讓文檔創作效率暴漲的 12 個小技巧

日常工作中，我們會用文檔記錄各種重要資訊，承載無數日夜苦思冥想的創意構想，留下團隊群策群力的痕跡。

從基礎的文字提取到高級的數據處理，再到團隊協作優化，釘釘文檔更新了一系列功能，每一項都旨在簡化流程、減少錯誤並提高工作效率。

如何通過這些功能讓釘釘文檔的創作體驗變得既快速又準確呢？

讓我們一起來看看吧～

四個提效小技巧，讓文檔創作又快又準

釘釘文檔中，有四個功能深受職場人士的喜愛：提取圖中文字、智能糾錯、智能摘要和全文翻譯。這些功能雖小，卻實在方便，已經成為大部分人力頻繁使用的文檔功能。

1、提取圖中文字：告別手動輸入煩惱

整理會議記錄、掃描手寫筆記或是處理屏幕截圖時，手動錄入圖片中的文字內容費時費力，容易出錯。

釘釘文檔的提取圖中文字功能可以快速將圖像中的文字轉換為可編輯文本，節省大量時間，已經成為打工人離不開的功能了！

2、智能糾錯：AI 幫你校對文本

撰寫文檔時，很容易出現打錯字、「的」「得」「地」選錯、複製多字少字的情況，手動校對文檔中的拼寫和語法錯誤非常耗時，消耗精力。

開啟釘釘文檔中的「智能糾錯」，讓 AI 幫你實時校對，提高文本的專業性的同时也節省了大量校對時間。

tips：需開通釘釘 Office 套件基礎版及以上版本使用。

3、查看摘要：核心要點一目了然

在文檔中閱讀插入的研究報告、會議紀要或是其他長篇幅材料時，很難快速抓住關鍵資訊。

釘釘文檔的「查看摘要」功能，可以將插入的文檔和文件快速總結，自动生成智能摘要，幫助你迅速獲取核心內容。

4、智能翻譯：實現無障礙國際交流

在參與跨國合作項目、與海外客戶溝通或是進行多語言文檔編寫時，最怕翻譯工具不夠精準，導致各種跨語言的溝通問題。

釘釘文檔支持「智能翻譯」，既能一鍵「全文翻譯」，也能部分「劃詞翻譯」，可以實現 29 種語言互譯，即時的語言轉換服務既簡化流程，提高了工作效率，又能增加翻譯準確率，促進國際合作。

tips：需開通釘釘 Office 套件基礎版及以上版本使用。

兩個進階技巧，文檔編輯效率暴漲

1、文檔也能處理數據：插入電子表格直觀高效

在撰寫市場分析報告或是任何涉及數據分析的內容時，難免需要展示數據資訊。不管是插入在線表格、表格附件，都不夠直觀，還需要頻繁切換文檔。

釘釘文檔現在支持「插入電子表格」了。

與普通的「插入表格」不同，電子表格支持對數據進行計算、查找、篩選和排序，還能設計表格的樣式。你可以在編輯文檔的同時，直接在文檔中處理數據，簡化工作流程，讓數據呈現得更加清晰直觀。

2、巧用同步塊：一處更新處處更新

我們在維護多份相關聯的文檔時，例如年度目標、政策手冊、操作指南等，經常需要在多個文檔或同一文檔的不同位置重複修改相同內容，這樣很容易遺漏，且十分繁瑣易錯。

使用釘釘文檔的「同步塊」功能，可以有效解決復用資訊同步的問題。

啟用「同步塊」後，只需更改一處內容，其他位置的對應內容就會自動實時更新，避免了重複勞動，大大提升編輯效率。

例如：

當你需要在自己和團隊的文檔中都要展示和更新同一份「年度OKR」，你可以在文檔中輸入「/」創建一個「同步塊」，長摁左側菜單工具欄T，將內容拖動至「同步塊」中；

也可以將鼠標放到「OKR」段落內容的左上角菜單的浮動工具欄T，點擊「轉為同步塊」。複製右上角的同步塊鏈接，粘貼到多篇文檔中，內容就能實時同步了。

當然也可以隨時解除同步塊。只需點擊右上角的解除，即可選擇解除本文或全部文檔的同步塊內容。

tips：需開通釘釘 Office 套件基礎版及以上版本使用。

六個團隊協作技巧，讓文檔審閱有條不紊

1、直达群聊：強化協同效率

當我們需要管理項目進度時，常常需要將資料文檔共享到群聊裡，方便大家討論方案細節或審閱。

有時群聊太多，找起來容易眼花繚亂，經常會有分享錯群聊的時候。

且團隊成員之間的溝通與協作往往需要在文檔和聊天頁面間切換，影響工作效率。

現在，釘釘文檔可以直接跳轉到群聊了！

只需在文檔中輸入「/」，點擊「群聊」並選擇想要插入的群聊，即可在釘釘文檔中直接跳轉至群聊或同步文檔信息至群聊。

如此一來，便強化了文檔與群聊聯動，項目文檔、指南文檔、產品宣傳文檔都可以實現一鍵加群，提升團隊協同流暢度。

2、評論支持修改編輯：提升溝通準確性

在協同辦公或線上評審中，每當有團隊討論、文案審核或是項目需求變更時，大家都已經習慣在文檔中直接添加「評論」。

然而發送錯誤評論後總是需要刪除再重新發送，過程繁瑣且容易造成信息滯後。

現在，釘釘文檔的評論功能支持修改編輯了。

對已發布的評論進行二次編輯，可以即時修正錯誤或補充信息，能夠讓溝通更加順暢，極大地提升了協作效率。

3、修訂模式：透明化文檔編輯協作

在審閱文檔時，多人協作編輯文檔很難追蹤每個人的具體改動。

釘釘文檔支持開啟修訂模式，進入修訂模式後，所有編輯建議將以卡片形式展示，標記出添加、刪除和格式調整等更改。

每個人都能看到其他同事修改的痕跡，使文檔審閱更加透明。

tips：需開通釘釘 Office 套件基礎版及以上版本使用。

4、版本管理：記錄每一次變化協作

文檔審閱過程中，需要頻繁修改和對比不同版本時，常常會出現版本混亂，難以追溯的情況。

版本管理功能支持保存多個版本，並可以單獨分享與訪問，確保每次修改的版本都被清晰記錄。不管第幾版，都能輕鬆追溯。

tips：需開通釘釘 Office 套件基礎版及以上版本使用。

5、版本對比：色彩高亮+分屏查看協作

頻繁修改、更新文稿後，對比不同版本的文檔時，難以直觀地看出具體變化。

釘釘文檔支持通過色彩高亮和分屏查看功能，追蹤每一次的具體改動，確保溝通準確無誤。

tips：需開通釘釘 Office 套件基礎版及以上版本使用。

6、內容定稿：防止意外修改協作

當我們將已通過審閱的文檔分享時，偶爾會出現有編輯權限的同事不小心將文檔進行編輯，導致數據資訊錯誤或丟失。

尤其是像法務合同、促銷計劃、產品需求文檔等需要嚴格控制版本的重要文檔，很容易因為被誤改而產生損失。

釘釘文檔現在支持內容定稿了。

文檔定稿後自動鎖定，防止未經授權的修改，確保內容準確一致。如果需要再次更新，則需向文檔管理人員申請審批，保證改動有跡可循。

tips：需開通釘釘 Office 套件基礎版及以上版本使用。

釘釘文檔的新功能可以解決許多常見的工作痛點，幫助大家在日常工作中更加高效、便捷地完成任務。以上部分功能需開通釘釘 Office 套件基礎版及以上版本使用。

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