釘釘RAG知識庫搭建：香港公司步驟詳解

什麼是釘釘RAG知識庫？簡單來說，它不是釘釘上多了一個「RAG」的按鈕讓你點著玩，也不是某種新型態的辦公室潮流穿搭（雖然RAG聽起來確實有點像街頭潮牌）。它是Robust and Agile Governance的縮寫，翻成白話就是「穩健又靈活的治理系統」。在釘釘這個由阿里巴巴打造的企業協作平台上，RAG知識庫就像公司的「大腦雲端備份」，把散落在各部門、各員工電腦裡的文件、流程、經驗通通收進一個安全又智慧的資料中心。

它的功能可不只是存檔案那麼簡單。支援全文搜尋、權限分級、版本控制，甚至能與釘釘群組、待辦事項無縫整合，讓知識不再「躺在那邊吃灰」，而是主動跳出來幫你解決問題。更棒的是，介面全中文，操作直覺，連公司那位只會用Line的會計阿姐都能三十分鐘上手。

為什麼特別適合香港公司？因為港企講求效率、合規與跨文化溝通，而釘釘RAG知識庫正好提供多語言支援、符合本地數據私隱法規，還能快速應對金融、貿易等行業的高變動需求——簡直是為香港快節奏商業環境量身訂做的知識引擎。

在正式開工前，別急著把所有文件塞進釘釘——這就像把整間辦公室的紙張倒進碎紙機再說「我整理好了」。資料收集可不是「有就好」，而是要「對才有用」。建議先盤點公司現有的資源：合約、流程手冊、會議記錄、產品說明，甚至是老闆口述過的口頭指示（快錄下來！）。利用釘釘雲盤、Google Drive 或內部伺服器作為暫存站，統一格式如 PDF 或 Word，避免出現「這份是最終版_final_v3_reallyfinal」的悲劇。

接下來是需求分析，千萬別跳過！問清楚：誰要用？用來查什麼？是新員工找入職流程，還是業務部要快速調取客戶合約？在香港節奏飛快的商業環境中，知識庫若不能三秒內找到答案，等於不存在。可以舉辦小型訪談或發個匿名問卷，讓同事大吐苦水，從抱怨中挖出真正痛點。目標明確了，知識庫才不會變成「數位倉庫」，而是活生生的效率引擎。

最後，把目標寫下來貼在螢幕上：例如「讓新員工三天內掌握全部行政流程」或「減少重複詢問常見問題50%」。有了方向，後續的分類與標籤才不會亂成一鍋粵式燜麵。

建立知識庫結構：分類與標籤可不是在玩樂高，隨便堆一堆就完事。如果你把合約、會議記錄和員工聚餐照片全都塞進「重要文件」這個資料夾，恭喜你，你的知識庫很快就會變成「數位垃圾場」。所以，設計一個清晰合理的結構，是避免未來自己罵自己的關鍵第一步。

分類就像蓋房子的房間規劃——財務部的報表不該出現在人事檔案裡，就像冰箱不該放拖鞋一樣荒謬。建議按「部門＋功能＋時間」三維度來設計主分類，例如「市場部／活動策劃／2024」。至於標籤，則是讓搜尋變聰明的秘密武器，像是加上#緊急 #待審核 #客戶A等動態標籤，讓文件瞬間活起來。

實例來囉！某香港跨境電商公司把知識庫分為「供應鏈」、「客服FAQ」、「合規文件（ISO+GDPR）」三大主軸，再用標籤標示「版本狀態」與「負責人」。結果？新員工三天內就能找到去年中秋促銷的完整資料包。最佳實踐提醒：每季做一次結構健檢，別讓知識庫長出你都看不懂的「資料腫瘤」。

上傳與整理資料：確保信息的準確性

恭喜你，知識庫的骨架已經搭好，現在要開始「填肉」了！別急著把所有文件一股腦兒丟進釘釘RAG知識庫，否則你的知識庫很快就會變成「資料垃圾場」。上傳資料可不是點幾下上傳鍵就完事，而是要有策略地進行。首先，在釘釘後台選擇「知識導入」功能，支援Word、PDF、Excel等多種格式，甚至可以直接連結Google Drive或本地伺服器同步資料。但記住：不是所有東西都值得放進去，先過濾掉過時、重複或無關的文件，就像打掃房間前先分類廢紙一樣。

整理資料時，務必沿用上一章設定好的分類與標籤系統，讓每份文件都能「對號入座」。例如，財務報表歸入「財務管理」分類，加上「年度報告」「2023」等標籤，搜尋時一秒命中。更要設立「審核機制」——指定部門主管或知識管理員定期檢查內容是否更新，避免員工查到去年的薪資結構還以為是今年的，那可就鬧笑話了。最後，鼓勵員工回饋錯誤資訊，建立「人人都是校對員」的文化，才能真正打造一個活的、可信賴的知識生態。

「知識庫建好了，但沒人用，等於把寶藏埋在沙漠裡還自己蓋沙丘！」 剛整理完資料的你，是不是以為大功告成？別急，真正的挑戰才剛開始——如何讓全公司從CEO到實習生都愛上這個釘釘RAG知識庫？

首先，制定一個「不讓人睡著」的培訓計劃。別搞全天講座，員工眼睛早就飄去刷短視頻了！建議分階段、小班制，每次30分鐘，主打「即學即用」。例如：第一課教大家怎麼5秒內搜到合約模板，第二課示範如何用AI提問快速生成會議摘要。搭配實際案例，讓員工立刻感受到「這真的省時間」。

推廣策略要像社交媒體運營一樣聰明。設立「知識庫達人榜」，每週公布最活躍貢獻者，獎品可以是午休免打卡券或老闆請喝咖啡。在釘釘群組定期發「冷知識熱推送」，比如：「你知道嗎？財務部上傳了2024最新報稅攻略，已幫阿強省下兩小時！」

最後，激勵措施要「接地氣」。參與知識庫編輯可換取假期小獎勵，或是部門積分制，年底兌換團隊慶功宴。記住：與其強迫使用，不如讓大家覺得「不用才是損失」！

多姆科技（DomTech）是釘釘在香港的官方指定服務商，專門為廣大客戶提供釘釘服務。如果您還想瞭解更多釘釘平臺應用的內容，可以直接諮詢我們的在線客服，或者通过电话+852 56253886或邮箱cs@dingtalk.com.hk联系我们。我們有優秀的開發和運維團隊，豐富的市場服務經驗，可以為您提供專業的釘釘解決方案和服務！