釘釘辦公自動化：讓工作更輕鬆，效率翻倍的秘訣

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分類: 説明中心

發佈: 2025年08月26日

什麼是釘釘辦公自動化

你有沒有試過早上一進公司，就被一堆重複又瑣碎的行政工作壓得喘不過氣？填報表、審批流程、轉交文件……簡直像在玩「辦公室俄羅斯方塊」，方塊一直掉，永遠清不完！別擔心，這就是釘釘辦公自動化出場的時刻——它不是魔法，但效果堪比施了「時間停止咒」。簡單來說，釘釘辦公自動化就是讓機器替你打工。你設定一次規則，後續的工作流程就自動跑起來，不用再手動點點點。比如，員工提交請假申請，系統自動根據職級和天數推送給對應主管，批了之後還能自動同步到考勤系統，連打卡紀錄都幫你更新。這背後靠的是三大神器：自動化流程引擎、智能表單和機器人。智能表單能自動計算、驗證資料，避免人工錯誤；機器人則像辦公室小助理，定時提醒、自動回覆訊息樣樣來。更厲害的是，這些功能可以串接起來，打造一條「無人化生產線」。想像一下，從報銷到核帳，全程零人工干預——這不是未來，這是你明天就能擁有的辦公日常。

釘釘辦公自動化的基礎設置

剛剛搞懂什麼是釘釘辦公自動化，是不是已經迫不及待想動手玩起來了？別急，先別像無頭蒼蠅一樣亂點，否則可能連自己公司「在哪裡」都找不到！要讓自動化真正發揮威力，第一步就是把地基打好——也就是基礎設置。

首先，打開釘釘，進入管理後台，建立你的組織架構。別小看這一步，這就像蓋房子的藍圖，部門分得清楚，日後流程才不會亂成一鍋粥。你可以按部門、項目或職級層層分類，甚至加上虛擬團隊，靈活得像橡皮筋！接著，把同事們一個個加進來，支持手機號、郵箱批量導入，再也不用「喂～你加我釘釘」喊得像菜市場。

權限設定才是重頭戲！誰能審批？誰只能看不能改？別讓小王不小心刪了老闆的年度報告。記得細分角色權限，避免「全員管理員」這種災難現場。最後，來點高級操作——配置自動化規則。比如設定「每天上午9點自動提醒部門開會」，或「提交報銷單金額超過5000時自動轉交財務主管」，這就是條件觸發與定時任務的魔力。規則設得好，下班走得早！

高效溝通與協作

在辦公室裡，最怕的不是工作多，而是訊息像雪片般飛來，卻不知道誰回了、誰沒回，誰又把重要消息當成垃圾訊息清掉了。這時候，釘釘的溝通與協作功能就像你的私人管家，把混亂的溝通整理得井井有條。想像一下，專案群組裡大家七嘴八舌，你發了一個緊急通知，卻像石頭沉入大海。別急，Ding一下，全員強制提醒，紅包都沒這麼有效！Ding功能支援文字、語音、電話提醒，保證團隊成員「想忽略都難」。而且，已讀未讀一目了然，再也不用追著同事問「你看到我訊息了嗎？」。群聊不只聊天，還能直接共享文件、協作編輯，最新版自動同步，再也不用收到「這是最新版v3_最終版_真的最終版」這種詭異命名的檔案。開會也不用擠進小會議室，視頻會議一鍵開啟，支援百人連線，還能螢幕共享、即時註釋，遠端協作比面對面還高效。更厲害的是，這些溝通紀錄與文件能自動歸檔，搭配上一章設定的自動化規則，重要訊息還能自動轉成待辦事項，真正實現「溝通完，動作就跟著跑」。

智能表單與數據管理

你終於搞定了溝通協作，群聊不爆炸、Ding功能用得像發簡訊一樣順手，接下來該讓數據乖乖聽話了！別再讓Excel表格追著你跑，是時候祭出釘釘的「智能表單」這張王牌。別被名字嚇到，它不只是填個姓名電話那麼簡單——它可以自動算總和、跳題邏輯、甚至根據你填的內容自動派發任務！

想收集員工健康狀況？做個表單，設好選項，再綁定到考勤系統，異常資料自動標紅並通知主管。新專案啟動要收集需求？加個「部門選擇」欄位，後台自動分流給對應負責人，完全不用人工轉寄。更狂的是，所有資料會自動彙整成圖表，每天早上八點準時生成報表，釘郵推送到管理群組，老闆還沒泡好咖啡，數據已經躺在眼前。

最厲害的是「自動化工作流」——表單提交後，觸發審批、通知、存檔、同步到CRM，一氣呵成。你只管喝咖啡，釘釘幫你跑腿。從手動整理到秒級匯總，這不是升級，是飛升！

實戰案例分享

說到釘釘辦公自動化，光會做智能表單還不夠，真正的高手都在「實戰」中見真章！別以為自動化只是IT部門的專利，其實從餐飲到製造，從小公司到集團企業，都在悄悄用釘釘「偷懶」——不，是「提效」！

舉個例子，某連鎖咖啡店用釘釘搭建了「門店巡檢系統」，店長用手機填寫巡檢表單後，系統自動觸發整改任務給相關員工，並設定48小時倒數提醒。更狠的是，逾期未處理的任務會自動升級通知區域經理，管理層再也不用追著員工跑。結果？巡檢完成率從60%飆升到98%，老闆笑到合不攏嘴。

另一家工廠更絕，他們把設備報修流程搬上釘釘。工人一掃設備上的二維碼，自動生成維修工單並分配給對應技師，系統還根據歷史數據預測常見故障，提前推送保養提醒。三個月下來，設備停機時間減少40%，廠長說：「這不是省錢，是搶時間！」

這些案例的關鍵，不在功能多炫，而在「流程再造」——把原本散落在微信、紙本、郵件中的動作，全整合進釘釘的自動化流程。你不需要寫程式，只要懂得設計觸發條件、設定執行動作，就能讓釘針當你的24小時助理。

多姆科技（DomTech）是釘釘在香港的官方指定服務商，專門為廣大客戶提供釘釘服務。如果您還想瞭解更多釘釘平臺應用的內容，可以直接諮詢我們的在線客服，或者通过电话+852 56253886或邮箱cs@dingtalk.com.hk联系我们。我們有優秀的開發和運維團隊，豐富的市場服務經驗，可以為您提供專業的釘釘解決方案和服務！