採購批了，為甚麼財務還不能付款？

「張採購單唔係批咗？」供應商來問付款進度，項目同事打開手機，見到申請已通過，便以為只差財務按一下。財務再問貨收齊了沒有，大家才發現，手上那個「已批」回答的是另一條問題。

香港工程及項目型企業把辦公審批搬到線上，採購、合約和付款很自然會被放進同一個工作台。入口統一了，翻找記錄容易了，但如果每個環節都只寫「已批」，後來接手的人未必知道，當時究竟批准了甚麼。

不妨想像一宗普通物料採購：主管批准按指定數量訂貨，供應商先送一部分到場，發票卻按整張訂單開出。採購有批准記錄，現場也確實收了貨。問題不是哪一邊說錯，而是這兩份記錄各自只說明了一部分。

先把三個問題分開

採購申請要回答的是：有沒有需要買、按甚麼規格與預算買。合約或訂單確認的是對外約定，例如交付範圍、付款條件及變更方式。付款申請則要回答：按這次的實際情況，公司現在是否應支付這筆款項？

這三個問題並不一定要分成三套系統，也不一定要由三批人重新輸入資料。但同事看到「已批准採購」時，不應還要打電話才知道，那是否包含這次付款。單據可以串在一起，批准的意思要分開。

換個角度看，財務問「貨收了沒有」，也不是要替現場驗貨。現場負責記下實際收到甚麼、有沒有短缺或退換；採購跟進餘下交付；財務再根據可查的記錄與約定，按公司安排核對付款申請。每一方確認自己掌握的事，後面的人才有依據。

貨分幾次送，單據也要跟得上

如果一張訂單分批送貨，可以保留每批日期、數量及確認人，讓後續付款查回相應交付。第一次收到一部分，不宜直接把整張訂單標為已收齊；第二次到貨，也不必覆蓋第一次的記錄。

收到發票時，同事可以把它與相應的訂單及收貨記錄放在一起核對。若一張發票涵蓋多批交付，或者一批貨分開開單，就要說清楚這次申請涵蓋哪一段。唔使每個部門都做一份總表，但至少查得回同一宗採購。

當然，不是每筆付款都要等貨到齊。合約可能約定訂金、按進度付款，或者驗收後付尾款。這時不宜拿一般收貨規則一刀切；要讓申請人寫明這次是付哪一段、依據哪項約定，讓審批人看清楚自己批准的是甚麼。

不一致的地方，要有人接着查

倘若發票列了全數，現場卻只確認部分收貨，先別急着改其中一份記錄去對數。應保留原有資料，再由指定同事查是分批交付、文件未齊，還是需要供應商更正。遇到要先處理的例外，亦按公司安排留下原因與批准人。

同樣，採購批准後若換了供應商、改了規格或加了數量，後續的人要知道哪些仍在原批准範圍，哪些需要再確認。舊批准可以作參考，不能悄悄套到另一個版本。把變更留在原工作脈絡裏，比事後在群組找截圖可靠。

通知亦不等於承接。若退回原因只寫「資料不全」，申請人多半要再問一次。寫清楚欠的是收貨確認、合約條款，還是發票明細，交給有能力補齊的人，事情才會繼續向前走。

用同一入口查資料，不把幾種批准混成一種

若以釘釘（DingTalk）配合宜搭低代码配置採購及付款流程，可讓後續表單選取相關記錄，減少重新抄錄單號。以宜搭的關聯表單為例，若引用的是流程表單資料，要留意審批完成後才可供選取；如果工作需要查詢尚未完成的申請，就應另行設計查閱方法。

PaaS，即平台即服務，提供搭建與維護這些應用的空間；业数融合在這裏，是讓採購決定、交付記錄及付款依據各自留痕，又能互相查對。日後若以酷应用簡化入口，或透過 MCP协议研究讓 AI助理協助找齊文件，仍要另行驗證版本、權限與接駁範圍，不預設已具備自動對單或付款能力。

驗收時，故意試一宗文件未齊的採購

不用一開始便做完整個採購系統。可以先挑一類日常物料，讓項目同事、收貨人與財務各自登入，試一宗全數交付、一宗分批交付，以及一宗需要付訂金的樣本，看看每人能否找到自己要確認的依據。

再加一宗資料不一致的單，看看退回後由誰處理，原申請能否查回，補件後又會不會把已處理部分計多一次。測試重點是差異能被看見和解決，不是所有樣本都要順利通過。

最後回到最初那句「張單批咗」。如果同事能接着說清楚是批了採購、確認了哪一批交付，還是批准了這次付款，線上流程便不只省了找人簽名，也讓下一位同事知道自己可以做甚麼。

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