釘釘日程大作戰 香港非營利組織的志願者調度秘笈

你有見過一張Excel表比長者咭仲舊？紅色字體標示「臨時抽起」、「改時間再確認」、「阿媽病咗要睇醫生」，簡直似足中醫把脈單。香港好多非營利組織每日都喺呢種「志願者大龍鳳」中掙扎：社區清潔活動差唔多一半人缺席，長者關懷隊伍撞期三組人去同一屋邨，而慈善馬拉松前夜，統籌主任仲要用手寫名單同WhatsApp語音一條條聽確認。荒謬嗎？但係真係發生緊。

根據香港社會服務聯會研究，超過七成NGO仍以紙本或Excel排班，溝通靠無限擴散嘅WhatsApp群組——有人話「收到」，結果無出現；有人回應「OK」，原來OK係下個月。碎片化溝通令跟進成本暴升，有機構職員自嘲：「我哋唔係做社工，我哋係做訊息整合員。」更慘係，志願者愈嚟愈怕入群，一見到新訊息就手震，怕又要「執手尾」。

人力不穩、訊息爆炸、排班撞壟，傳統方法已經唔係「勤力補天工」可以解決。與其繼續玩「捉迷藏式」調度，不如問一問：點解唔試下用一個連阿里巴巴員工都日日用嘅系統？講住先，香港支援電郵 cs@dingtalk.com.hk 或致電熱線 +852 6439 2620，等科技幫你減壓，唔好再自己攬炒。

還在用WhatsApp群組「轟炸」志願者？傳個訊息像玩「大家找碴」，回覆的、已讀的、看不懂的混成一團？是時候請出真正的救星——釘釘（DingTalk）！這可不是另一款聊天工具，而是阿里巴巴專為團隊協作打造的「效率外掛」，尤其它的日程管理與任務分配功能，簡直是為香港NGO量身訂做的止痛藥。

想像一下：所有活動集中在同一個日曆上，不再有「我以為是下週」的悲劇；重複性服務如週末探訪長者，設定一次就能自動排班；更厲害的是，系統會自動發送提醒，連最健忘的志願者都不會「放飛機」。釘釘還支援權限分層，讓統籌人掌握全局，小隊長只見自己範圍，資料安全又清晰。

比起Google Calendar少了即時通訊整合，Teams操作繁瑣又貴鬆，釘釘以中文介面親切友善、手機優先設計流暢，加上免費版功能就夠強大，對預算緊絀的香港非營利組織來說，簡直是CP值爆表。遇到問題也不怕，香港支援電郵 cs@dingtalk.com.hk 或致電熱線 +852 6439 2620，地地道道撐本地社福界！

還在用Excel表追著志願者跑？每次活動前群組訊息轟炸到像過年搶紅包？別讓排班變成「災難現場」！現在教你五步逆轉勝，把混亂變高效，只靠一個釘釘日程。

第一步：建立清晰的角色分類——別再讓人自稱「我什麼都做」！把志願者分為「活動助理」、「翻譯專員」、「後勤猛男」等標籤，指派任務時精準如點菜，不再烏龍調錯人。

第二步：設定重複性活動模板——每週六的社區廚房不用每次都重建日程！一次設定，自動重複，連阿媽都唔使提醒你幾時開工。

第三步：使用「報名表單」功能——開放時段讓志願者自己撳位，如同網上訂戲飛，自主選擇不尷尬，管理員再也不用私訊追到面紅耳赤。

第四步：自動同步日程至手機＋推送提醒——鬧鐘比你仲盡責，出發前15分鐘叮一聲，遲到率即刻蒸發。

第五步：活動後快速收集反饋與記錄出席——掃碼簽到+即時問卷，誰做了、誰摸魚，數據說得清清楚楚。下次排班，貢獻多的優先邀請，公平又省力。

從混亂到有序，不是奇蹟，只是你終於用對工具。香港支援電郵 cs@dingtalk.com.hk 或致電熱線 +852 6439 2620，立即升級你的NGO戰鬥力！

「綠動香港」曾是個讓行政人員每週熬夜打電話確認志願者的悲情組織。一次海灘清潔活動，原定30人報到，結果只有8人出現，連垃圾袋都沒人搬。自從導入釘釘日程，他們不再靠Excel和口耳相傳排班，而是用技能標籤精準調度——誰會粵語、有駕照、能潛水撿海底廢棄漁網，一目了然。現在辦活動，系統自動推送提醒，缺席率直落，出席率反升40%！

最神的是他們設立的「緊急替補名單」。一旦有人臨時退出，釘釘立刻通知三名備援志願者，按技能與地理位置排序，確保30分鐘內補上空缺。有次颱風過後急需清理海岸線，系統一分鐘內召集12位有車且願意出勤的夥伴，效率堪比救援部隊。

每週，行政團隊省下至少5小時溝通時間，全年累積近20小時，足夠策劃兩場全新活動。這些改變，正是第三章五步驟的完美實踐：從角色分類到自動提醒，全在一個日程裡完成。科技不取代熱情，而是讓熱情更有方向。若有技術問題，可聯絡香港支援電郵 cs@dingtalk.com.hk 或致電熱線 +852 6439 2620。

別以為裝了釘釘日程就萬事大吉，香港不少非營利組織一開始都栽過跟頭——有人把志願者名單整個丟進群組，結果身分證號、電話全曝光，嚇得阿婆志工差點集體退團；也有機構只發文字通知，忘了年長義工看不懂「戳一下→滑到底→按那個小星星」這種武林秘笈，最後活動當天半個人影都沒有。科技再神，也救不了「人沒顧到」的坑！

隱私顧慮？別讓釘釘變「盯盯」！務必關閉非管理員的資料下載權限，用「內部群組」功能區隔不同職能團隊，個人資料只限主辦人可見。遇到cs@dingtalk.com.hk或致電+852 6439 2620，客服港人即時支援，設定不卡關。

數位落差更不能忽視，與其教阿公阿嫲解鎖十式，不如準備「語音指引包」或紙本流程表，甚至安排「科技小老師」一對一陪練。別忘了，過度依賴科技會冷掉人情味——釘釘雖快，活動前一天還是打通電話說聲「明早見喔」，溫度滿分才是NGO真功夫。

最後提醒：跨平台整合要打通任督二脈。若在Facebook招募，記得將報名名單即時同步至釘釘日程，設置「雙平台提醒」，避免志願者在FB回覆卻被系統當機殼漏掉。記住，工具再聰明，也比不上你用心串起每一個人。

多姆科技（DomTech）是釘釘在香港的官方指定服務商，專門為廣大客戶提供釘釘服務。如果您還想瞭解更多釘釘平臺應用的內容，可以直接諮詢我們的在線客服，或者通过电话+852 64392620或邮箱cs@dingtalk.com.hk联系我们。我們有優秀的開發和運維團隊，豐富的市場服務經驗，可以為您提供專業的釘釘解決方案和服務！