如何用釘釘開一場高質量會議？

✦會議是企業中最昂貴的商業活動

會議是企業管理和決策的重要工具。在企業經營過程中，無論是高層還是一線員工都需要組織或參與很多會議。

但會議也是企業中最昂貴的商業活動。日本一家公司提出的公式（會議成本 = 2S x Q x T）可以幫助企業量化會議成本，其中 S 為員工平均時薪的三倍，Q 為參會人數，T 為會議時長。簡單估算一下，一場有六人參加的一小時會議的成本大約是1711元。會議成本是隨著會議的參與人數和會議時間增加而成倍增加的。（* S 數據計算採用2023年中国規模以上企業就業人員年平均工資為98096元）

然而，研究數據表明超過 50% 的會議時間其實都被浪費了：開會沒有節奏，一小時的會議開成了一場沒有盡頭的馬拉松；會議充滿了不同人的發言，卻鮮少能達成共識；好不容易總結出了會議結論，卻沒有制定行動計劃……這樣的會議不僅浪費了寶貴時間，還讓團隊成員在日常工作中感到格外疲憊。

✦什麼是高質量會議

A meeting is when two or more people come together to discuss one or more topics, often in a formal or business setting, but meetings also occur in a variety of other environments. Meetings can be used as form of group decision making.

——Wikipedia

引用一段維基百科的解釋，無論是小到2-3個人的碰頭會，還是大到幾百上千人的洽談會，無論是單方輸出的分享會，還是多方討論的腦暴會，會議的核心就圍繞著：Discussion（討論）和 Decision（結論）。

釘釘通過服務大量的客戶發現，很多企業通過會議產生了很多結論/決策，卻不能很好的落地，這是企業開會質量低的重要原因。我們認為，高質量會議的核心就是討論的高效性和結論的有效性。高質量的會議不僅要提升會中的討論效率，更要在會後把結論執行落實，才是真正地把會開好了。

✦用釘釘開一場高質量會議

為助力不同規模、不同行業、不同文化的企业都能從理論到實踐切實落地高質量會議，釘釘打通了 IM、日曆、音視頻、釘閃會和釘釘項目（Teambition），打造了串聯會前、會中、會後全鏈路場景的高質量會議解決方案。

讓企業的會議有主題、有準備、有紀律、有記錄、有結論、有跟蹤、有結果。

會前 | 有主題、有準備

1. 智能會邀，鎖定最佳會議時間

組織者在釘釘日曆發起會邀，根據參會人的日程忙閒情況，智能為參會者推薦最佳會議時間方案和對應空閒會議室，輔助快速鎖定最佳會議時間。

2. 會議模板，議題準備清晰有序

企業可根據實際情況配置會議類型，支持會議類型關聯對應會議模板議程，通過模板規範企業會議流程。 組織者為每個議題設置負責人和計劃討論時長，負責人在釘閃會中填寫會議材料，將所有資訊聚攏在一同，會議資產在線化便於存檔回顧。

3. 划詞評論，提前閱讀聚焦重點

所有參會人在會前閱讀會議材料，通過劃詞評論互動，快速聚焦定位重點問題，節省會中討論時間。

會中 | 有紀律、有記錄、有結論

1. 演講計時，沉浸式討論把控時間

開啟演示模式，參會人自動跟隨演講者全屏視角，模擬沉浸式投屏體驗。倒計時提醒輔助組織者嚴格把控會議進程，避免會議超時。

2. 在線會議，字幕翻譯提效異地協同

釘釘視頻會議保障異地會議線上線下體驗一致，線上參會人可即時查看當前演講的議題，無縫加入討論。 自動字幕和多國語言即時翻譯體驗，能夠讓來自不同國家的參會人輕鬆地參與討論，確保信息交流準確高效，大大提升了跨國會議的溝通效率。

3. 任務記錄，責任到人分工明確

會議中產生的決策待辦可以指派給具體執行成員和設置截止時間，事事責任到人，避免相互推諉。

4. 定稿分享，會議結論快速同步

會中達成的共識和結論沉澱到會議紀要中，支持會議紀要定稿不可編輯和發起審批。紀要文檔可一鍵通過聊天分享給所有參會人，規避口頭傳達的信息損耗風險。

會后 | 有跟蹤、有結果

1. 會議督辦，任務自動匯總便於跟進

會議過程中產生的所有待辦項自動匯總至統一看板，不散落在各處，避免遺漏。任務狀態一目了然，在一張表格中即可操作搞定任務的創建—拆解—分配—執行—完成。

2. 任務提醒，多渠道觸達執行人

會議結束後，日程中會顯示待執行人處理的任務資訊，提醒執行人按時完成。重要任務更新可同步到群聊和系統號，讓所有人第一時間了解任務進展情況。項目日報可自動總結任務推進情況、逾期風險等重要資訊。

3. 進展記錄，管理者隨時隨地關注

會議決策任務化管理，依靠強大的任務引擎，任務字段靈活配置（添加備註、拆分子任務、上傳交付文件、評論互動……），一張卡片匯總了「待辦」的所有資訊，管理者在手機端也能實時掌握所有任務進展情況。

4. 升級項目實現系統化管理會議決策

顆粒度較大的重要會議決策還可通過 鑽釘項目（Teambition）落地。詳細的項目數據報表，豐富的進展視圖選擇，完整的OPEN API開放能力將助力企業系統化管理、分析、跟蹤會議決策落地情況。

✦結語

我們認為一場高質量的會議能夠提升信息傳遞、整合觀點和實現科學決策，從而推動企業發展。提高會議質量是每個企業面臨的重要課題，而高質量會議的核心是討論(Discuss)的高效性和決策/結論(Decision)的有效性。

釘釘提供的高質量會議解決方案，通過會前有主題、有準備，會中有紀律、有記錄、有結論幫助企業會議實現高效討論，通過會後有跟蹤、有結果幫助企業會議實現高效決策。

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