釘鈴郵箱，歷久彌新的辦公方式

釘鈴，這款阿里巴巴旗下的團隊高效協同和企業數位化平台，為大家帶來了許多出色的工具，包括考勤審批、文檔、日曆、視頻會議以及AI助理。而在這些功能中，釘鈴郵箱作為其中一個重要產品，旨在幫助組織和個人更敏捷，更有創造力。

有人不禁會問：「已經有釘鈴可以聊天了，為什麼還需要用郵箱發郵件呢？」

答案很簡單，不同的行業有不同的工作方式，即使在即時通訊工具高度普及的今天，正式的商務溝通仍然不可或缺。

接下來，讓我們一起走進釘鈴郵箱的世界！

✦「郵件」對比「聊天消息」的優勢

優勢1：內容歸檔更易查找追溯

企業上下游經營合作，經常會發送各種文書、合同，如果通過聊天發送還需要下載到本地進行歸檔管理，也不容易快速查找；

如果通過郵件發送，可以在釘鈴郵箱實現輕鬆歸檔，根據郵箱內容自定義文件夾進行合理分類，多年之後依然可以查詢，具備法律效力。

優勢2：郵件更正式，更商務

聊天內發送很容易被各種消息淹沒，不利於上級重要資訊的傳達，而且聊天的文字編輯器沒有郵件傳統編輯器豐富，無法通過較為嚴肅、嚴謹的格式傳遞資訊。

通常企業內部發佈各種重要事項通知或商務合作敲定，都會選擇郵件的方式溝通。

通過郵件正式的文書、工整的書信格式，比通過文字聊天更能嚴肅地傳遞組織聲音、商業意圖，表現官方權威性，同時也具有法律效力。

另外郵件在列表中更容易查看與查找，不易丟失或漏看。

優勢3：跨國溝通更便捷，更暢通

聊天工具受限於平台，僅在同一平台的用戶間互相溝通便捷，但遇到跨國溝通場景，雙方並沒有使用同樣的溝通工具。

郵件溝通是全球除電話溝通外，唯一暢通無阻的方案，無論使用任何平台，只要對方有郵箱地址，都可以實時收發，沒有任何限制。

同時郵箱地址具有鮮明的企業特徵及資訊，會讓海外收件人更有信任感，是最適合的官方合作交流溝通工具。

✦為何選擇「釘鈴郵箱」

聊天工具受限於平台，僅在同一平台的用戶間互相溝通便捷，但遇到跨國溝通場景，雙方並沒有使用同樣的溝通工具。

郵件溝通是全球除電話溝通外，唯一暢通無阻的方案，無論使用任何平台，只要對方有郵箱地址，都可以實時收發，沒有任何限制。

同時郵箱地址具有鮮明的企業特徵及資訊，會讓海外收件人更有信任感，是最適合的官方合作交流溝通工具。釘鈴將IM溝通、協同辦公和郵箱功能融合，帶來新的創意。

一、和釘鈴融為一體，安全便捷

過去大家使用企業郵箱，常用的辦法主要有網頁登錄、手機原生郵箱登錄、三方客戶端登錄等，幾種辦法各有利弊：

1. 賬號多，記不清：使用網頁登錄、三方客戶端登錄時，常常會忘記登錄密碼；

2. 通知不及時效率低：有新郵件時，無法實時關注到，需要在不同客戶端切換查看，效率低；

3. 數據不安全：三方客戶端會將數據存儲在本地設備，又帶來企業數據泄露的風險；

釘鈴郵箱是釘鈴軟件原生帶有郵箱功能，安全又強大。

1. 登錄便捷： 使用手機號即可登錄釘鈴，查看郵箱，不用記密碼；在釘鈴安全底座保護下，你可以選擇短訊驗證碼、登錄密碼、舊設備掃碼、生物識別等方式登錄訪問

2. 通知及時： 鑽鈴有全面的信息通知能力，新郵件可以通過消息助手、紅點提醒、全局推送等方式提醒（你也可以選擇關閉通知）。

3. 數據安全： 鑽鈴基於企業管理所有信息數據，不用担心數據外泄，安全性更強。

二、出色的AI創作能力

有時候撰寫或者回覆一封郵件讓人絞盡腦汁，釘鈴郵箱已經全面接入AI助理，幫你解決這個問題。

當你打開釘鈴寫新郵件或者回覆一封郵件時，可以使用「/」 斜杠快速喚起AI助理，輸入關鍵詞和你的需求就可以幫你撰寫一封郵件，然後根據你的業務情況調整即可。或者你已經寫好一封郵件，AI助理也可以幫你潤色。

