場服務經驗，可以為您提供專業的釘釘解決方案和服務！