香港非營利組織如何調度志願者：釘釘日程大解密

「阿明，你今次又遲到啦！」每次活動開始前五分鐘，總有負責人站在門口哀嚎。這不是電影情節，而是香港非營利組織的日常寫照。志願者像雲一樣飄忽不定，報名時熱情如火，活動當天卻「突然有事」。人力有限，但活動不斷——社區義診、環保行動、長者關懷……一個月八場活動，每場都要重新「招魂」。

更荒謬的是溝通方式：WhatsApp群組塞滿五十個人，重要訊息瞬間被「收到」刷走；Email？打開率比慈善捐款還低。有人用紙筆登記，結果志願者資料隨著一陣風飛進垃圾桶。協調排班成了「拼圖遊戲」，而且還是少了一角的那種。

再加上志願者背景多元——學生、上班族、退休人士，時間表比港鐵還要複雜。想安排兩小時服務？可能要協調三份兼職、兩個補習班和一次家庭聚會。這不是管理，是算命。

於是，組織只能靠「人治」：負責人熬夜排班、追電話、再三確認。結果自己累到想轉行，志願者也覺得麻煩，下次乾脆不報名。惡性循環之下，熱情被磨光，只剩下無奈的苦笑。

難道就沒有更好的方法嗎？別急，接下來我們要揭開一個神器的神秘面紗——釘釘日程，它即將改變這一切混亂的局面。

你有沒有試過在活動前一天才發現，負責搬水的阿明根本不知道自己被「徵召」了？別擔心，這在香港非營利組織中簡直是日常劇情。但現在，有了釘釘日程，我們可以跟這種「烏龍調度」說拜拜！

日曆共享功能簡直是救世主——所有志願者都能即時看到最新活動安排，再也不用靠群組瘋狂@所有人。誰幾點要到、在哪個崗位，一目了然，像打開Google地圖一樣清楚。更厲害的是任務分配，你可以直接把「派傳單」、「守入口」、「拍攝花絮」這些工作拖拉到指定日期與人名上，系統自動通知當事人，比WhatsApp轉發還快。

怕志願者忘記？提醒設置讓你從15分鐘到7天前都可以預設推送，就連最健忘的阿May都準時出現了！而且所有變動會自動同步，臨時換人也不再是一場災難。這些功能加起來，不只是省時間，更是把混亂的「人海戰術」升級成精準的「志工作戰系統」。

下次活動前，不用再祈禱大家自動現身——釘釘日程已經幫你把後勤部隊安排得明明白白。

想讓你的非營利組織像米其林餐廳一樣運作流暢？那你就不能只靠志願者「隨緣報到」。在上一章我們揭開了釘釘日程的超能力，現在，是時候動手實操，把這些神技能化為你的「志願者調度魔法書」！

首先，打開釘釘，點進「日程」功能，按下「新建活動」——恭喜，你已踏上成為志願者總指揮的第一步！輸入活動名稱，例如「深水埗街頭送暖行動2024」，加上時間、地點和詳細說明。別忘了勾選「共享日曆」，讓所有相關成員即時同步資訊，再也不用收到十條「等等，幾點集合？」的訊息。

接著重頭戲來了：分配任務！點進活動細節，選擇「新增任務」，把「搬物資」、「派飯券」、「拍照記錄」等職責一一列出，然後直接@對應志願者。系統會自動推送通知，比媽媽傳訊叫你吃飯還準時。更厲害的是，你可以設定提前提醒——提前一天、一小時，甚至五分鐘鬧鐘響起，保證沒人睡過頭。

最後，善用「確認出席」功能，讓志願者點擊回覆，一目瞭然誰到誰不到。從此告別「我以為他會來」的悲劇，管理志願者也能優雅又高效，彷彿背後有個無形的瑞士鐘錶匠在幫你調校每一秒。

成功案例分享

說到香港非營利組織用釘釘日程調度志願者，可不是紙上談兵。就拿「街坊救食隊」來說吧，這群熱血義工每週要跑十幾個社區派發剩餘食材，以前靠WhatsApp群組協調，結果常常有人「失聯」、有人重複領任務，像極了無線電干擾的太空船。自從導入釘釘日程，他們把每次派送拆成「揀貨」、「包裝」、「外送」三階段，每位志願者手機一開，就知道自己是今天的「蔬菜戰士」還是「米糧騎士」。

另一個例子是「山野清道夫聯盟」，專門清理遠足路線垃圾。他們的活動地點分散，信號時有時無，但釘釘的日程離線同步功能簡直神救援——志願者預先下載行程，完成任務後一回到市區，打卡紀錄自動上傳，管理員笑稱：「連阿嬸都話好過Excel！」

還有「童夢藝術計劃」，組織義工教基層小朋友畫畫。他們利用釘釘的「任務輪替表」功能，自動分配導師每週輪班，再搭配語音提醒，曠課率瞬間歸零。一位資深義工打趣：「以前要靠『人肉鬧鐘』追人，現在連我的貓都知道何時要去教水彩。」

說到未來，釘釘日程在香港非營利組織的應用簡直像一塊剛出爐的菠蘿包——香噴噴又充滿潛力！隨著數碼轉型不再是「可有可無」，而是「非做不可」，志願者管理也得跟上時代腳步。想像一下，未來的釘釘日程不只是排班神器，還能自動分析志願者的出席率、偏好時段，甚至根據過往參與紀錄「智能推薦」適合的服務崗位，簡直比你媽還了解你。

AI排班小助手可能很快就會上線，只要輸入活動需求，系統一秒生成最優人力配置，再搭配即時通訊功能，臨時缺人？發個訊息，30秒內就有熱血志工跳出來救場。更妙的是，未來或可整合電子簽到、服務時數自動記錄，再連結政府或學校的志願服務認證系統，完全免去紙本煩惱。

建議各組織別只把釘釘當作「電子行事曆」，要大膽嘗試進階功能，例如建立專屬志願者社群、舉辦線上培訓、用投票功能讓大家決定活動方向。與其被科技追著跑，不如騎在科技頭上衝刺！與其等未來來，不如一起創造未來——畢竟，下一個改變遊戲規則的，也許就是你按下「自動排班」的那隻手。

多姆科技（DomTech）是釘釘在香港的官方指定服務商，專門為廣大客戶提供釘釘服務。如果您還想瞭解更多釘釘平臺應用的內容，可以直接諮詢我們的在線客服，或者通过电话+852 56253886或邮箱cs@dingtalk.com.hk联系我们。我們有優秀的開發和運維團隊，豐富的市場服務經驗，可以為您提供專業的釘釘解決方案和服務！