釘釘開會不再九唔搭八：讓會議更有效率的秘訣

準備工作：事前規劃的重要性

你有沒有試過打開釘釘會議，結果五分鐘內就有人問：「等等，我們到底在開什麼會？」別尷尬，這不是你一個人的噩夢。要避免這種「九唔搭八」的災難現場，關鍵就在於——事前準備！想像你是廚師，不可能拿著鍋鏟站在空爐子前說：「今天大家隨便炒點什麼吧！」會議也一樣，沒議程的會議就像火鍋店不給湯底，再熱情的人都煮不出味道。

所以，請務必提前發出明確議程，標明討論項目、負責人與預計時間。不僅讓大家有心理準備，還能減少「我以為你要說那個」的烏龍場面。與此同時，別忘了當個科技保姆：確認每個人的麥克風、鏡頭、網絡都正常運作。不然，最精彩的見解可能因為「您已掉線」四個大字而石沉大海。

更聰明的做法是，把相關資料提前上傳到釘釘群組，讓與會者預習。這樣一來，會議時間就不會變成「聽你唸投影片」大會，而是真正有來有往的腦力激盪。畢竟，我們追求的是效率，不是集體催眠。準備做得好，會議才能從「湊人頭」升級成「出成果」。

「你先講完啦！」「等我share下screen！」每次開釘釘會議，是不是都像菜市場開市？大家搶著發言、聲音疊聲、畫面亂轉，結果半個小時過去，連第一項議程都沒討論完？別急，解藥來了——設定規則，才是把混亂變有序的魔法咒語！

想像一下：每個人發言前都乖乖點下「舉手」按鈕，主持人一點頭，麥克風才解封。就像小學課堂，誰舉手誰發言，老師（也就是你）掌握全場節奏。不但避免「兩個人同時講、結果誰都聽不清」的尷尬，還能讓內向同事有機會發聲——畢竟，文字舉手比大聲插話溫柔多了。

更狠的一招是時間倒數制。每個議題設個計時器，鬧鐘一響，不管講到哪都得停。這不是殘酷，而是慈悲——逼大家抓重點、砍廢話。你會驚訝地發現，原本要一小時的會，三分之二就能收工。而且，有了明確規則，新人也不怕迷路，老員工也不敢摸魚，整場會議就像被施了「秩序結界」。

記住，好會議不是靠運氣，而是靠制度。規則不是綁手綁腳，而是讓每個人
都能在對的時間，說對的話。

開會最怕什麼？不是投影機壞掉，而是大家像在演默劇——臉上寫滿心事，嘴裡卻一聲不吭。好不容易有人開口，講的又是風馬牛不相及的內容，簡直是「九唔搭八」現場直播。但別忘了，釘釘不只是用來打卡和發公告的，它的聊天功能可是打破沉默的神器！

試試在會議進行中開啟實時聊天區，鼓勵大家邊聽邊打字提問或補充意見。有人害羞不敢開麥？沒關係，打字也是參與！你會發現，原本安靜的同事可能在文字世界裡火力全開。更妙的是，這些留言自動留存，後面整理會議紀錄時簡直如獲至寶。

別讓會議變成單向廣播。適時停下問一句：「剛才那個方案，大家有沒有疑問？」或是用釘釘投票功能快速表決，一秒就知道多數人站哪隊。這樣不但節省爭辯時間，還能讓每個人都感覺被聽見。畢竟，真正的效率，不是講得快，而是 everybody on board！

「會後三小時，誰還記得剛才說了什麼？」別笑，這可能是多數釘釘會議的真實寫照。好不容易讓大家從「九唔搭八」進化到熱烈互動，結果一散會，決議像煙一樣消失無蹤——誰負責？何時完成？通通變成「再諗吓先」。

別讓你的會議淪為口頭煙花秀！真正讓會議產生價值的，不是討論有多熱烈，而是事後有沒有被好好記錄與跟進。每次會議一結束，立刻整理會議紀要，標明決議事項、負責人與截止日期，並透過釘釘群組發送給所有參與者。這不只是備份，更是「集體承諾」的儀式感。

更狠一點的做法？在釘釘設立自動提醒任務。把每項行動項目轉成待辦清單，設定中期檢查點。每週一次「迷你復活賽」，在群組裡快速回報進度，落後的人會自動感受到同儕壓力。這樣一來，會議成果才不會墜入黑洞，而是穩穩落地生根。

記住：沒有跟進的會議，就像煮飯沒插電——看似熱鬧，其實啥也沒熟。

「喂，你講咗啲咩？我網絡lag咗…」 相信好多人都曾經喺釘釘會議入面聽過呢句經典對白。開會開到好似即興劇場，有人遲到、有人 mute唔到、仲有人一路煮飯一路share畫面。但係，要打破呢種「九唔搭八」嘅魔咒，除咗靠意志力同耳機，仲需要一樣更強大嘅武器——反饋！

每次開完會，唔好急住收線跑路，試下問吓班team member：「今次會議順唔順？有冇覺得某part好沉悶？」或者搞個簡單嘅Google Form問卷，加條搞笑選項如「主持人語速似F1賽車」都得。重點唔係要大家讚你，而係要知道邊度可以做得更好。

有同事話每次討論都偏題？下次就試下設個「話題守門員」角色。有人投訴會議太長？直接砍走最後15分鐘冗談。持續收集意見，再微調流程，就好似煲湯——試味、加料、再滾一滾，味道先至會啱晒。

記住，高效會議唔係一次成型，而係靠一次次反饋同迭代。今日嘅混亂，可能就係明日有序嘅基石。只要願意聽、肯改，總有一日，你哋嘅釘釘會議會由「災難現場」升級成「精英密會」！

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