AI助理支持多語言版本，外貿行業能派上大用場。用AI幫你創作外文郵件，可以幽默、可以風趣、可以嚴肅正式……還有超多AI能力等你探索。

三、和釘鈴協同辦公產品深度融合

協同的精髓是，讓資訊可以在不同的人和任務之間順暢流轉，這是釘鈴郵箱擅長的領域。

1. 郵箱+通訊錄：

傳統的郵箱通訊錄需要管理員訪問單獨的域管後台編輯部門架構、聯繫人和郵件組，人員入職離職也要手動更新通訊錄和對應郵箱，耗時耗力。用戶在使用三方客戶端登錄郵箱時，要借助CardDav協議將通訊錄同步到本地，增加數據泄露風險。釘鈴郵箱在傳統技術方案基礎上增加關聯釘鈴通訊錄，並且獨有的部門郵箱和群郵箱功能可以動態更新成員，搜索找人更方便。員工入職可以按照姓名拼音 （例如zhangsan@mail.com）自动生成工作郵箱，員工離職也可以一鍵交接郵箱數據。

2. 郵箱+日曆：

郵箱的另一大功能是管理日程。你可以使用釘鈴日曆或者視頻會議創建日程或者在線會議，選擇添加郵箱聯繫人作為參與人，日程邀請將通過釘鈴郵箱發出。同樣外部客戶也可以給你的釘鈴郵箱發送日程邀請，並且更新到你的釘鈴日曆提醒，重要日程不再錯過。

3. 郵箱+文檔：

一封重要的郵件常常需要多次編輯修改和排版，釘鈴文檔就是最好的輔助工具。釘鈴文檔支持Markdown格式和多人同時編輯，完成編輯後可以一鍵發送給郵件聯繫人，並且還能同步到聊天。除了在線文檔，釘鈴郵箱還支持發送釘盤文檔作為在線附件，滿足超大文件的共享需求。

四、精準識別垃圾郵件

使用企業郵箱代表一家企業良好的經營狀況，而黑灰產也盯上了這批優質用戶，試圖用行銷廣告、釣魚郵件等方式獲得不法利益。

釘鈴郵箱的反垃圾郵件能力，通過大數據追蹤垃圾郵件背後的發送者域名、伺服器等資訊，並且分析垃圾郵件的內容特徵，準確攔截垃圾郵件。

管理員還可以自定義郵件黑名單、超連結白名單、郵件隔離區等功能，減少誤判郵件對業務的影響。

五、 數據安全

安全是業務的底線，釘鈴郵箱從訪問安全、數據安全、合規安全三個環節筑起業務防火牆。

1. 權限豐富可控

管理員可以遵循「最小可用」原則，按照人員開通三方軟體的授權、設置三方軟體的郵箱收取範圍，避免郵箱數據泄露。

2. 緊急撤回能力

若發生緊急情況，管理員也可以撤回組織內的郵件。

3. 管理安心放心

對於日常的郵件操作行為，還可以使用日誌和審計功能進行查詢，識別可疑操作。還有郵件歸檔功能，也給管理員提供了便捷、合規的郵件資料存儲與檢索解決方案。

✦結語

釘鈴郵箱的產品還在持續迭代，拓展更多的功能和使用場景。 為了減少企業郵箱開通時的複雜的域名購買、備案、CNAME設置、MX設置等流程，釘鈴郵箱還和阿里雲聯合活動，購買釘鈴郵箱可以免費獲得一個自選的郵箱域名，凸顯企業的品牌形象。更多資訊可點擊查看原文進行諮詢。

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