香港團隊如何用釘釘甘特圖把混亂變神隊

甘特圖是什麼？聽起來好像很工程、很沉悶，但其實它就像茶餐廳的點心紙——你唔叫，伙計唔知你要蝦餃定燒賣；任務冇寫清楚，同事點知邊個要做緊乜！ 一百年前，美國人Henry Gantt發明呢種圖表，為咗追蹤造船進度，結果今日變成人類對抗Deadline嘅終極武器。而在香港，成日要同一班講廣東話、普通話、英語嘅團隊跨時區作戰，仲要「今晚七點交稿、明早十點改版、後日飛深圳簡報」，靠Excel拖曳同口頭嗌「喂！搞掂未呀？」根本係自殺行為。

想像一下：市場部話設計稿下星期交，設計卻以為開發完成先開始，開發又等測試資源……任務疊任務，責任霧煞煞，最後全部壓落PM頭上，變咗「救火隊長」。甘特圖就係將呢啲「以為」變晒做「睇得見」——邊個幾時開始、幾時交、要等邊個先可以做，一目了然。好似茶餐廳廚房，蒸籠開幾層、點心幾時出爐、要等邊個爐火，全部排得整整齊齊。唔使再靠記憶同運氣交工，準時收工都變得有可能——甚至，有機會食到完整一餐飯。

還在用Excel拉橫條，拉到眼花撩亂像在玩俄羅斯方塊？醒醒啦，香港PM！釘釘甘特圖三步就讓你從「救火隊長」變「戰略指揮官」。打開釘釘App或網頁版，點進「項目」模組，別猶豫，立刻建立新專案——這一刻，你已經比昨天的自己專業10倍。

接下來，選擇「甘特圖視圖」，瞬間升級為高階排程模式。輸入第一個任務，例如「雙11主視覺設計」，設定起訖日期，再點一下負責人——等等，不用複製名字、不用寫郵件，直接@同事，任務秒速派送，就像茶餐廳伙計「飛紙仔」一樣快狠準。更爽的是，子任務一層層疊下去，從「拍攝產品照」到「修圖過稿」全都清清楚楚，再也不怕阿明又說「唔知要跟進」。

小技巧大勝利：用顏色標籤區分部門！市場部粉紅、設計組藍色、開發團隊深灰，一眼掃過去，誰卡關、誰超前，比看八達通餘額還清楚。而且，企業通訊錄自動同步，新人一入職，馬上能被@，完全零時差。這不是工具，是PM的外掛大腦。

觀塘工業大廈三樓，空氣中飄著咖啡與焦慮的氣味。這家跨境電商團隊正準備衝刺雙11，新品上市倒數45天，卻像一鍋即將爆開的即食麵——KOL還沒簽約、主圖沒拍完、倉儲說貨卡在海關。老闆盯著螢幕喃喃：「呢個deadline，死都要準時交工！」

這時PM阿強淡定打開釘釘甘特圖，把「產品拍攝」拖到延後兩天，只見後續所有任務自動順延，廣告投放、KOL發文時間全聰明重算，沒有一個同事需要手動通知。他冷笑：「清關Delay？甘特圖唔會崩，我先崩。」

更神的是，他用顏色標籤一眼看穿瓶頸——紅色是市場組的廣告排程，黃色是設計組的素材產出。誰卡關、誰超前，拖曳一下就全盤更新。連財務都驚訝：「今次居然冇超支？」

原來，當別人還在群組狂刷「跟進中」「等返覆」時，他們早已靠動態甘特圖把混亂變神操作。一張圖，不只是進度表，根本是戰場上的即時導航。

進階秘技 讓甘特圖不只是漂亮圖表

當觀塘那家電商團隊靠甘特圖搶完雙11，老闆笑著說「下次試試黑色星期五」時，PM阿May差點把釘釘介面摔出窗外。但這次她學乖了——不再只把甘特圖當「美工圖」交報告，而是打造成任務—溝通—產出的永動機。她把每項任務直接連結對應的釘群聊天記錄，誰在群組說過「今晚交稿」，一按就跳出來當證據；文件全丟進釘盤，版本更新自動同步，再沒人傳「最終版_final_reallyfinal.psd」。

更狠的是閉環審批：設計稿上傳後觸發審批流程，老闆一個DING簽核，系統自動填報進度30%。截止前24小時，遲交者的手機會收到血紅倒數提醒，連茶水間阿姐都問：「你份PPT唔係聽日要？」但小心別玩過頭——有人把「去茶水間沖咖啡」都列成子任務，結果每週花兩小時維護甘特圖，比做專案還累。記得留緩衝時間，否則「準時」只是幻覺。

阿May現在每週開10分鐘「甘特圖校準會」，全員站著開，誰的進度條落後，下週零食基金就扣他一份。一張圖，治好了香港PM的焦慮症。

「老細，我哋份報告遲咗，因為阿明冇交資料！」 「點解唔早啲話出嚟？而家個Gantt Chart全靫紅呀！」——呢種對白喺香港PM日常入面，比茶餐廳鴛鴦仲常見。但問題唔係工具唔得，而係文化同制度之間啲「時差」。香港人怕麻煩人、唔敢催上司、老闆成日「加撳」，甘特圖再靚都變咗「裝修圖」。

所以，真功夫唔係畫圖，而係用圖撬動溝通文化。有團隊聰明地設立「彈性任務區塊」，預留15%時間位畀突發單，老闆插單唔再搞到全盤皆輸。遲交？唔使私訊尷尬，釘釘「DING一下」溫和提醒，加個笑臉emoji，壓力變動力。更狠嘅，有公司將甘特圖進度同茶水間零食掛鉤——全組準時，周五有波仔飯後甜品；一人拖慢，集體改食曲奇餅。你話會唔會認真啲？

甘特圖本身唔識講人話，但當它變成團隊共同語言，紅線就唔再係恐懼，而係警鐘；進度條唔再係KPI鞭子，而係集氣儀。真正神隊唔係唔忙，而係忙得透明、亂得有序。一張圖搞掂的，從來唔止排程，而係信任。

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