釘釘離職成員資料大掃除：別讓前同事的帳號在你系統裡開派對

當離職警報響起，別讓你的釘釘系統還在悠哉吃下午茶！離職生效日當天，第一件事就是「先凍後查」——立刻登入管理後台，把即將離職的成員帳號設為「停用中」狀態。這不是單純關掉聊天功能就完事，想想看：他明天照常能進雲盤下載客戶合約、在日程裡偷看高層會議時間，甚至默默批准自己的加班申請，那可就鬧笑話了。

正確做法是：三步快狠準——一凍帳號登入、二踢出機密群組（特別是「戰情室」等專案群）、三暫停所有審批參與權限。很多管理員只記得封聊天，卻放過雲盤與日程同步，結果資料悄悄外流。記住，釘釘的「人員狀態」切換就像拔插頭，要整條電線拉乾淨，不能只拔一半。

更聰明的做法？預先設定自動化規則，一旦HR標記離職，系統自動執行初步權限回收，不給任何人開派對的機會。

權限大挪移：誰能接誰的棒子——離職同事前腳剛走，後腳他的審批單就卡在半空中、客戶群組沒人回應、專案進度停擺……這不是災難片，是權限交接沒做好的日常。釘釘的「工作交接」功能就像權限的「快遞服務」，可以一鍵指定代理人，把待辦事項、審批流程、日程安排打包轉交。但別以為點個按鈕就萬事大吉！

客戶聯絡人必須手動轉移給新負責人，否則客戶問「你們小王呢？」你只能尷尬回「他去追夢了」。OA審批節點更要重新配置，否則請假單可能永遠卡在已離職主管那關。更隱藏的是自訂應用——比如對接CRM的API權限，系統不會自動繼承，得IT親自下場調整，否則資料流一斷，銷售部門就要集體跳腳。

記住：交接不是「移交」，而是「無縫切換」。提前演練一次權限流轉，比事後救火省十倍力氣。

當員工閃電離職，留下滿屏的聊天記錄與雲端檔案，你是否曾想過：這些數位足跡該何去何從？留著怕違法，刪了怕丟資料——這簡直是企業數位治理的「薛定諤的貓」。根據《個人資訊保護法》，私人對話、個人備忘錄等敏感內容屬於「非必要留存資料」，應在合理期限內刪除；但業務往來紀錄、合約溝通、專案文件則可依法封存，作為日後爭議的證據。

釘釘管理後台提供「會話存檔」功能，管理者可批量匯出特定群組或個人的工作相關對話（需事先開通並告知員工），並以加密方式儲存。同時，建議設定「資料保留策略」：例如財務相關檔案保留7年、一般專案3年，到期自動歸類至冷儲存。DingTalk Drive中的私人資料夾應即刻移除存取權限，避免前員工的帳號變成「幽靈讀者」在系統裡偷偷窺探。

當一名員工離開公司，他的釘釘帳號該何去何從？這不是一場浪漫告別，而是一場數位資產的「終局之戰」。停用、歸檔還是刪除？每一個選擇都像點菜：點錯了，後果可能要吃上好幾年！停用就像把人凍進冰櫃——帳號還在組織架構裡佔位，無法重複註冊，但所有權限瞬間歸零，適合突發解僱或需快速斷權的情境。

歸檔則是高階保存方案，能完整封存聊天紀錄與檔案脈絡，但注意——這是付費功能，長期持有等於每月繳「數位贍養費」。至於刪除，那是核子等級操作，一旦執行，帳號蒸發、群組顯示「已註銷用戶」，連帶可能讓過去的重要對話出現斷鏈黑洞，修復難如登天。

怎麼選？我們教你畫決策路徑：自願離職+高階主管？建議歸檔備查；因故解僱+基層員工？直接停用快狠準；資料敏感度低且無稽核需求？可考慮刪除。記住，這不只是IT的事，而是法務、HR與資訊安全的三方共舞。

「每次離職都靠主管傳Line、打電話、寫Excel？那你的公司還活在2010年！」 手動流程就像用湯匙挖隧道，遲早出人命。釘釘的自動化引擎，才是離職管理的「資料推土機」。想像一下：當HR系統（如北森）確認離職日，釘釘自動觸發腳本——帳號倒數30天進入冷凍期、自動移除群組管理權、生成交接清單並指派給直屬主管，連最後一份文件歸檔都由宜搭表單自動存入NAS指定資料夾。

更狠的是，你可以打造「離職交接儀表板」，所有待辦一目了然，紅燈閃爍提醒逾期任務，甚至同步通知飛書或企業微信的對接窗口。別再讓交接變成「我以為你處理了」的羅生門。自動化不是選項，是生存必需。畢竟，在數位時代，讓前員工的帳號在系統裡開派對，等於把公司大門鑰匙留在咖啡廳桌上。

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