自動化這個概念並不算陌生,從智能家居到自動駕駛,再到工業生產線,自動化的核心目標始終如一,那就是讓複雜變簡單,讓效率更卓越。例如,特斯拉通過自動化生產線將複雜的製造流程簡化,大幅提昇生產效率。而在醫療領域,自動化系統正幫助醫生擺脫繁瑣的記錄工作,專注於更精準的診斷和治療。這些案例無不說明,自動化不僅提昇了效率,還讓資源的分配更加合理,讓人類專注於「更重要的事」。
在企業的項目管理過程中,自動化同樣是提昇生產力的利器。面對日趨激烈的商業競爭,企業的高效管理能力往往決定其能否脫穎而出。正如一輛高性能賽車,只有發動機運轉順暢,才能在賽道上持續領先,企業也需要高效的工具為管理賦能。
釘釘項目(Teambition)為此推出了自動化工具,專注於優化項目管理流程。通過自動化能力,團隊不僅能加速項目進展,還能將繁瑣的日常操作交給系統處理,讓員工專注於更具戰略性和創新性的工作,從而全面提升企業效率。
在日常工作中,你是否總是遇到一些瑣碎的任務和反覆提醒?這些看似微不足道的細節,往往耗費了團隊大量的時間和精力。如果能自動處理這些日常瑣碎但又必須完成的工作,結果會怎樣呢?
每條自動化規則由兩部分組成:觸發條件和執行動作。釘釘項目(Teambition)提供了一個簡單易懂、可視化的介面,幫助用戶輕鬆配置自動化規則。無需開發技能,項目經理和業務人員都可以靈活搭建自動化流程,輕鬆應對各種使用場景。
觸發條件
觸發條件就像是按下電燈開關,某個特定的動作(即觸發器)會讓系統自動開始工作。常見的觸發事件包括:任務狀態變更、截止日期到期、優先級調整等。同時,用戶還可以設置更精細的觸發條件,如當任務被指派給特定成員、添加特定標籤、或上傳附件等情況發生時,規則即時啟動。
執行動作
當觸發條件滿足後,系統會像一位高效的助手,按照預設條件自動執行任務。常見的執行動作包括:更改任務狀態(如將「進行中」改為「已完成」)、更新截止日期、重新指派責任人在釘釘群聊中 @ 提醒、關聯其他任務等。
自動化規則有如下特點:
● 及時:就像快速反應的警報系統,配置生效後規則自動執行,響應速度達到秒級。
● 高效:讓團隊從繁瑣的人工操作中解放出來,可以專注於更有創造性的工。
● 防錯:最大限度降低出錯概率,確保任務順利推進。
釘釘項目(Teambition)始終致力於站在自動化能力的前沿,不斷更新和優化,確保為團隊提供最先進、最高效的作業方式。近期,我們的自動化迎來了全面升級,支援更豐富的觸發條件和執行動作,幫助團隊迅速構建符合自身需求的自動化規則。
一個規則可設置多個分支條件和操作,大幅減少自動化規則的數量,簡化管理。
支援自動執行子任務、父任務、關聯任務及前置任務後置任務,實現跨任務、跨項目的全面自動化。
新增執行記錄功能,幫助團隊隨時監控自動化規則的使用情況。
支援更多的任務字段變更觸發場景,使自動化能力更豐富,更靈活。
無縫連接釘釘協同產品,打通釘釘群聊、OA 審批、文檔等應用,實現數據同步與流程聯動,貫通項目與業務全流程。
讓我們以一個需求從「問題提出 - 分析評估 - 方案設計 - 開發 - 測試 - 發布上線」的全過程為例,來看看釘釘項目(Teambition)的自動化如何幫助團隊高效協作。
自動指派負責人,第一時間觸達:問題創建後,系統會根據業務模塊自動將任務指派給相應負責人,確保任務及時傳達,無需人工干預。
自動設置處理時間,確保及時響應:系統根據預設規則自動為需求設置開始和截止時間,避免因時間管理不當導致的延誤。
自動同步需求背景,避免手動更改:當需求信息發生變動時,相關任務和子任務信息自動同步更新,確保團隊信息一致。
自動完成方案評估任務,跟進進度:方案提交後,系統自動推進相關任務,確保與相關方及時溝通,減少延遲。例如:設計文件提交後,設計任務自動完成,並及時通知相關人員。
需求評審後自動鎖定,防止需求變更:在需求評審和交付後,自動鎖定文件,確保需求不被修改,減少變更風險。例如:員工上傳交付物並審批通過後,自動鎖定文件字段,防止再次更改。
自動流轉任務,確保有序推進:不同階段的任務自動流轉到相應負責人,確保工作順利過渡。
互相關聯的任務自動同步,避免影響進度:前置任務完成後,系統自動啟動後置任務並指派給相關負責人,確保任務之間的依賴關係不被忽視。
逾期自動提醒,快速響應風險:任務到期後,系統自動提醒相關負責人,確保及時處理未完成任務,防止延誤。
與三方系統聯動,自動更新任務狀態:代碼提交、合併請求、分支更新後,自動變更研發任務狀態,確保系統間的聯動互通。
自動發布提醒,提前做好準備工作:發布前,系統自動提醒相關成員,確保大家提前準備好發布所需的工。
發布檢查項自動跟進,確保高質量交付:在發布前,所有檢查項子任務完成後,需求才會進入待發布狀態,確保每個環節按要求執行。
自動化正在改變我們處理工作的方式,也重新定義了團隊協作的可能性。它不僅是一種工具,更是人類對效率與創造力追求的深刻體現。正如經濟學家亞當·斯密在《國富論》中所言,「分工帶來生產力的提升」,而自動化則是分工的極致延伸。它不僅減少了重複勞動,還將時間和精力釋放到更有價值的創造性任務上。
在釘釘項目(Teambition),我們相信,每一個自動化規則的背後,都是一個更高效、更和諧的工作未來。它不僅是一種技術能力,更是一種新型的工作哲學——用系統的力量讓每一份努力都有最大的價值。自動化不是取代人,而是為人賦能,讓我們能夠站在效率的巔峰,去探索更遼闊的可能性。
未來,釘釘項目將進一步推動自動化與AI的深度融合,通過自然語義快速生成自動化規則,為團隊協作注入更智能、更便捷的動力。這項全新能力正在緊鑼密鼓地研發中,敬請期待與大家的見面!