釘釘RAG知識庫搭建：香港公司的超級秘籍

什麼是釘釘RAG知識庫？別被這名字嚇到，它不是某種神秘的東方武術，也不是釘釘突然推出了「釘拳」新功能。RAG，全名是Retrieval-Augmented Generation，聽起來很學術對吧？簡單來說，就是讓AI不只靠記憶回答問題，還能即時「查筆記」——而你的知識庫，就是它的超級筆記本！

想像一下，新來的同事問：「我們去年跟ABC公司簽的合約條款是什麼？」以往你可能要翻郵件、找文件夾、問老闆，最後還在群組裡哀號「誰有那份合約啊～」。但有了釘釘RAG知識庫，AI秒速從海量資料中撈出正確資訊，像個永不疲倦的資深秘書，而且還不用請飲茶！

對香港公司來說，這簡直是天降神兵！快節奏、高效率、跨語言溝通多，RAG知識庫能整合中英文文件、會議記錄、客戶資料，甚至把老闆口頭交代的「待辦事項」都變成可搜尋的智慧資產。更重要的是，合規與審計再也不怕——所有決策都有據可查，比茶餐廳的落單紙還清楚！

接下來，我們就要動手打造這個神器，但別急，先準備好你的「工具箱」，下一章就教你如何選對武器，不走冤枉路！

準備工作：選擇合適的工具和平台

恭喜你！既然已經搞懂了釘釘RAG知識庫是企業界的「記憶外掛」，接下來就該動手打造你的私人知識王國啦～但別急著衝，否則可能像穿錯鞋跑馬拉松——再厲害也撐不到終點。第一步，選對工具才是王道！

首先，確認你的公司用的是釘釘哪個版本。個人版？免費用爽爽，但功能殘缺得像少了芝麻的麻醬麵。真正想在香港商戰中脫穎而出，建議直接上車釘釘專業版或旗艦版，尤其是支援API整合與高級權限管理的功能，對金融、貿易類港企簡直是救命神器。

別忘了搭配OCR識別工具和自動翻譯插件，畢竟香港文件中英夾雜、繁簡並行，讓系統自己幫你轉檔分類，省下的時間夠你喝三杯絲襪奶茶。

最後提醒：別讓IT部門獨自扛鍋！找幾個常用文件的前線同事一起測試平台操作體驗，畢竟再強大的系統，如果大家覺得「難用到想辭職」，那它也只是個華麗的電子骨灰罈罷了。

步驟一：規劃知識庫結構——別以為這只是「分個資料夾」這麼簡單，這可是知識庫的「地基工程」！想像一下，你的公司知識就像一堆亂丟的文件，員工每次找東西都像在玩「尋寶遊戲」，還常常「寶藏沒找到，人先崩潰」。所以啊，規劃結構不是選修課，是必修中的必修！

首先，從分類下手。別一股腦兒全塞進「公司文件」裡，要像菜市場分攤位一樣清楚：財務、人力、項目、客戶、合規……香港公司特別講究效率與合規，記得把「公司註冊文件」「稅務申報記錄」單獨成區，避免行政同事每次查資料都要翻三層抽屜。

接著是標籤系統，這可是搜尋神器！用「年度_部門_文件類型」格式，例如「2024_HR_年終獎金方案」，一搜就中，快過港鐵轉線。再搭配層次結構，主分類→子分類→專案資料夾，層層遞進，邏輯清晰得像維港夜景一樣漂亮。

最後提醒：別貪大求全！先做核心模組，後續再擴充，否則容易從「知識庫」變「知識墳場」。

步驟二：導入和整理資料，聽起來像搬家大作戰？沒錯！這就像把一屋子亂七八糟的文件、郵件、聊天記錄通通打包，再優雅地搬進釘釘的新家。但別急著一股腦兒「倒」進去，否則你的知識庫很快就會變成「知識垃圾場」！

首先，資料導入有三種絕招：手動上傳（適合小量精華）、批量導入（Excel或CSV大軍出動），以及API對接（高級玩家專屬，可串接ERP或CRM系統）。記得先做一次「斷捨離」——過時合約、舊版PPT、老闆三年前的激情演講稿？通通請出列！

接著是權限設定，千萬別讓實習生看到老闆的薪資表！按部門、職級設置「可見範圍」與「編輯權限」，用「角色群組」管理更省力。標籤系統也要活用，例如加上 #財務審批 #客戶合約 #緊急應變，搜尋時一秒定位，帥氣如CSI現場破案！

小技巧來了：為每份文件設定「最後更新日」和「負責人」，避免大家拿著2019年的報價單去談2024年的合作。還有，定期舉辦「資料健檢日」，像清冰箱一樣清理過期內容，保持知識庫新鮮有活力！

步驟三：培訓和推廣——知識庫建好了，但團隊成員還在用Excel傳資料？別讓你的RAG知識庫淪為「數位盆景」！現在是時候把它從冷宮搬到C位了。

首先，培訓不是開個會念PPT就叫完成。我們要搞「釘釘知識大逃殺」：把使用場景設計成闖關任務，比如「3分鐘內找到上季財報」、「用關鍵字搜出客戶合約模板」，完成任務送咖啡券，失敗的要群組發紅包。笑聲中學習，記憶更深刻！

手冊也不能是厚厚一本天書。建議製作「3分鐘釘釘生存指南」：一頁圖解核心功能，搭配QR碼直連示範影片。再來一份「常見地雷排行榜」，例如「不要把機密文件標籤寫『隨便放』」，幽默提醒比警告更有用。

內部宣傳更要無孔不入：在釘釘公告欄放「知識庫英雄榜」，每週表揚最快解決問題的員工；在群組定期發「冷知識熱推送」，比如「你知道嗎？輸入『合同+香港』秒找本地模板！」

某會計行導入後，新人上手時間縮短60%，老會計師笑說：「終於不用每天回答『那個檔案在哪』了！」看，知識庫不是工具，是辦公室的超級外掛！

多姆科技（DomTech）是釘釘在香港的官方指定服務商，專門為廣大客戶提供釘釘服務。如果您還想瞭解更多釘釘平臺應用的內容，可以直接諮詢我們的在線客服，或者通过电话+852 56253886或邮箱cs@dingtalk.com.hk联系我们。我們有優秀的開發和運維團隊，豐富的市場服務經驗，可以為您提供專業的釘釘解決方案和服務！