社福機構導入智慧辦公，先問誰能看見哪一份資料

同事請了一天病假，主管需要知道當日人手安排，HR需要處理證明和假期紀錄，計糧人員則要核對薪酬影響。同一項申請，三個角色都要參與，但他們是否都需要看到整份文件？

香港社會服務機構評估智慧辦公平台，往往由考勤、請假及人事流程開始。當這些記錄集中在同一入口，查找的確方便了；不過，集中保存不等於人人可以查閱。尤其機構日後可能把更多內部文件接入搜尋或AI問答，原本分散在不同檔案夾的界線，需要重新講清楚。

主管要安排人手，不一定要讀完整份證明

紙本請假單經過幾張辦公桌，誰曾看過附件，未必有紀錄。電子流程可以減少傳遞，但若主管、行政及部門同事都沿用同一查閱範圍，紙本時代的問題只會換個地方出現。

較穩妥的起點，是先分開「知道有人缺勤」與「處理申請內容」。主管可按職責掌握日期及人手影響，HR處理需要核實的文件，計糧人員取得核算所需結果。附件、名單、匯出報表及通知訊息，都要逐項檢查，不能只測試主畫面是否遮住資料。

這亦不代表所有資料都要收得愈多愈好。員工檔案可以加入不同項目，但每項收集都應有清楚用途。智慧辦公首期以員工行政為範圍，服務使用者的個案資料是否納入，應另作評估，不宜順手搬進同一知識庫。

調職與離職，是權限最容易漏接的時候

員工由一個服務單位調到另一個單位，人事檔案更新了，舊部門文件是否仍可打開？原有審批權限有沒有交接？這些問題，比組織圖上換了一格更值得驗收。

入職時，可以區分待到崗與正式加入組織；調職時，檢查新舊角色的權限增減；離職時，則把工作交接、文件持有人、登入權限及保留記錄分開處理。退出群組只是其中一步，分享連結、下載副本及其他系統帳號仍要另行檢查。

有些檔案需要交接，有些只應按保留政策保存。不能因為離職便全部刪掉，也不能因為方便便無限期留下。負責人、保留原因、期限及到期處理方式，應有可執行的安排。

考勤可以先集中，香港計糧規則仍要逐項對

固定班與輪班可以分組管理，但打卡記錄不會自行決定所有薪酬結果。補卡、加班、調休及跨日班次，都可能影響月底報表，員工亦需要知道如何核對及提出更正。

假期配置更不能照搬示範數字。年假發放及到期安排，要先核對適用法例與僱傭條款；病假薪酬亦不能只設定「超過三天乘八成」便算完成，還涉及資格、證明、累積病假日及平均工資的計算。首期可先把申請與考勤結果對清楚，再用已核實樣本測試薪酬輸出。

平台配置的價值，是把角色分工落到日常操作

在這些界線確定後，可評估釘釘配合宜搭低代码，將行政申請做成可配置的表單、審批與報表。公開文件提供資料查閱權限等配置方式，但機構仍須用實際帳號驗證：員工看到自己的申請，主管看到負責範圍，HR才可處理獲授權的詳細資料。設定完成，不等於每條查閱路徑都已測過。

以PaaS承載延伸應用，亦要安排誰維護流程、誰批准權限變更，以及誰處理匯出檔案。這裏的业数融合，是讓一次請假、一次調職與一次交接留下可核對的行政記錄，管理人員才能知道流程停在哪裏，而非為了匯總報表便開放所有原始資料。

酷应用、MCP协议與AI助理可作後續延展方向；如要接入內部文件或其他系統，須先驗證授權、查詢及回覆範圍，不預設現有權限會自動覆蓋每一項新能力。

試用時，測「看不到甚麼」同樣重要

測試組織可先使用虛構員工及文件，安排員工、主管、HR和離職帳號四種角色走一次流程。除了提交、審批及匯出，亦要測試跨部門搜尋、舊分享連結、通知內容和調職後的存取結果。AI問答若納入試點，更要檢查未授權問題是否洩露片段或摘要。

資料存放地亦不能單靠版本名稱判斷。正式選型前，應確認所購服務的儲存、備份、支援存取及外部服務處理安排，連同合約與私隱責任一起審視。使用某個地區的雲端，並不直接等於整套安排已符合機構要求。

對社福機構而言，第一階段可以只是把員工行政做得清楚、可查又不越界。等同事知道甚麼要填、主管知道甚麼可看、管理員知道誰能改，再逐步擴展知識庫及智能應用，使用信心才有實際根據。

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