釘釘RAG知識庫搭建：香港公司的實戰指南

你有沒有試過在公司群組裡問「上次那份合約放在哪？」結果整整三頁聊天記錄沒人答得出來？別擔心，這不是你的問題，是工具的問題！而釘釘RAG知識庫，就是專門治這種「集體失憶症」的靈丹妙藥。

RAG，全名是Retrieval-Augmented Generation，聽起來像科幻片術語，其實簡單講就是：讓AI不只靠內建知識回答問題，還能即時從你的企業資料庫中「翻檔案」，給出精準答案。想像一下，員工問「上季財報重點是什麼？」，系統立刻從雲端提取PDF、摘要重點，一秒回覆——不用翻群聊、不用問主管，連茶水間八卦都省了。

對香港公司來說，這不只是方便，更是生存技能。我們節奏快、法規多、文件雜，中英文夾雜還帶粵語口語備註。傳統搜尋常抓不到關鍵，但RAG能理解上下文，甚至辨識「份report做咗未」等口語提問。更重要的是，資料留在釘釘生態內，符合本地數據合規要求，不像某些外國工具動不動就把資料傳到千里之外。

總之，RAG不是未來科技，而是現在就該擁抱的辦公室救星。接下來，我們就要一步步拆解，怎麼把這個救星請進你的公司——準備好筆記，下一章要來談「準備工作」了！

各位香港老闆、行政主管、IT小夥伴，準備好要跳入釘釘RAG知識庫的奇妙世界了嗎？在按下「開始」之前，先別急著點點點，否則很可能像走進中環迷宮般，資料亂成一團，權限搞到全公司都能看老闆的薪資表！

首先，選對釘釘版本是關鍵。免費版雖香，但功能受限，就像只給你半杯絲襪奶茶——不解渴！建議選用釘釘專業版或旗艦版，支援RAG深度整合，AI搜尋更聰明，文件管理也更彈性，尤其適合重視效率與合規的香港企業。

接著，坐下來問自己：我們到底想解決什麼問題？是要加快客戶回應速度？還是統一內部操作流程？需求明確，才能避免知識庫變「廢文倉庫」。建議召開一次「知識大會」，召集各部門代表，列出核心文件類型，例如合約模板、產品手冊、常見問答等。

最後，整理資料要像整理衣櫃一樣徹底——該歸檔的歸檔，該淘汰的淘汰。掃描紙本文件、統一電子檔命名規則，甚至預先分好初步分類，這樣後續建構才不會邊建邊崩潰。記住，好的開始，就是成功的一半，而且還能省下至少三小時的懊悔時間！

恭喜你，已經成功度過「準備工作」的地雷區，現在終於可以大展拳腳，正式在釘釘上搭建你的RAG知識庫了！別緊張，這不是蓋高樓，但確有幾根樑柱得先立穩——第一步，就是建立知識庫的「骨架」。

打開釘釘的知識庫功能後，第一件事就是創建分類。想像你是個圖書館館長，總不能把會計報表和員工聚餐照片放在同一個書架吧？建議按部門（如財務、人事、項目）或功能（如制度文件、客戶資料、產品手冊）來劃分，讓未來查找像點外賣一樣直覺。

接下來是設置權限，這在香港公司尤其重要——畢竟誰都不想實習生看到老闆的薪資調整提案。你可以精細到「僅主管可編輯，全體成員可閱讀」，甚至針對特定文件夾設定訪問名單，安全又彈性。

最後，別忘了添加基本內容，例如公司組織圖、常用SOP模板或聯絡清單。這些就像知識庫的「種子文件」，雖小卻能快速激活團隊使用意願。記住：一個空蕩蕩的知識庫，就像沒有Wi-Fi的咖啡廳——看起來文青，其實沒人想待。

第二步：填充和整理知識庫可不是把文件像塞行李箱一樣亂丟就完事了！想像一下，你的知識庫是個高級餐廳的廚房，如果醬油放在冷凍庫、刀具塞進米缸，就算廚師再厲害也做不出好菜。所以，導入文件只是開始，整理才是靈魂。

首先，把公司現有的PDF、Word、Excel、PPT，甚至聊天記錄中的重要資訊，一股腦兒上傳到釘釘RAG知識庫。但別急著慶祝——接下來要玩的是「文檔分類大挑戰」！按部門（財務、人事、市場）、項目（2024年度推廣計劃）、或功能（合約模板、常見問題）建立子資料夾，就像給每份文件安排「人生導航」。記得加上標籤，例如#緊急 #機密 #新員工必看，讓搜尋時一秒命中目標。

更聰明的做法是設定「版本控制」，避免出現「最終版_真的最終版_不要改了版.docx」這種悲劇。定期審核過期內容，把「去年的促銷方案」歸檔，保持知識庫清爽如剛做完斷捨離的衣櫥。這樣一來，當同事半夜三點找合約條款時，不會只想大喊：「這到底藏在哪裡啊！」

第三步：培訓和推廣使用

知識庫建好了、資料也塞滿了，接下來總不能讓它像公司茶水間的咖啡機一樣——人人都知道它存在，但只有阿明每天偷偷用？是時候來場「釘釘知識庫大作戰」，把每位同事從「文檔恐龍」變成「搜尋達人」！

首先，別一上來就開兩小時的嚴肅說明會，否則大家腦袋還沒清醒，手機已經滑到IG去了。建議搞點創意：辦一場「5分鐘快問快答挑戰賽」，誰能在知識庫最快找到「年假申請流程」或「上季度財報PPT」，就送一杯珍珠奶茶。笑聲中，技能就默默扎根了。

接著，針對不同部門做「情境式微培訓」。例如給客服部模擬客戶問「怎麼退貨」，直接示範如何三秒內從知識庫調出標準回覆；給業務部演練「提案前快速查 competitor 資料」。實戰導向，效果翻倍。

最後，設立「知識庫大使」制度，每個team推一名熱心同事當種子教官，負責日常答疑與反饋優化建議。定期發「本月最活躍使用者」排行榜，加點小獎勵，讓使用知識庫從「公司要求」變「個人榮耀」。

記住：好工具不用會生鏽，用得好才叫資產！

多姆科技（DomTech）是釘釘在香港的官方指定服務商，專門為廣大客戶提供釘釘服務。如果您還想瞭解更多釘釘平臺應用的內容，可以直接諮詢我們的在線客服，或者通过电话+852 56253886或邮箱cs@dingtalk.com.hk联系我们。我們有優秀的開發和運維團隊，豐富的市場服務經驗，可以為您提供專業的釘釘解決方案和服務！