一個企業每年要處理多少個大大小小的合同？大型連鎖酒店集團雅里數科的答案是——近萬個。
在過去的處理方式下，這些合同的審批、蓋章會產生多少個流程？—— 2 萬多個。
一個合同從發起到蓋完章歸檔，流程走下來最長需要 7 天，現在只需要 1 天，他們是怎麼做到的？
一起來看看雅里數科的效率密碼
雅里數字科技集團酒店規模位列全球酒店集團 39 強、中國酒店集團 14 強，旗下「雅斯特酒店」位列中國中檔酒店品牌 6 強，旗下擁有 4 大品牌：雅斯特酒店、雅斯菲爾酒店、雅斯特國際酒店、雅美途酒店。目前，旗下品牌已開業及籌建中酒店超過 1000+ 家，覆蓋 200 多座重點城市，員工數量超 13000 人，全球會員超 2500 萬人。
合同審簽跨系統，多流程：
業務「等白頭」，領導「忙審批」
方糖是雅里數字科技集團的技術主管，她和團隊負責雅里數科內部數字化辦公平台的管理維護及相关新技術、新工具的推廣應用。
2019 年，雅里數科全員開始使用釘釘之後，方糖團隊逐漸發現，內部溝通協作越來越順暢，但在業務操作層面，還存在多平台並行的局面，限制了效率的進一步提升。特別是合同管理上，重複審批和後期歸檔調閱難等痛點，亟待解決。
作為大型的連鎖酒店集團，雅里數科每年平均要處理近萬份合同。這些合同既包括連鎖加盟、也包括裝修、各類採購、人事等各種類型。從合同提交到蓋章到歸檔，需要經歷合同審批、用印審批、歸檔等 3 個流程，涉及多個審批節點。
以一個採購合同處理過程為例，當完成了釘釘 OA 合同審批後，不能直接用印，申請人還需要在電子簽系統提交另起一個流程。整個合同流程，平均需要等待 3-4 天，甚至會超過 7 天。"有些業務合同，公司領導在一個平台裡審核完一遍，可能還需要在用印平台裡再審核一遍，增加了很多工作量，而且有時候也會影響業務進度"，方糖說。
在合同歸檔階段，由於此前系統只能用相對方主體、部門、時間等固定的字段來歸納合同，在簽署人、金額、時間日期、文件分類、所屬項目等維度缺失，讓管理層希望通過分析合同掌握集團、業務板塊、分公司的業務發展狀況的想法落了空。
審簽統 1 天搞定
再也不用批完合同批蓋章了
在釘釘和合作夥伴 e 簽寶的幫助下，雅里數字科技集團酒店 2024 年開通了釘釘智能合同，將散落在其他審批平台上的十餘種各類合同審批、用章相關流程做了整合，實現了合同 OA 審批到用印、歸檔的統一流程化管理。
員工只要在釘釘上提交合同審批流程，按合同類型填寫各個維度資訊，審批節點自動流轉，審批通過後，跳轉電子簽系統，自主完成簽署落章，不需要再額外提交流程，等待領導用印審批。「領導也不會經常被催著批完合同批蓋章了」。
「現在，需要數天的合同蓋章過程，最快減少到了 1 天以内。公司管理層審批工作量大幅減輕，也帶動了相應業務同學效率的提升」，方糖表示。借助該系統，雅里數科也將集團總部、直營店的所有合同審核、用章集中到統一平台上，對於經營決策者及時掌握合同資訊提供了便利。
合同查閱不再難
經營決策有「數」可依
在合同歸檔階段，智能合同系統提供了超過 40 個臺賬自定義字段支持，也為合同的查閱及精細化分析打下基礎，歷史合同有望變成「數據金礦」。
雅里數科相關同學，後續能夠根據合同內容，統計有效期、總金額、所屬項目、簽署狀態等更多維度的內容，實現對合同資訊的精準統計和多維度分析，幫助管理層準確把握業務狀況和高效決策，充分發揮合同數據的業務價值。
關於釘釘智能合同
釘釘智能合同是釘釘聯合 e 簽寶深度共建，面向中小企業打造的一站式業財法管理平台，覆蓋「寫-審-簽-管」的合同生命周期管理能力，具體包含「寫-合同條款模版發起、審-合同審批和智能比對文件差異、簽-合同簽署和電子簽章、管-合同編號自定義管理、合同臺賬管理、到期提醒自定義、相對方管理、合同統計分析」等核心環節的產品能力。
全國已有眾多知名零售、酒店、快消、製造等企業選擇使用釘釘智能合同，進一步實現經營管理數字化升級。
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